Red Wing nutzte bisher Excel-Tabellen und E-Mails, um die täglichen Buchhaltungsaktivitäten zu verwalten. Dem alten Buchhaltungssystem mangelte es an Standardisierung und Kontrollen, so dass das Management der Finanzprozesse mit dem Wachstum des Unternehmens zunehmend ineffizient und mühsam wurde. Die Tabellenkalkulationen waren auf vier geografische Standorte verteilt, die wichtigsten Kontrollen erfolgten manuell und waren zeitaufwendig, und ohne eine zentrale Speicherung der Buchhaltungsdaten fehlte dem Controlling der Überblick über die Vollständigkeit der Finanzdaten.

Das Finanzteam, das ein hohes Volumen an monatlichen Abstimmungen manuell vorbereitete, war personell unterbesetzt und nicht in der Lage, die Abstimmungsherausforderungen rechtzeitig zu klären. Der Rückstau an nicht abgestimmten Bargeldtransaktionen stellte ein erhebliches Prüfungsrisiko dar. Außerdem musste jede Journalbuchung per E-Mail genehmigt und anschließend auf einem gemeinsamen Laufwerk gespeichert werden. Das Verfahren erwies sich als zeitaufwendig, und das Management hatte Schwierigkeiten, Maßnahmen zur Rückverfolgbarkeit oder Rechenschaftspflicht umzusetzen. Diese Probleme führten häufig dazu, dass Zahlungen im Hauptbuch fehlten und die Finanzdaten nicht mehr aktuell waren, was das Risiko unentdeckter Betrugsfälle erhöhte.

Red Wing erkannte die Notwendigkeit, seine Accounting-Prozesse zu modernisieren, und begann 2017 mit der Suche nach einer speziellen Softwarelösung für den Financial Close + Consolidation (FCC). Das Unternehmen zog die Software-Lösungen von Trintech und BlackLine in Betracht, bevor es sich aus folgenden Gründen für BlackLine entschied:

• Konsolidierung. Das Ziel von Red Wing war es, durch die Konsolidierung aller Finanzprozesse und -daten an einem einzigen Ort, die Transparenz des Unternehmens zu erhöhen sowie eine Standardisierung und Kontrolle der Arbeitsabläufe zu implementieren. Red Wing entschied sich für BlackLine, weil es eine umfassende Lösungsplattform mit mehreren Anwendungen für die verschiedenen Elemente der Buchhaltungsprozesse bot, von Abstimmungen und Transaktionsabgleichen bis hin zu Journalbuchungen und Reports.

• Benutzerfreundlichkeit. Eine weitere Überlegung war die Reduzierung des Arbeits- und Zeitaufwands, da die Buchhaltungsteams eine steigende Arbeitslast bewältigen mussten, ohne die Zahl der Mitarbeiter zu erhöhen. Die Benutzeroberfläche und der intuitiv geführte Workflow von BlackLine ermöglichten Red Wing eine schnelle Einarbeitung neuer und bestehender Mitarbeiter. Neben dem Funktionsumfang und der Benutzerfreundlichkeit der Lösung waren auch der Kundensupport und die ganzheitlichen Schulungsangebote von BlackLine ausschlaggebend.

Höhere Produktivität dank geringerer Arbeitsbelastung. Die BlackLine Lösung Account Reconciliations ermöglicht es den Buchhaltern, die Anzahl der Abstimmungen zu reduzieren, indem sie Accounting und Cost Center Kombinationen erstellten. Red Wing reduzierte das Volumen der monatlichen Kontenabstimmungen um über 7.000. Die verringerte Arbeitsbelastung spart den Buchhaltern in der Zentrale jeden Monat mehr als 3.500 Arbeitsstunden und verkürzte den Prozess für Bargeldabstimmungen im Retail-Bereich von durchschnittlich 40 Tagen auf etwa vier Tage. Red Wing nutzte Transaction Matching zur Automatisierung des Journal- und des Bargeldabgleichs, um die Anzahl der manuellen Tätigkeiten für das Finanzteam im Einzelhandel zu reduzieren.

Zeitersparnis durch rationalisierte Aufgaben. Dank der BlackLine-Plattform hat Red Wing standardisierte Workflows entwickelt, um seine Finanzprozesse zu vereinfachen und zu automatisieren. Zum Beispiel hat die BlackLine-Lösung Journal Entry den Prozess der Journalbuchung von der Erstellung bis zur Genehmigung mit anpassbaren Workflows und Kontrollen beschleunigt und die Zykluszeit jeder Buchung um über 33 Prozent reduziert. Insgesamt sparen die Workflows den Mitarbeitern, Managern und Direktoren jedes Jahr 1.500 Stunden, die sie für andere wertschöpfende Aufgaben einsetzen können.

Verbesserte Transparenz in der Organisation. Durch die Konsolidierung der Finanzinformationen auf der BlackLine-Plattform haben die Mitarbeiter von Red Wing nun Zugriff auf einen zentralen Speicherplatz für alle Finanzabschlussaktivitäten. Die Konnektivität zwischen den Anwendungen auf der BlackLine-Plattform und die Integration mit den verschiedenen ERP-Lösungen von Red Wing sorgen für eine einheitliche Quelle für die Finanzdaten im gesamten Unternehmen. Das Management hat Vertrauen in die Genauigkeit der gemeldeten Zahlen gewonnen und kann Änderungen durch Rückverfolgungsfunktionen besser nachvollziehen. Auch die Mitarbeiter sind produktiver, da sie Fehler vermeiden, indem sie stets korrekte und aktuelle Daten abrufen, was die Risiken bei Audits verringert, denen sie zuvor ausgesetzt waren.