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Standardisierung vorantreiben, Kontrollen verbessern und die Produktivität steigern
The Coca-Cola Company wurde 1886 gegründet und ist mit mehr als 500 Marken das größte Getränkeunternehmen der Welt. Zum Portfolio des Unternehmens gehören auch Marken, die mehr als 20 Milliarden Dollar wert sind, die in mehr als 200 Ländern vertrieben werden und von den Verbrauchern mit 1,9 Milliarden Portionen pro Tag genossen werden.

DIE HERAUSFORDERUNG

Die Global Finance Operations Division (GFO) von The Coca-Cola Company verwaltet mehr als 50.000 GL-Konten. Doch die verschiedenen Systeme und Ansätze für den Abstimmungsprozess stellten das globale Unternehmen vor große Herausforderungen.

"Für die Abstimmungen konnte jede Region selbst bestimmen, welche Art von Belegdokumentation und Technologie sie verwenden wollte - von Papierausdrucken über Lotus Notes bis hin zum SAP ERP. Außerdem legten die Regionen die Häufigkeit der Abstimmungen, die beteiligten Personen und das Schulungsmaterial fest", sagt Eamonn Matthews, Business Process Lead - Accounting & Reporting, The Coca-Cola Company.

Diese regionale Herangehensweise an den Finanzabschluss sorgte dafür, dass es wenig bis keine Standardisierung gab - und keinen Zugang zu "Big Picture"-Analysen während des Abschlusses. Außerdem war der Prozess zeitaufwendig: Mehr als 800 Mitarbeiter verbrachten allein mit Abstimmungen 14.000 Stunden pro Monat. "Jede Region erstellte und erfasste ihre eigenen Metriken und kümmerte sich um die Verwaltung und das Änderungsmanagement ihres jeweiligen Teils der Technologie", sagt Matthews.

WARUM BLACKLINE

Ende 2013 begann das Unternehmen mit der Überprüfung seines bestehenden Bilanzabstimmungsprozesses und der Instrumente, die es dafür verwendete. Laut Matthews "hatten wir große Bedenken in Bezug auf Audits. Wir mussten uns mit dem rechtzeitigen Abschluss, der unzureichenden Dokumentation, der mangelnden Nachverfolgung älterer Posten und dem Mangel an allgemeiner Transparenz befassen".

Im gleichen Zeitraum führte The Coca-Cola Company die Vision 2020 ein. Einen Plan, der darauf abzielt, die Einnahmen innerhalb dieses Jahrzehnts zu verdoppeln. Für GFO bedeutete die Unterstützung dieses Unternehmensplans sicherzustellen, dass alle Prozesse "standardisiert, global, zugänglich und einfach zu bedienen" waren - einschließlich der Bilanzabstimmungen. "Um das Versprechen der Global Business Services (GBS) für die Vision 2020 zu erfüllen, mussten wir alle Buchhaltungsprozesse analysieren und Verbesserungen und den Beitrag zum Unternehmenserfolg vorantreiben", sagte Matthews. "Die Verbesserung unserer Bilanzabstimmungen war unser Pilotprogramm".

Das Unternehmen begann seine Suche nach einer Cloud-basierten, global zugänglichen Abstimmungslösung, indem es bestimmte, nicht verhandelbare Funktionen für jedes neue System festlegte: automatische Zertifizierung, Administrationsregeln und automatische Warnungen, verbesserte Berichte und Analysen sowie Echtzeit-Dashboards. Während Eamonn und sein Team zahlreiche Anbieter überprüften, arbeiteten sie mit BlackLine zusammen.

"Einer der wichtigsten Faktoren, der uns bei unserer Entscheidung unterstützt hat, waren die Referenztelefonate mit BlackLine-Kunden in Unternehmen ähnlicher Größe", so Matthews. "Diese sehr offenen Interviews waren ein wesentlicher Beitrag zu unserer Entscheidung für die Partnerschaft mit BlackLine".

Laut Matthews verlief die Implementierung von BlackLine nahtlos. "Es zeigt, wie gut das Implementierungsteam war, dass wir nicht einmal externe Consultants brauchten, um zu entschlüsseln, was genau wir tun sollten. Ich habe großen Respekt vor dem Implementierungsteam von BlackLine. Sie waren absolut brilliant."

Vor der Einführung der BlackLine-Plattform schuf das Unternehmen eine globale Führungsrolle bei der Definition von Geschäftsprozessen. "Historisch gesehen hatten wir es jeder Region erlaubt, die Technologie an ihre lokalen Bedürfnisse anzupassen", sagte Matthews. "Durch globale Vorgaben nutzten wir die Einführung von BlackLine, um die Standardisierung voranzutreiben und die Kontrollen zu verbessern. Einige Leute sagen, dass man einen Prozess korrigieren sollte, bevor man eine neue Technologie einführt. In unserem Fall trieb uns die Technologie von BlackLine dazu an, unseren Prozess zu reparieren und zu standardisieren.

DIE ERGEBNISSE

Die Zahl der Mitarbeiter, die an den Abstimmungsprozessen beteiligt waren, verringerte sich um 55 %. Zuvor war für den monatlichen Finanzabschluss die Hilfe von 800 Mitarbeitern aus den Shared Services Bereichen, den Niederlassungen und den Business Units erforderlich. Durch den Einsatz von BlackLine hat The Coca-Cola Company die Anzahl der Mitarbeiter, die an manuellen und routinemäßigen Abstimmungen beteiligt waren, anfangs auf 360 reduziert, was einer Reduzierung um 55% entspricht. Seit 2016 hat sich diese Zahl nochmals auf 300 reduziert. Das Unternehmen steigerte seine Produktivität, indem es die Mitarbeiter neu einsetzt und ihnen die Möglichkeit gibt, sich auf die Analyse zu konzentrieren.

"Mit BlackLine konnten wir 40% unserer Bilanzabstimmungen einem zentralen Team in unserem Drehkreuz Manila neu zuweisen. Es kümmert sich um alle Metriken, das Berichtswesen, die IT-Kontrollen und die Change Governance", so Matthews.

Einsparung von 0,6 Millionen Dollar pro Jahr durch erhöhte Produktivität. Durch die Ausstattung der Mitarbeiter mit einem Abstimmungs-Tool, das einen Großteil des Abstimmungsprozesses automatisiert, konnte The Coca-Cola Company eine Produktivitätssteigerung verzeichnen. Die Mitarbeiter verbringen weniger Zeit mit Routineaufgaben, was nicht nur Geld spart, sondern es den Buchhaltern ermöglicht, sich auf Diskrepanzen und Analysen zu konzentrieren - statt auf die manuelle Dateneingabe und -aggregation. "Wir sehen Einsparungen von 0,6 Millionen Dollar pro Jahr", sagt Matthews.

Verbesserte Kontrollen und standardisierte Abstimmungsprozesse auf der ganzen Welt. Mit BlackLine verfügt The Coca-Cola Company nun über eine einheitliche Methodik für die Vorbereitung und Verwaltung aller Abstimmungen, unabhängig von der Region. "Wir haben jetzt einen vorgeschriebenen Ansatz für die Vorbereitung und Dokumentation von Abstimmungen. Häufigkeit, Art der Belegdokumentation und kritische Felder sind unabhängig vom Standort einheitlich", sagt Matthews. "Wenn ich an BlackLine denke, kommen mir Begriffe wie nahtlos, transparent, bessere Sichtbarkeit und Kontrolle in den Sinn."

Mehr Zufriedenheit. Vor der Einführung von BlackLine mussten für die Aggregation von Daten für das Management mehrere Berichte von verschiedenen Anwendern in jeder geografischen Einheit abgerufen werden - ein zeitaufwendiger Prozess, der zudem fehleranfällig war. "Wir haben wichtige Vertreter des Managements, die an der Sicht auf die juristische Einheit interessiert sind, und andere, die ein Update auf die Geschäftseinheit benötigen. In BlackLine sind die Berichte der Geschäftseinheiten und der Rechtseinheiten in einer Datei zusammengefasst. Man kann sich auf einfache Weise einen Gesamtüberblick über die Bilanz verschaffen, anstatt mehrere Berichte von verschiedenen Anwendern in jeder Region kombinieren zu müssen."

Die globale Transparenz des gesamten Abstimmungsprozesses wurde in kürzerer Zeit erreicht. Zuvor wurden die Abstimmungen des Unternehmens regional abgewickelt, was die Transparenz stark beeinträchtigte. Mit BlackLine haben Matthews und sein Team jetzt echte Transparenz auf globaler Ebene und in Echtzeit. "Die Berichtsfunktionalität von BlackLine hat wichtige Daten sehr transparent und zugänglich gemacht, darunter die Anzahl der juristischen Personen, den absoluten Wert der Bilanz, den Prozentsatz der vierteljährlichen und automatisch zertifizierten Abstimmungen, die Anzahl der Konten und das Alter der Posten", sagt Matthews. "Ich kann mir alle 272 juristischen Personen in einem Dashboard ansehen, und wir können darauf basierend Entscheidungen treffen, anstatt mit 15-20 GL-Managern sprechen zu müssen."

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INDUSTRY

Food & Beverage

ERP

SAP

REGION

Global

COMPANY SIZE

Enterprise

VORTEILE
  • Verringerung der Anzahl der Mitarbeiter, die mit manuellen und routinemäßigen Abstimmungen beschäftigt sind, um 55 %.

  • Erhöhte Produktivität durch die Neuzuweisung von Mitarbeitern, die sich auf Diskrepanzen und Analysen konzentrieren

  • Einsparung von 0,6 Millionen Dollar pro Jahr

  • Verbesserte Kontrollen und standardisierte Abgleiche

  • Erhöhte Kundenzufriedenheit

  • Gewonnene Transparenz im globalen Abstimmungsprozess

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