DIE HERAUSFORDERUNG

Vor Smart Close verfügte Philips über einen klar definierten Abschlussprozess, aber wie viele Unternehmen verwalteten sie die Abschlussaufgaben mit Excel-Tabellen, die per E-Mail oder über Netzwerkserver verteilt wurden. Es erforderte viele Arbeitsstunden, um alle Teile des Prozesses genau zu überwachen und sicherzustellen, dass jeder Punkt rechtzeitig und planmäßig erledigt wurde.

Im Durchschnitt dauerte der monatliche Abschlussprozess bei Philips mehr als eine Woche, weil Excel nicht effizient genug war. Darüber hinaus war Excel eine unzureichende Lösung, da es weder einen zuverlässigen Nachweis für die korrekte Durchführung der Prozessabläufe noch die für die interne Kontrolle unerlässliche Dokumentation lieferte.

WARUM BLACKLINE

Philips erkannte, dass seine Finanzprozesse verbessert werden mussten und entschied sich für die Implementierung von Smart Close. "Philips kann auf viele erfolgreiche Jahre zurückblicken, die dazu beigetragen haben, dass das Unternehmen einen guten Ruf genießt. Eine der Verantwortlichkeiten eines weltweit führenden Unternehmens ist ein starkes Finanzberichtssystem, und dafür verlassen wir uns auf Smart Close", sagt Segers.

Im Rückblick auf den ursprünglichen Excel-basierten Prozess nennt Segers einen Mangel an globaler Transparenz, Eigenverantwortung und Rechenschaftspflicht als die größten Herausforderungen, denen sie gegenüberstanden. "An unserem monatlichen Bilanzierungsverfahren sind viele Funktionen wie Finanzen, Logistik und unser Projektbüro beteiligt. Vor Smart Close behielt nur der Controller den Überblick über die Informationen", erklärt er. "Heute kann jeder für sich selbst überprüfen, was er bis zu welchem Termin liefern muss, und das Ergebnis sehen, wenn die Aufgabe abgeschlossen ist. Durch die Einbeziehung aller Abschlussschritte müssen die Anwender die Aufgaben in der richtigen Reihenfolge erledigen. Dieses neue Verfahren hat es viel einfacher gemacht, die richtigen Leute zur Verantwortung zu ziehen."

Die Implementierung des benutzergesteuerten, benutzerfreundlichen Smart Close-Systems hat bei Philips eine Kultur der Eigenverantwortung geschaffen und gleichzeitig die Zeit für die Aufgabenerledigung und die Fehlerquote erheblich reduziert. Es setzt klare Erwartungen und gibt den Anwendern bequeme Tools an die Hand, um Papierkram und unnötige Probleme am Monatsende zu vermeiden. Auch die Anwender werden von der automatisierten Finanzsoftware positiv beeinflusst und genießen die Vorteile eines schnellen Reportings, klarer Prozesse und geringerer Kosten.

DIE ERGEBNISSE

Verbesserte Prozesseffizienz. Wenn man den gesamten ROI nach der Implementierung von Smart Close betrachtet, ist die größte Auswirkung, die die Lösung auf Philips hatte, die Verbesserung der Prozesseffizienz. Die Datenerfassung, Aufgabenüberwachung und Nachverfolgung sind jetzt optimiert und genau. Die Umstellung von Philips auf Smart Close hat Continuous Accounting ermöglicht und macht Informationen über den gesamten End-to-End-Prozess verfügbar.

Auf die Frage nach den Auswirkungen auf die Abschlussüberwachung und das Follow-up (die größten Ursachen für Verzögerungen beim Abschluss bei Philips) sieht Segers einen klaren Kontrast zwischen der Einfachheit des Arbeitens mit Smart Close und den früheren Tagen mit endlosen E-Mails und Telefonaten. "Heute überwacht der Controller lediglich, ob jeder seinen Teil erledigt hat, und wenn nicht, sendet er eine Nachricht oder ruft an, um schnell und effizient mit allen Mitarbeitern zu kommunizieren, die ein Risiko für die Verzögerung des Prozesses darstellen."

ROI Jahr für Jahr nach der Implementierung. Philips hat Smart Close in weniger als drei Monaten implementiert und ist begeistert von der schnellen Implementierung und dem schnellen ROI. Obwohl Philips Smart Close bereits seit 12 Jahren einsetzt, ist das Unternehmen weiterhin von den Vorteilen überzeugt. "Das Tolle an Smart Close ist, dass wir, wann immer ein zusätzlicher Schritt erforderlich ist, die Änderung einfach selbst vornehmen können", erklärt Segers. "Das senkt die Kosten und macht uns unabhängig von der IT."

Die detaillierten Abschlussaufgaben von Philips und ein zentrales Prozessrepository haben auch kontinuierliche Prozessverbesserungen ermöglicht. Mit Smart Close können wiederkehrende Engpässe erkannt und Prozessverbesserungen leicht zentral vorgenommen werden. Auf die Frage, welche Ratschläge er zukünftigen Nutzern von Smart Close geben würde, sagt Segers: "Es ist mehr als eine automatisierte Finanzsoftware, es ist auch ein Werkzeug zur Prozessverbesserung. Mein Rat für Neukunden: Die Zustimmung des Managements ist ein absolutes Muss. Die ersten Monate vor der Implementierung waren eine Phase der Prozessoptimierung, und jetzt erfüllt Smart Close unsere hohen Standards - zur Freude aller." Nachdem der Abschlussprozess von Philips von einem mit Fehlern behafteten Wochenprozess zu einem nahezu fehlerfreien Tagesprozess geworden ist, ist seine Begeisterung verständlich.