Für ein Unternehmen, das auf globaler Ebene wachsen und gleichzeitig seine Marktdurchdringung in Nordamerika erhöhen will, müssen die Finanzvorgänge reibungslos und zuverlässig sein. Doch nach Jahren der Expansion stellte Hershey fest, dass seine Systeme und Prozesse, die etwa 4.000 Hauptbücher in einem Kontenplan verfolgten, viel Arbeit erforderten, um die nötigen Einblicke zu erhalten.

Die Abstimmung der Konten war besonders problematisch: Es gab 4.104 aktive Kontenabstimmungen, die von 121 Personen vorbereitet und von 77 Personen genehmigt wurden - alle mit unterschiedlichen Formaten und Fristen. Die Daten wurden in Tabellenkalkulationen, auf Papier und in E-Mails aufbewahrt und auf gemeinsam genutzten Laufwerken, lokalen Computern und in Aktenschränken gespeichert, anstatt in einem zentralen Repository.

Es war klar, dass Hershey einen anderen Ansatz für die Kontenabstimmung brauchte. "Als globales Unternehmen ist es notwendig, die gesamte Bilanz im Blick zu haben", sagt John Zimmerman, der seit neun Jahren Director of Financial Data Systems bei Hershey ist. "Je globaler wir wurden, desto mehr Überblick brauchten wir über den Kontenplan. Wir waren auf der Suche nach effizienten Prozessen für die Kontrolle, Erstellung und Abstimmung der Bilanzen."

Das Team untersuchte eine Reihe von Ansätzen, darunter eine selbst entwickelte Anwendung, bei der die Mitarbeiter die Abstimmungen über eine Tabellenkalkulation anhängen mussten. Dieser selbst entwickelte Ansatz ermöglichte eine gewisse Überwachung der Genehmigungen und eine zentrale Ablage für die Abstimmungen.

Es war klar, dass Hershey einen anderen Ansatz für die Kontenabstimmung brauchte. "Als globales Unternehmen ist es notwendig, die gesamte Bilanz im Blick zu haben", sagt John Zimmerman, Director of Financial Data Systems bei Hershey. "Je globaler wir wurden, desto mehr Überblick brauchten wir über den Kontenplan. Wir waren auf der Suche nach effizienten Prozessen für die Kontrolle, Erstellung und Abstimmung der Bilanzen."

Das Team untersuchte eine Reihe von Ansätzen, darunter eine selbst entwickelte Anwendung, bei der die Mitarbeiter die Abstimmungen über eine Tabellenkalkulation anhängen mussten. Dieser selbst entwickelte Ansatz ermöglichte eine gewisse Überwachung der Genehmigungen und eine zentrale Ablage für die Abstimmungen.

Ein Pilotprojekt in Kanada zeigte jedoch schnell, dass es für die Bearbeitung von mehr als 40 Buchungskreisen nicht tragbar war. Das Team musste eine andere Option finden - eine transformative Lösung, die nicht kurzsichtig an die aktuellen Finanzprozesse gebunden war.

Da Hershey auch eine globale Einführung von SAP S/4HANA Finance über ein zentrales Finanzsystem vornimmt, musste die Lösung mit dem SAP ERP-System des Unternehmens integriert werden. Hershey führt zum Beispiel manuelle Journalbuchungen durch, und da es keine Lösung für die Verarbeitung von Massen-Journalbuchungen gab, brauchte das Unternehmen einen zuverlässigen SAP-Partner, der Journalbuchungen und Genehmigungen automatisieren sowie eine bessere Kontenabstimmung und einen effizienten globalen Massenabschluss ermöglichen konnte.

Zimmerman wünschte sich eine einfache Lösung mit Funktionen, die das Team nach eigenem Ermessen einführen konnte, und nicht im Rahmen einer groß angelegten Implementierung.

Ein Request for Proposals (RFP) ging an verschiedene Anbieter.

Einige Unternehmen antworteten auf die Ausschreibung, und der SAP-Partner BlackLine, ein Anbieter von Cloud-Software, setzte sich an die Spitze.

Anfang 2017 beschloss Hershey, fünf BlackLine-Produkte schrittweise zu implementieren: Account Reconciliations, Task Management, Consolidation Integrity Manager, Journal Entry, und Transaction Matching. Das Unternehmen startete ein Trainingsprogramm für Mitarbeiter, um eine schnelle Benutzerakzeptanz zu ermöglichen.

Gleichzeitig arbeitete das Unternehmen mit BlackLine zusammen, um die Konnektoren zwischen den SAP- und BlackLine-Systemen einzurichten und die notwendigen Informationen zu definieren, um mit der Pilotierung und Nutzung der Kontenabstimmung zu beginnen. "Diese Produkte haben alle eine ähnliche Funktionalität und Syntax", sagt Zimmerman. "Wenn sie vollständig implementiert sind, werden sie miteinander und mit der zentralen Finanzlösung SAP S/4HANA verbunden sein."

Account Reconciliations

Hershey implementierte zunächst Account Reconciliations, das Online-Workflows zur Genehmigung der Konten und zur automatischen Zertifizierung von Nullsummenkonten und Nebenbüchern bietet. Es bietet Vorlagen, die Prozesse weltweit standardisieren, darunter eine Bankvorlage, eine Vorlage für vorausbezahlte Rechnungen und eine Vorlage für die Rechnungsabgrenzung. Die Verwendung der Vorlagen für die Dokumentation von Prozessen hatte eine Reihe von Vorteilen, einschließlich der Risikominderung.

Task Management

"Das Produkt Task Management ist im Grunde eine Checkliste für die zu überwachenden Vorgänge", sagt Zimmerman. Das Ziel von Hershey war es, den Abschlussprozess zu verkürzen, der viereinhalb Tage dauert, wobei sich die Überprüfung durch das Management auf den sechsten Tag ausdehnt. Dann folgt ein zusätzliches Management-Reporting, zum Beispiel über die Rentabilität der Marken.

Das Unternehmen wollte diesen Zyklus bei der Umstellung auf SAP S/4HANA nicht verlieren, aber es wollte auch eine bessere Dokumentation und Überwachung des Abschlussprozesses, als es die Verwendung von Tabellenkalkulationen bot. Aus diesem Grund begann das Unternehmen im Oktober 2017 mit der Implementierung von Task Management, das ein Repository für die Dokumentation mit einer Checkliste von Aufgaben zur Durchführung und Überwachung des Abschlusses enthält.

Consolidation Integrity Manager

Das Unternehmen hat außerdem den Consolidation Integrity Manager eingeführt. Mit diesem Modul kann das Unternehmen die Bilanzen seiner Tochterunternehmen übernehmen und sie im SAP-System abbilden und konsolidieren. "Dieses Modul führt die Konsolidierung durch, und die Many-to-One-Beziehung sorgt für eine bessere Sichtbarkeit der Konten unserer Tochtergesellschaften", sagt Zimmerman.

Journal Entry

Das Produkt für die Journalbuchung wird schließlich die von Hershey entwickelten Programme für die Massenbuchung von Journalbuchungen ersetzen.

Was die Unterstützung und Genehmigung von Journalbuchungen anbelangt, so wurde ein großer Teil des Prozesses über E-Mails abgewickelt, die anschließend an die gebuchte Journalbuchung im SAP-System angehängt wurden. BlackLine ist ein SAP-Partner für die Verarbeitung von Journalbuchungen, und das Produkt bietet Standardisierung und einen effizienten Genehmigungs- und Buchungsprozess.

Transaction Matching

Diese Lösung bietet Flexibilität für den Ausgleichsprozess und ermöglicht einen einfacheren Abgleich als ein starrer Aufbau im SAP-System. "Die Möglichkeit, offene Posten abzugleichen und auszugleichen, ist nützlich, und sie wird noch nützlicher werden, wenn sich das steuerliche Umfeld in den Unternehmen ändert, insbesondere auf internationaler Ebene", sagt er. "Ich gehe davon aus, dass diese Änderungen zu einer größeren Anzahl von Konten mit offenen Posten führen werden, die abgeglichen werden müssen."