Senkung der Gesamtarbeitskosten um 9 Vollzeitstellen durch Vereinfachung der Audits

WARUM BLACKLINE

Veränderte Kundenbedürfnisse sowie die Finanzkrise im Jahr 2008 veranlassten Achmeas Führung dazu, mehrere wichtige Geschäftsprozesse zu verbessern, darunter auch den Abschluss. Die Kunden der Organisation verlangten niedrige Versicherungskosten.

Und die Verbesserung der Effizienz des Abschlusses - eine der arbeits- und zeitintensivsten Aktivitäten im Finanzbereich - würde nicht nur Buchhaltungsressourcen für wichtigere Arbeiten freisetzen, sondern es der Abteilung auch ermöglichen, durch die Reduzierung der mit dem Abschluss verbundenen Kosten zum Endergebnis beizutragen.

Die Achmea-Führung überprüfte bei der Suche nach einer Cloud-basierten Software für den Abschluss und die Abstimmung vier mögliche Anbieter. Die Organisation wünschte sich eine Lösung, die sich nicht nur mühelos in ihr bestehendes SAP ERP-System integrieren lässt, sondern auch benutzerfreundlich und vor allem für den Endanwender konzipiert ist.

"Wir haben uns aus mehreren Gründen für BlackLine entschieden. In erster Linie, weil es ein benutzerfreundliches Tool für unsere Mitarbeiter ist und wir für die Implementierung nicht viel IT-Aufwand benötigten. Das war wichtig für uns und dazu kommt, dass sich die Lösung perfekt bedienen lässt", sagt Schaaphok.

Diese Kombination aus robuster Technologie und einer einfachen, leicht zu erlernenden Benutzeroberfläche, zu einem vernünftigen Preis, überzeugte das Unternehmen.

Außerdem war es für Achmea wichtig, eine Lösung zu haben, die sich gut in SAP integrieren lässt. "Alle unsere Journaleinträge sind in SAP. Das ist die Grundlage für unser Hauptbuch", fügt Schaaphok hinzu. "Mit BlackLine können Sie dieselben Daten sehen, die Sie auch in SAP sehen. Aber mit diesen Daten in BlackLine können Sie so viel mehr tun", fügt er hinzu.

Für Achmea erfüllte die BlackLine-Plattform für Finance Control und Automation nicht nur alle Kriterien für ein neues System, sondern wurde auch in kürzerer Zeit und zu geringeren Kosten als erwartet implementiert. Die IFRS-Implementierung (elektronische Bilanzen) in allen Geschäftsbereichen und Operationen dauerte nur neun Monate, was auf Achmeas Projektansatz zurückzuführen ist, der eine kleine Projektgruppe, die sich der Implementierung widmete, die Einbindung der wichtigsten Interessengruppen und einen einzigen Ansprechpartner innerhalb von BlackLine umfasste.

Industry

ERP

Region

Europe

COMPANY SIZE

Enterprise

Vorteile

Senkung der Gesamtarbeitskosten um 9 VZÄ durch vereinfachte Audits; integrierte und automatisierte interne Kontrollen; standardisierte Prozesse; Zugang zu verbesserten Überwachungs- und Verfolgungsmöglichkeiten für die Dauer des Abschlusses, was alles zu einem verbesserten Bilanz- und Risikomanagement beitrug.

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DIE ERGEBNISSE

Reduzierte die Gesamtarbeitskosten um 9 VZÄ.

Mit Account Reconciliations von BlackLine kann Achmea mehrere Salden hochladen und ein Kontensegment anwenden, um Saldentypen zu identifizieren - ein Schlüssel zur Einhaltung der IFRS-Anforderung, Salden nach mehreren Standards zu belegen. Infolgedessen hat sich das Buchhaltungspersonal von Achmea um 9 FTE reduziert.

Vereinfachte Audits, die sowohl den Arbeits- als auch den Zeitaufwand reduzieren.

Mit BlackLine kann die Abteilung externen Prüfern einfach Datei- und Systemzugriff gewähren. Die Auditoren können sich von überall und zu ihrer eigenen Zeit einloggen und auf Dateien und Checklisten zugreifen, ohne vor Ort sein zu müssen. Für die Mitarbeiter von Achmea bedeutet dies, dass weniger Ressourcen für die Sammlung von Papierakten, die Vorbereitung von Audits und die Kommunikation mit den Auditoren aufgewendet werden muss, was sowohl Zeit als auch Geld spart. Als zusätzlichen Vorteil hat Achmea ein sehr positives Feedback über BlackLine und den verbesserten Prozess von seinem externen Prüfer erhalten.

Integrierte interne Kontrollsysteme innerhalb des Workflows zur Einhaltung internationaler Standards.

Vor BlackLine war es aufgrund des papierlastigen Abschlussprozesses von Achmea schwierig, sicherzustellen, dass die internen Kontrollen wirksam waren, regelmäßig aktualisiert und bei allen Aktivitäten einheitlich angewandt wurden. Mit BlackLine sind nicht nur bei jeder Transaktion starke interne Kontrollsysteme vorhanden, sondern die Kontrollen selbst werden überwacht. Innerhalb des Moduls Account Reconciliations validiert BlackLine automatisch die Kontensalden, bietet ein standardisiertes Format für Abstimmungen, speichert die Abstimmungsdokumentation, bietet Einblick in den gesamten Prozess und trägt dazu bei, die Aufgaben zwischen Ersteller, Auditoren und Personen, die Prozesse genehmigen, zu trennen. Achmea stützt sich auch auf das Variance-Modul, das integrierte Kontrollen bietet, die dazu dienen, ungewöhnliche Schwankungen zu erkennen und das Risiko durch angepasste Risikoschwellenwerte zu mindern.

Verbesserte Kontroll- und Tracking-Möglichkeiten für die Dauer des Abschlusses

Zuvor war die Verfolgung von Fortschritten mühsam, da man sich auf einen papierbasierten Abschlussprozess verlassen musste. Heute können die Mitarbeiter von Achmea schnell und in Echtzeit sehen, wie der Abschluss voranschreitet, was noch zu tun ist und wer es tun muss. Diese verbesserte Sichtbarkeit hat nicht nur zu einem schnelleren Abschluss beigetragen, sondern hat Achmea auch geholfen, die Effizienz zu steigern und die Kosten für Kunden insgesamt zu senken.

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