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Senkung der Gesamtarbeitskosten um 9 Vollzeitstellen durch Vereinfachung der Audits
Achmea wurde 1811 gegründet und ist das führende Versicherungsunternehmen in den Niederlanden. Das Unternehmen bietet seinen Kunden Kranken-, Lebens- und Sachversicherungen und bedient die Hälfte aller niederländischen Haushalte.

DIE HERAUSFORDERUNG

Mit acht wichtigen Standorten in den Niederlanden und 14.500 Mitarbeitern sowie vier weiteren Betriebsgesellschaften in Europa und Australien muss Achmea zahlreiche globale Finanzstandards einhalten, darunter die International Finance Reporting Standards (IFRS), Sarbanes-Oxley und Solvency II.

Der papiergestützte Abschlussprozess von Achmea machte es jedoch schwierig, wenn nicht gar unmöglich, die internen Kontrollen zu verfolgen und zu überwachen und die Berichtsstandards aufrechtzuerhalten, ohne dass dafür ein erheblicher Zeit- und Arbeitsaufwand erforderlich war. Der bestehende Abschlussprozess erzeugte jedes Jahr mehr als 40 Bilanzaufzeichnungen auf Papier, und alle Aufzeichnungen wurden an verschiedenen Achmea-Standorten ausgedruckt und abgelegt. Die Menge an Papier an allen Achmea-Standorten erschwerte die Arbeit externer Auditoren, die zur Durchführung von Prüfungsaufgaben vor Ort sein mussten.

"Mit BlackLine können Sie eine vollständige, prüfbare Kette von Ereignissen sehen. Externe Prüfer sehen den Prüfpfad, und deshalb bekommen wir positives Feedback von externen Buchhaltern, die diesem Produkt vertrauen", sagt Stephan Schaaphok, Projektleiter bei Achmea.

Der papiergestützte Prozess verhinderte auch eine effiziente interne Verfolgung und Berichterstattung über den Fortschritt des Abschlusses. Als Folge dieser eingeschränkten Sichtbarkeit konnte die Unternehmensleitung einfach keinen einheitlichen Abschlussprozess in allen Niederlassungen durchsetzen.

WARUM BLACKLINE

Die sich ändernden Kundenbedürfnisse und die Finanzkrise 2008 veranlassten das Management von Achmea, mehrere wichtige Geschäftsprozesse zu verbessern, darunter auch den Abschluss. Die Kunden des Unternehmens verlangten möglichst niedrige Versicherungskosten. Die Verbesserung der Effizienz des Abschlusses - eine der arbeits- und zeitintensivsten Tätigkeiten im Finanzwesen - würde nicht nur Ressourcen in der Buchhaltung für wichtigere Aufgaben freisetzen, sondern die Abteilung auch in die Lage versetzen, durch die Senkung der abschlussbezogenen Kosten einen Beitrag zum Endergebnis zu leisten.

Auf der Suche nach einer cloud-basierten Abschluss- und Abstimmungssoftware prüften die Verantwortlichen von Achmea vier potenzielle Anbieter. Das Unternehmen wollte eine Lösung, die sich nicht nur mühelos in SAP, das bestehende ERP-System, integrieren lässt, sondern auch benutzerfreundlich ist und in erster Linie für den Anwender konzipiert wurde.

"Wir haben uns aus mehreren Gründen für BlackLine entschieden. In erster Linie, weil es sich um ein benutzerfreundliches Anwender-Tool handelt und wir für die Implementierung keine große IT-Beteiligung benötigten. Das ist wichtig für uns, als Unternehmen, und die Lösung ist perfekt zu bedienen", sagt Schaaphok.

Diese Kombination aus robuster Technologie und einer einfachen, leicht zu bedienenden Benutzeroberfläche musste zu einem vernünftigen Preis angeboten werden.

Außerdem ist es für Achmea wichtig, eine Lösung zu haben, die sich gut mit SAP integrieren lässt. "Alle unsere Journalbuchungen erfolgen in SAP. Das ist die Basis für unser Hauptbuch", fügt Schaaphok hinzu. "Mit BlackLine können Sie die gleichen Daten wie in SAP sehen. Aber in BlackLine kann man viel mehr mit diesen Daten machen", fügt er hinzu.

Für Achmea erfüllte die Finanzkontroll- und Automatisierungsplattform von BlackLine nicht nur alle Kriterien für ein neues System, sondern konnte auch in kürzerer Zeit und zu geringeren Kosten als erwartet implementiert werden. Die IFRS-Implementierung (elektronische Bilanzen) in allen Geschäftsbereichen und Betrieben dauerte nur neun Monate, was auf den Projektansatz von Achmea zurückzuführen ist, der eine kleine Projektgruppe, die sich mit der Implementierung befasste, die Zustimmung der wichtigsten Interessengruppen und einen einzigen Ansprechpartner bei BlackLine umfasste.

DIE ERGEBNISSE

Reduzierung der Gesamtarbeitskosten um 9 Vollzeitarbeitskräfte (VZÄ). Mit Account Reconciliations kann Achmea mehrere Salden hochladen und ein Kontensegment anwenden, um die Saldenarten zu identifizieren - der Schlüssel zur Einhaltung der IFRS-Anforderungen für den Nachweis von Salden nach mehreren Standards. Infolgedessen konnte Achmea den Personalbestand in der Buchhaltung um 9 Vollzeitstellen reduzieren.

Vereinfachte Audits, die sowohl den Arbeits- als auch den Zeitaufwand reduzieren. Mit BlackLine kann die Abteilung externen Auditoren einfach Datei- und Systemzugriff gewähren. Die Prüfer können sich von überall aus und jederzeit anmelden und auf Dateien und Checklisten zugreifen, ohne vor Ort sein zu müssen.

Für die Mitarbeiter von Achmea bedeutet dies, dass weniger Ressourcen für die Zusammenstellung von Papierakten, die Vorbereitungen auf Audits und die Kommunikation mit den Prüfern verschwendet werden. All dies führt zu Zeit- und Kosteneinsparungen. Als zusätzlichen Vorteil erhielt Achmea von seinem externen Auditor ein sehr positives Feedback über BlackLine und die verbesserten Prozesse.

Integrierte interne Kontrollsysteme im Workflow, um internationale Standards einzuhalten. Vor der Einführung von BlackLine war es aufgrund des papierlastigen Abschlussprozesses von Achmea schwierig, sicherzustellen, dass die internen Kontrollen effektiv sind, regelmäßig aktualisiert und bei allen Aktivitäten einheitlich angewendet werden.

Mit BlackLine sind starke interne Kontrollsysteme nicht nur bei jeder Transaktion vorhanden, sondern die Kontrollen selbst werden auch überwacht. BlackLine Account Reconciliations validiert automatisch die Kontensalden, bietet ein standardisiertes Format für Abstimmungen, speichert die Abstimmungsdokumentation, bietet Einblick in den gesamten Prozess und trägt dazu bei, dass die Aufgaben zwischen dem Ersteller, dem Prüfer und dem Genehmiger getrennt werden.

Achmea verlässt sich auch auf das Variance-Produkt von BlackLine, das integrierte Kontrollen zur Erkennung ungewöhnlicher Schwankungen und zur Risikominderung mit benutzerdefinierten Risikoschwellen bietet.

Zugang zu verbesserten Überwachungs- und Nachverfolgungsmöglichkeiten für die Dauer des Abschlusses. Zuvor war die Verfolgung des Fortschritts aufgrund der Abhängigkeit von einem papierbasierten Abschlussverfahren mühsam. Heute können die Mitarbeiter von Achmea schnell und in Echtzeit sehen, wie der Abschluss voranschreitet, was noch zu tun ist und wer es tun muss. Diese verbesserte Transparenz hat nicht nur zu einem zügigeren Abschluss beigetragen, sondern Achmea auch geholfen, die Effizienz zu steigern und die Kosten für die Kunden insgesamt zu senken.

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Achmeas BlackLine Journey

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Enterprise

VORTEILE
  • Geringere Arbeitskosten

  • Integrierte und automatisierte interne Kontrollen

  • Einhaltung von standardisierten Prozessen

  • Zugang zu einer verbesserten Kontrolle und Nachverfolgung

  • Verbesserungen bei der Bilanz und beim Risikomanagement.

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