"Dank BlackLine konnten wir die Abstimmung unserer Konten automatisieren und rationalisieren, und wir haben jederzeit einen klaren Überblick über den Status unseres Abschlussprozesses".

Als führendes Unternehmen im Bereich Wohnungsbau entwirft, produziert und vertreibt Saint-Gobain Baumaterialien in höchster Qualität, die sich den Herausforderungen der Nachhaltigkeit, der Ressourceneffizienz und des Klimawandels stellen. Das Unternehmen kann auf eine 350-jährige Geschichte zurückblicken und ist auf mehr als 170.000 Mitarbeiter in 66 Ländern und einen Jahresumsatz von rund 40 Milliarden Euro angewachsen.

Die Herausforderung

Die Saint-Gobain-Gruppe besteht aus fast 900 Tochtergesellschaften und drei Geschäftsbereichen: Innovative Materialien, Produkte für das Bauwesen und Bauvertrieb. Im Jahr 2008 hat das Unternehmen Shared Services Center (SSC) geschaffen, um die Buchhaltungsprozesse weltweit zu zentralisieren, zu standardisieren und zu vereinfachen. Diese SSCs umfassen 25 Länder und 629 juristische Personen.

Zuvor hat jedes SSC ein eigenes System für Reconciliations erstellt und diese dann zur Überprüfung vorgelegt. Dieser weitgehend manuelle und immer noch papiergestützte Prozess war sehr zeitaufwendig. Er erschwerte auch die Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit und Genauigkeit der internen Accounting-Teams sowie der internen und externen Auditoren.

"Nach dem Aufbau unseres Shared-Service-Netzwerks im Jahr 2010 haben wir unseren Schwerpunkt auf die Verbesserung und Maximierung der Effizienz verlagert. Es wurden mehrere Bereiche identifiziert, darunter die Straffung und Konsolidierung der Verbindlichkeiten und die Automatisierung des Kundenbereiches und der allgemeinen Buchhaltung. Insgesamt wollten wir alle unsere Abstimmungen und internen Kontrollvorgänge verbessern und standardisieren", sagt Pascal Perrier-Gustin, Direktor der Shared Service Center und der Projekte zur Finanzorganisation der Saint-Gobain-Gruppe.

"Mit anderen Worten, unsere Ziele waren die Standardisierung unserer Accounting-Prozesse durch Automatisierung, die Stärkung der internen Kontrollen, die Beschleunigung des Monatsabschlusses und schließlich die Verbesserung der Beziehung zwischen den SSCs und unseren Kunden".

Industry

ERP

Region

Europe

COMPANY SIZE

Enterprise

Vorteile

Automatisierung und Standardisierung von Buchhaltungsprozessen; Nachvollziehbarkeit bei internen und externen Prüfungen; geringere Druck- und Lagerkosten; Erleichterung der Bilanzprüfung; verbesserte Prozessqualität; erhöhte Effizienz und Genauigkeit.

Warum BlackLine

Die Suche nach einer Lösung, die es den SSCs ermöglichen würde diese Ziele zu erreichen, ging weiter.

"Schließlich entschied sich unser amerikanisches SSC für die BlackLine-Plattform für Finace Controls & Automisation, um seine eigenen Rationalisierungs- und Automatisierungsziele zu erreichen. Nach umfangreichen Recherchen wurde uns bald klar, dass BlackLine unserem gesamten SSC-Netz helfen könnte, ein hohes Niveau bei den internen Kontrollen zu erreichen. Nach der Analyse der anderen Optionen auf dem Markt haben wir die Wahl der US-Einheit validiert. Die funktionale Abdeckung, die Modularität und die Cloud-/SaaS-Bereitstellung von BlackLine erfüllten alle unsere Anforderungen, und wir haben die Lösung weltweit in unseren SSCs übernommen", erklärt Perrier-Gustin.

Heute nutzen fast 2.000 Mitarbeiter des Unternehmens die BlackLine-Plattform - Buchhalter, CFOs und die eigenen Controller sowie externe Prüfer. Die Hauptbuch-Salden werden monatlich automatisch in BlackLine geladen - ein weitererer Automatisierungsschritt. Die Mitarbeiter können Abstimmungen effizienter vorbereiten und genehmigen, und das Management und die Prüfer erhalten die erforderliche Transparenz.

"Die Implementierung von BlackLine ging sehr schnell vonstatten. In etwa fünfzehn Tagen haben wir BlackLine über zwei WebEx-Schulungen für das erste SSC (etwa fünfzehn Anwender) eingeführt. Unsere Benutzer können auch an Online-Schulungen teilnehmen, die bequem über die BlackLine University zugänglich sind, oder wir wenden uns bei Bedarf direkt an unseren BlackLine Ansprechpartner.

"Im Durchschnitt dauerte die vollständige Einrichtung des SSC-Netzes etwa sechs Monate", sagt Perrier-Gustin.

Das Ergebnis

Perrier-Gustin fährt fort: "BlackLine ermöglicht nicht nur die Standardisierung und Automatisierung des Buchhaltungsprozesses, sondern bietet auch das Nachvollziehen von Prozessen, was uns hilft, die Anforderungen interner und externer Audits zu erfüllen. BlackLine bietet einen schnellen Zugang zu den wichtigen Informationen, so dass wir den Abstimmungsprozess verfolgen und seinen Fortschritt bewerten können.

Gleichzeitig hilft BlackLine den Prüfern, schneller und effizienter zu arbeiten, was definitiv einen Einfluss auf die Kostenentwicklung im Accounting-Bereich hat. "Auch wenn es zu Beginn des Projekts nicht unbedingt unser Ziel war, die Kosten zu senken, so geschah dies mit BlackLine ganz automatisch. Der Papierverbrauch und die Speicherkosten sind ebenfalls gesunken.

"Aber insgesamt gesehen bestand der Hauptbeitrag von BlackLine darin, dass es uns geholfen hat, "schlankere" Abläufe im gesamten Accounting-Bereich einzuführen. Darüber hinaus können wir sicherstellen, dass die Prozesse, die von jedem unserer SSCs durchgeführt werden, so reibungslos wie möglich ablaufen, mit einem Minimum an damit verbundenen Aufgaben und ohne Verzögerungen", sagt Perrier-Gustin. Es ist für Perrier-Gustin schwierig, die durch die schnelle Implementierung von BlackLine erzielten Gewinne zu quantifizieren, aber er ist mit der positiven Kapitalrendite zufrieden.

"Die SSC-Direktoren sind zufrieden, weil sie nun in der Lage sind, die Methoden für die Kontenabstimmungen zu standardisieren und ihren Finanzabschluss besser vorzubereiten. Ebenso schätzen die CFOs der Kunden die Lösung, weil sie ihnen bei der Überwachung und Kontrolle der Kontenabstimmungen hilft und gleichzeitig die Überprüfung der Bilanz erleichtert. "Außerdem profitieren sowohl interne als auch externe Prüfer von der Homogenisierung der Prozesse. Ein mit BlackLine ausgestattetes SSC-Netzwerk bedeutet einfachere Prüfungen und verbesserte Prozessqualität. Schließlich wurden unsere vorrangigen Ziele, nämlich eine bessere Genauigkeit und eine höhere Effizienz beim Finanzabschluss zu erreichen, erfüllt."

"Das ist das, was für uns am wichtigsten ist. Account Reconciliation ist eine primäre Übung in den Buchhaltungsprozessen und sollte mit größter Sorgfalt durchgeführt werden. Dank BlackLine konnten wir die Abstimmung unserer Konten automatisieren und rationalisieren, und wir haben jederzeit einen klaren Überblick über den Fortschritt unseres Abschlussprozesses", so Perrier-Gustin abschließend.

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