Erhöhung der Transparenz für Abschlussprozesse und Kontenabstimmungen

Jede Sekunde werden bei eBay Artikel im Wert von mehr als 2.100 Dollar verkauft, was einem jährlichen Transaktionsvolumen von fast 70 Milliarden Dollar entspricht. Die Position von eBay als globaler Handelsgigant wird durch weitere rund 100 Milliarden Dollar Handelsvolumen gestärkt, die durch andere Marken wie eBay Enterprise, PayPal, Bill Me Later und StubHub erwirtschaftet werden. Zu eBay gehören mehr als 100 juristische Personen auf der ganzen Welt, darunter mehrere Einheiten in vielen Ländern, in denen das Unternehmen tätig ist, und das Unternehmen muss Hunderte von Bilanzkonten abstimmen.

Mit wenigen Ausnahmen strebt eBay eine einzige Instanz im SAP ERP an, um einen globalen Einblick in die Finanzlage zu erhalten. Ein kompliziertes Buchhaltungssystem erschwerte jedoch den Finanzabschluss am Monatsende und führte zu einem Prozess, der bis zu 10 Tage dauern konnte. Ein Hauptgrund für diesen verlängerten Zyklus war, dass sich das Unternehmen auf ein überwiegend manuelles, papiergestütztes Kontenabstimmungssystem verließ.

Tom Hoover, leitender Manager für Finanzsysteme bei eBay, erinnert sich, dass alle Mitarbeiter der Buchhaltung viel zu tun hatten. "Aufgrund der Art unseres Geschäfts, erhalten wir oft Anfragen nach Unterlagen, die mehrere Jahre zurückliegen. Es war sehr arbeitsintensiv". Wenn für mehrere verschiedene juristische Personen Belege benötigt wurden, löste es Runden von Telefonanrufen und E-Mails aus, um die notwendigen Unterlagen aufzuspüren und einzureichen.

Sprachbarrieren, Zeitunterschiede und geplante oder ungeplante freie Tage trugen zu möglichen Verzögerungen bei. Um diese Ineffizienzen zu berücksichtigen, wurde eine 24-Stunden-Verzögerung in den Finanzabschlusszyklus eingebaut, die jedoch einige offene Konten nicht verhindern konnte, vor allem wegen der schieren Anzahl der Buchhaltungsteams auf der ganzen Welt.

"Allein bei der Beschaffung der Informationen war eine Menge Logistik zu berücksichtigen", sagt Hoover. "Besonders schwierig war es für die Controller, die die Konten abzeichnen mussten, da oft nicht alle Informationen an einem Ort zentralisiert waren." Dies wiederum machte die Fertigstellung der manuellen Checklisten zum Monatsende zu einem sehr reaktiven Prozess. Das stetige Wachstum von eBay machte dieses manuelle System untragbar.

Nur knapp 20 Jahre nachdem der Gründer Pierre Omidyar die Türen von eBay öffnete, indem er einen kaputten Laserdrucker für 14,83 Dollar versteigerte, hatte die Organisation jeden Monat mehr als 10.000 Konten abzugleichen, von denen etwa 1.600 als essentiell für Audits identifiziert wurden. "Wir waren an einem Wendepunkt angelangt, an dem wir wussten, dass wir modernisieren und anfangen mussten, smarter zu denken", sagt Hoover.