Die Kultivierung einer automatisierten Account Reconciliations Landschaft
Heute nutzt das Corporate Accounting Team von CNH Industrial die BlackLine Financial Close Suite for SAP Solutions des SAP-Partners BlackLine, um Konten zu automatisieren und zu verwalten und Abschlussprozesse zu verfolgen. Aber das war nicht immer so. Bis vor einigen Jahren stützte sich CNH Industrial bei der Verwaltung von Account Reconciliations auf eine selbst entwickelte Anwendung und eine Reihe manueller Prozesse. Der Unterschied zwischen damals und heute, um eine Analogie aus der Landwirtschaft zu verwenden, ähnelt dem Unterschied zwischen der ersten Dreschmaschine von J. I. Case aus dem Jahr 1842 und dem heutigen Mähdrescher, der mit GPS und mit Komfort für den Bediener ausgestattet ist: Die frühere Umgebung war weitaus zeitaufwendiger und fehleranfälliger und hat mit der heutigen Ausstattung praktisch nichts mehr gemeinsam.
"Wir hatten erfahrene Buchhalter, die Zeit mit Drucken und Kopieren verbrachten, anstatt wertschöpfende Arbeit zu leisten", sagt Jenna Stengert, Senior Corporate Accounting Specialist bei CNH Industrial. "Wir wollten viel mehr Konsistenz und Sichtbarkeit, als wir bekamen", sagt Jenna Stengert, Senior Corporate Accounting Specialist bei CNH Industrial.
Die selbst entwickelte Reconciliation-Anwendung, die das Unternehmen ersetzte, war kaum mehr als eine Datenbank, so John Springsteen, der Intercompany Accounting Manager von CNH Industrial. "Eine Ineffizienz des Systems bestand zum Beispiel darin, dass die Vorbereiter der Prozesse und diejenigen, die sie genehmigen und prüfen mussten, keine Belege beifügen konnten", sagt er. Daher waren die Drucker und Kopiergeräte des Unternehmens überlastet, da die am Prozessbeteiligten die Aktenschränke mit papierbasierten Unterlagen füllten, die für einen Audit oder andere Prüfungen benötigt wurden.
Ein Mangel an Konsistenz zeigte sich auch an den 16 Industriestandorten in Nordamerika sowie an mehreren F&E-Einrichtungen, weil es keine Standard-Checkliste für das Monatsende gab, die genau festlegte, was jeder Standort der Buchhaltung des Unternehmens vorlegen musste. Die mangelnde Transparenz für das Management wurde durch mehrdeutige Buchungsregeln für die vielen konzerninternen Transaktionen zwischen verschiedenen Geschäftsbereichen noch verstärkt.
"Wir mussten einen besseren Weg finden, um mehr Vertrauen hinsichtlich der Vollständigkeit und Genauigkeit unserer Jahresabschlüsse zu gewinnen", sagt Stengert. Die BlackLine-Lösung würde den Support erleichtern und dem Unternehmen helfen, eine bessere Konsistenz und Transparenz der Prozesse zu erreichen, die mit der Pflege und Verfolgung von Kontenabstimmungen zusammenhängen.
Resultate
Ziele: Einführen von Transparenz und Konsistenz bei Account Reconciliation Prozessen und Aufgaben, mindern der Risiken bei Finanzabschlüssen und sicherstellen der Genauigkeit von Finanzabschlüssen.
Strategie: Implementieren der BlackLine Produkte Account Reconciliations, Task Management, Journal Entry, Variance Analysis und Intercompany Hub
Ergebnisse: Verbesserte Reconciliation-Effizienz für mehr als 7.000 globale SAP Accounts und End-to-End Transparenz für Account Reconciliation Prozesse, Journaleingaben, Aufgaben und die Variance Analyse, während gleichzeitig die Qualität und die Einheitlichkeit der globalen Prozesse erhöht wurde.