Standardisierung vorantreiben, Kontrollen verbessern und die Produktivität steigern

The Coca-Cola Company wurde 1886 gegründet und ist mit mehr als 500 Marken das größte Getränkeunternehmen der Welt. Zum Portfolio des Unternehmens gehören auch Marken, die mehr 20 Milliarden Dollar wert sind, die in mehr als 200 Ländern vertrieben werden und von den Verbrauchern mit 1,9 Milliarden Portionen pro Tag genossen werden.

Die Herausforderung

Die Global Finance Operations Division (GFO) von The Coca-Cola Company verwaltet mehr als 50.000 GL-Konten. Doch die Vielzahl der Systeme und Ansätze für den Abstimmungsprozess stellte das globale Unternehmen vor große Herausforderungen.

"Für die Abstimmungen durfte jede Region bestimmen, welche Art von unterstützender Dokumentation und Technologie sie verwenden wollte, von Papierkopien über Lotus Notes bis hin zu SAP ERP. Darüber hinaus bestimmten die Regionen die Häufigkeit der Abstimmungen, die beteiligten Personen und die Schulungsmaterialien", so Eamonn Matthews, Business Process Lead - Accounting & Reporting, The Coca-Cola Company.

Dieser regionale Ansatz für den Finanzabschluss sorgte dafür, dass es nur wenig bis gar keine Standardisierung - und während des gesamten Abschlussprozess keinen Gesamtüberblick gab. Der Prozess war auch zeitaufwendig, da mehr als 800 Mitarbeiter allein für die Abstimmungen 14.000 Stunden pro Monat aufwenden mussten.

"Jede Region erstellte und sammelte ihre eigenen Metriken und verwaltete die Administration und das Änderungsmanagement für ihren jeweiligen Teil der Technologie", sagte Eamonn.

Warum BlackLine

Ende 2013 begann das Unternehmen mit der Überprüfung seines bestehenden Bilanzabstimmungsprozesses und der Instrumente, die es dafür verwendete. Laut Eamonn "hatten wir große Bedenken in Bezug auf Audits. Wir mussten uns mit dem rechtzeitigen Abschluss, der unzureichenden Dokumentation, der mangelnden Nachverfolgung älterer Posten und dem Mangel an allgemeiner Transparenz befassen".

Im gleichen Zeitraum führte The Coca-Cola Company die Vision 2020 ein, einen Plan, der darauf abzielt, die Einnahmen innerhalb dieses Jahrzehnts zu verdoppeln. Für GFO bedeutete die Unterstützung dieses Unternehmensplans sicherzustellen, dass alle Prozesse "standardisiert, global, zugänglich und einfach zu bedienen" waren - einschließlich der Bilanzabstimmungen. "Um das Versprechen der Global Business Services (GBS) für die Vision 2020 zu erfüllen, mussten wir alle Buchhaltungsprozesse analysieren und Verbesserungen und den Beitrag zum Unternemenserfolg vorantreiben", sagte Eamonn. "Die Verbesserung unserer Bilanzabstimmungen war unser Pilotprogramm".

Das Unternehmen begann seine Suche nach einer Cloud-basierten, global zugänglichen Abstimmungslösung, indem es bestimmte, nicht verhandelbare Funktionen für jedes neue System festlegte: automatische Zertifizierung, Administrationsregeln und automatische Warnungen, verbesserte Berichte und Analysen sowie Echtzeit-Dashboards. Während Eamonn und sein Team zahlreiche Anbieter überprüften, arbeiteten sie mit BlackLine zusammen.

"Einer der wichtigsten Faktoren, der uns bei unserer Entscheidung unterstützt hat, waren die Referenztelefonate mit BlackLine-Kunden in Unternehmen ähnlicher Größe", so Eamonn. "Diese sehr offenen Interviews waren ein wesentlicher Beitrag zu unserer Entscheidung für die Partnerschaft mit BlackLine".

Laut Eamonn verlief die Implementierung von BlackLine nahtlos. "Es zeigt, wie gut das Implementierungsteam war, dass wir nicht einmal externe Consultants brauchten, um zu entschlüsseln, was genau wir tun sollten. Ich habe großen Respekt vor dem Implementierungsteam von BlackLine. Sie waren absolut brillant."

Vor der Einführung der BlackLine-Plattform schuf das Unternehmen eine globale Führungsrolle bei der Definition von Geschäftsprozessen. "Historisch gesehen hatten wir es jeder Region erlaubt, die Technologie an ihre lokalen Bedürfnisse anzupassen", sagte Eamonn. "Durch globale Vorgaben nutzten wir die Einführung von BlackLine, um die Standardisierung voranzutreiben und die Kontrollen zu verbessern. Einige Leute sagen, dass man einen Prozess korrigieren sollte, bevor man eine neue Technologie einführt. In unserem Fall trieb uns die Technologie von BlackLine dazu an, unseren Prozess zu reparieren und zu standardisieren.

ERP

Region

United States

COMPANY SIZE

Enterprise

Vorteile

Das Unternehmen verringerte die Anzahl der Mitarbeiter, die an manuellen und routinemäßigen Abstimmungen beteiligt waren, um 55%. Es erhöhte die Produktivität , dadurch dass Mitarbeiter sich auf Diskrepanzen und Analysen konzentrieren konnten, sparte 0,6 Millionen Dollar pro Jahr, verbesserte Kontrollen und standardisierte Abstimmungen, erhöhte die Kundenzufriedenheit und erreichte eine globale Transparenz für den gesamten Abstimmungsprozess.

Das Ergebnis

Die Zahl der Mitarbeiter, die an den Abstimmungsprozessen beteiligt waren, verringerte sich um 55 %. Zuvor war für den monatlichen Finanzabschluss die Hilfe von 800 Mitarbeitern aus den Shared Services Bereichen, den Niederlassungen und den Business Units erforderlich. Durch den Einsatz von BlackLine hat The Coca-Cola Company die Anzahl der Mitarbeiter, die an manuellen und routinemäßigen Abstimmungen beteiligt waren, anfangs auf 360 reduziert, was einer Reduzierung um 55% entspricht. Seit 2016 hat sich diese Zahl nochmals auf 300 reduziert. Das Unternehmen steigerte seine Produktivität, indem es die Mitarbeiter neu einsetzt und ihnen die Möglichkeit gibt, sich auf die Analyse zu konzentrieren. "Mit BlackLine konnten wir 40% unserer Bilanzabstimmungen einem zentralen Team in unserem Drehkreuz Manila neu zuweisen. Es kümmert sich um alle Metriken, das Berichtswesen, die IT-Kontrollen und die Change Governance", so Eamonn.

Einsparungen von 600.000 Dollar pro Jahr durch eine erhöhte Produktivität. Durch die Bereitstellung eines Abstimmungs-Tools, das einen Großteil des Abstimmungsprozesses automatisiert, konnte The Coca-Cola Company eine Produktivitätssteigerung verzeichnen. Die Mitarbeiter verbringen weniger Zeit mit Routineaufgaben, was nicht nur Geld spart, sondern es den Buchhaltern ermöglicht, sich auf Problemfälle und Analysen zu konzentrieren - anstelle sich mit manueller Dateneingabe und -aggregation abzumühen. "Wir sehen Einsparungen in Höhe von 600.000 $ pro Jahr", so Eamonn.

Verbesserte Kontrollen und ein standardisierter Abstimmungsprozess auf der ganzen Welt. Mit BlackLine verfügt The Coca-Cola Company nun über eine einheitliche Methodik für die Vorbereitung und das Management aller Abstimmungen, unabhängig von der Region. "Wir haben jetzt einen vorgeschriebenen Ansatz für die Vorbereitung und Dokumentation von Abstimmungen. Häufigkeit, Art der unterstützenden Dokumentation und kritische Felder sind unabhängig vom Standort konsistent", sagte Eamonn. "Wenn ich an BlackLine denke, fallen mir nahtlos, größere Transparenz und verstärkte Kontrolle ein.

Erhöhte Kundenzufriedenheit. Vor der Einführung von BlackLine war es für die Aggregation von Daten für mehrere Beteiligte erforderlich, mehrere Berichte von verschiedenen Anwendern in jeder geografischen Einheit abzurufen - ein zeitaufwendiger Prozess, der auch ein hohes Fehlerpotenzial hatte. "Wir haben kritische Stakeholder, die sich für die Ansicht der rechtlichen Einheit interessieren, und andere, die sich für die Ansicht der Geschäftseinheit interessieren. In BlackLine werden die Berichte von Geschäftseinheiten und Rechtsabteilungen in einer Datei zusammengefasst. Sie können sich ein Gesamtbild der Bilanz verschaffen, anstatt mehrere Berichte von verschiedenen Anwendern in den einzelnen Ländern zusammenzufassen."

Globale Transparenz des gesamten Abstimmungsprozesses in kürzerer Zeit. Zuvor wurden die Account Reconciliations des Unternehmens auf regionaler Ebene abgewickelt, was den Einblick in den Gesamtprozess start beeinträchtigte. Mit BlackLine verfügen Eamonn und sein Team nun über echte Transparenz auf globaler Ebene, und zwar in Echtzeit. "Die Berichtsfunktionalität von BlackLine hat kritische Daten sehr transparent und zugänglich gemacht, einschließlich der Anzahl der juristischen Personen, des absoluten Werts der Bilanz, des Prozentsatzes der vierteljährlichen und autozertifizierten Berichte, der Anzahl der Konten und des Alters der Posten", sagte Eamonn. "Ich kann alle 272 Rechtspersonen in einem Dashboard betrachten, und wir können Entscheidungen darüber treffen, anstatt mit 15-20 GL-Managern sprechen zu müssen".

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