Verbesserter Workflow, weniger Druckaufwand und eine verbesserte Compliance von 99.8%

Seit mehr als 160 Jahren bietet Western Union Menschen und Unternehmen schnelle und zuverlässige Möglichkeiten, Geld zu bewegen. Das Unternehmen verfügt über 500.000 Standorte und beschäftigt 10.000 Mitarbeiter weltweit.

Western Union setzt Technologie ein, um Millionen von Menschen weltweit zu helfen, Geld innerhalb von Minuten auszutauschen, von den Vereinigten Staaten bis Mexiko, von der Mongolei bis zum Senegal. Dennoch war der Abstimmungsprozess des Unternehmens immer noch sehr manuell und zeitaufwendig und erforderte mindestens 10 Bearbeitungstage pro Monat.

Obwohl das Unternehmen in mehr als 200 Ländern tätig ist, wurden auch alle Abstimmungen ausschließlich in Dollar abgewickelt.

Laut Shay Carroll, Accounting Director von GSAS bei Western Union, "hatte unser bestehender Prozess keinen Workflow. Das Reporting war sehr begrenzt, und jede Art von Überprüfung oder Aufsicht basierte auf E-Mails, Scans und Papier, die hin und her geschoben wurden. Wir hatten ein 370-seitiges Reconciliations-Dokument. Die Seiten mussten gescannt und als E-Mails verschickt werden. Sie wurden dann unterschrieben und zurückgeschickt. Es gab sehr wenig Automatisierung."

ERP

Region

United States

COMPANY SIZE

Enterprise

Vorteile

Verbesserte Workflow-Effizienz und Mitarbeiterproduktivität; erhöhte Compliance auf 99,8 %; Zugriff auf alle Datensätze von überall auf der Welt; Möglichkeit, in mehreren Währungen abzustimmen.

Sehen Sie selbst, wie Western Union die Effizienz der Arbeitsabläufe und die Produktivität der Mitarbeiter verbessert hat.

Warum BlackLine

Als die Ergebnisse einer Umfrage zeigten, dass die Mitarbeiter mit der bestehenden Technologie des Unternehmens sehr unzufrieden waren, begann Western Union mit der Suche nach einer aktualisierten Abstimmungslösung. "Die Mitarbeiter wollten eine einzige, zentrale Anwendung mit Vorlagen innerhalb des Systems, die sie ausfüllen, entsprechende Dokumente anhängen und an diese an die Prüfer senden konnten", sagte Carroll.

Shay Carroll und sein Team haben eine Liste der wichtigsten Unterauftragnehmer von KPMG erhalten. "Wir haben drei von ihnen vorausgewählt und um jeweils eine Demonstration gebeten. Die Benutzer hatten Schwierigkeiten, sich zu entscheiden, also baten wir um neue Demos", sagt Carroll. "Wir sind dann zu zwei Kandidaten übergegangen, aber die Ergebnisse waren immer noch sehr nah beieinander. Die Benutzer wollten die Anwendung zuerst ausprobieren, bevor sie sich entscheiden. »

Das Unternehmen führte dann einen Punkt-für-Punkt-Vergleich durch, bei dem 30 Anwender in jeder Lösung genau die gleichen Konten abzustimmen hatten. "Wir führten eine neue Studie durch, nachdem wir beide Lösungen verwendet hatten, und stellten fest, dass 80% der Mitarbeiter BlackLine bevorzugten", sagt Carroll.

Western Union setzte die Lösung für die Kontenabstimmung über einen Zeitraum von vier Monaten ein. BlackLine bot über seine Universität und sechs Webinare Schulungen an. "Change Management ist ein wesentlicher Bestandteil. Unsere Benutzer haben BlackLine benutzt, sie haben die endgültige Entscheidung getroffen. Deshalb haben wir uns für die Lösung entschieden, bevor wir sie einsetzen", sagt Carroll.

Anstatt alle Konten gleichzeitig zu ändern, führte das Unternehmen einen begrenzten Parallellauf durch, bei dem jeden Monat 20 neue Konten hinzugefügt wurden. "Wir waren beeindruckt, wie gut das lief. Ich hatte 12 Monate Trauer erwartet. Nach vier Monaten schalteten wir das alte System ab, weil die Benutzer gerade damit begonnen hatten, 100% ihrer Abstimmungen in Blackline durchzuführen.

Die Ergebnisse

Verbesserte Workflow-Effizienz und Mitarbeiterproduktivität durch Eliminierung manueller Prozesse. Mit BlackLines Reconciliation bearbeitet Western Union alle monatlichen Abstimmungen online, wodurch die Notwendigkeit der doppelten Dateneingabe, das Ausdrucken und der Austausch von E-Mails beseitigt wurden. "Druckerpapier, Druckerpatronen und Ordner sind überflüssig", sagte ein Anwender. Laut Carroll "hat uns BlackLine ein höheres Maß an Effizienz in Bezug auf den Workflow gebracht. Es hat alle unsere manuellen Prozesse ersetzt. Wir haben alles in einem One-Stop-Shop. Alle Berichte werden aus BlackLine heraus erstellt, und wir haben unseren Druckbedarf erheblich reduziert."

Erhöhte Compliance auf 99,8%. Von den 15.000 monatlichen Abstimmungen von Western Union sind 99,8% konform. "Wir haben nur mit 30 von 15.000 Problemen Probleme, und diese 30 waren auch schon in der Vergangenheit ein Problem", sagte Carroll. "Alles andere wurde abgestimmt und durchlief SOX und Peer-Reviews, sowie externe und interne Audits."

Ermöglichte den Zugang zu allen Aufzeichnungen, von überall auf der Welt und zu jeder Zeit. Durch die Eliminierung papier- und tabellengestützter Prozesse haben Carroll und sein Team nicht nur die Ausgaben reduziert - "Wir haben in den ersten neun Monaten Einsparungen erzielt" - sondern auch den Workflow durch den Echtzeit-Zugriff auf kritische Daten verbessert. Einem Anwender zufolge "sind Teamzuweisungen magisch. Es gibt keine Panik, wenn jemand nicht im Büro ist". Zum anderen bedeutet der Online-Zugang eine verbesserte Sicherheit der bestehenden Aufgaben: "Es geht nichts verloren! Alle meine Nachweise sind 100% sicher!"

Die Möglichkeit zur Abstimmung in mehreren Währungen und nicht nur in Dollar gewonnen. Als globales Unternehmen verfügt Western Union über 28 Währungsbücher in Oracle, doch zuvor wurden alle Bücher in Dollar abgestimmt. "Die Mitarbeiter wurden verrückt, weil sie nicht in der lokalen Währung abstimmen konnten", sagte Carroll. "Mit BlackLine haben wir zum ersten Mal Abstimmungen in mehreren Währungen."

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