Trotz des rasanten Wachstums von Discovery, sowohl organisch als auch durch Übernahmen, wurden die Kontenabstimmungen in fünf globalen operativen Zentren in Florida, Polen, Großbritannien, Italien und Singapur manuell durchgeführt. Oft wurden sie ausgedruckt und in Ordnern auf der ganzen Welt aufbewahrt.

Das Buchhaltungsteam des Unternehmens hatte keine zentrale Kontrolle über den Prozess, und da es mit Tabellenkalkulationen arbeitete, konnte es nicht sicher sein, dass die globalen Teams die Erwartungen erfüllten und die internen Standards einhielten.

"Als wir vor allem international wuchsen, hat der Prozess der Kontenabstimmung nicht mehr funktioniert", sagt Kiara Hartnett, Director of Corporate Accounting bei Discovery mit Hauptsitz in Silver Spring, Maryland.  "Die Situation verschlechterte sich rapide, als wir die Tore zu einer viel größeren globalen Präsenz öffneten. Kontenabstimmungen sind das Rückgrat unserer Kontrollumgebung, und wir brauchten eine bessere Lösung in einem extrem engen Zeitrahmen."

SandPoint Consulting, ein BlackLine- und SAP-Partner, schloss ein SAP Business Consolidations and Planning (BPC)-Projekt bei Discovery ab. Ein Berater von SandPoint hatte zuvor bei BlackLine gearbeitet und empfahl Discovery, sich die Lösungen von BlackLine anzusehen.

Das Unternehmen zog auch einen Mitbewerber in Betracht, entschied sich aber nach einer Demo und der Bewertung der Funktionen für BlackLine. Und nach den positiven Erfahrungen mit SandPoint im Rahmen des Konsolidierungsprojekts war SandPoint die natürliche Wahl für einen Implementierungspartner.

Schlüsselfaktoren, die die Entscheidung beeinflussten, waren der Status von BlackLine als SAP-Partner, die Fähigkeit des SAP-Connectors von BlackLine, Daten von der SAP R/3-Plattform von Discovery zu übernehmen, und die bewährte BlackLine-Expertise von SandPoint.

Höhere Effizienz und Transparenz. Bei der schrittweisen Implementierung unter der Leitung von SandPoint lud Discovery zunächst einfach seine Tabellenkalkulationen für die Kontenabstimmungen in BlackLine, um einen schnellen Erfolg und eine bessere Transparenz zu erzielen. Sechs Monate später begann das Unternehmen mit der Nutzung zusätzlicher Funktionen, darunter Vorlagen und automatische Zertifizierungen. Außerdem wurden die SAP-Nebenbücher direkt in BlackLine integriert, um das Risiko zu minimieren und zusätzliche Zeit zu sparen.

Zu Beginn der Implementierung führten SandPoint und Discovery intensive globale Schulungen für über 300 Anwender durch. Die Zusammenarbeit mit dem internen Revisionsteam beschleunigte die Akzeptanz und die Ergebnisse und reduzierte zudem die mit der Prüfung verbundenen Reisekosten, da die Belegdokumentation direkt in BlackLine geprüft werden konnte.

Mit einem risikobasierten Modell hat Discovery die Gesamtzahl der Zertifizierungen durch die Gruppierung von Konten erheblich reduziert. Das Buchhaltungsteam spart durch die neue Effizienz einen enormen Aufwand, während durch die Dezertifizierung das Risiko des Abgleichs falscher Salden entfällt. BlackLine automatisierte auch die zuvor manuellen und zeitaufwendigen Vollständigkeitsüberprüfungen.

"BlackLine Account Reconciliations hat unser Kontrollumfeld drastisch verbessert", sagt Hartnett. "Wir haben definitiv eine höhere Zeiteffizienz, eine viel bessere Transparenz und können Dinge viel schneller erkennen."

Stärkere Kontrolle der Journalbuchungen. Nachdem die Kontenabstimmung in der Cloud optimiert wurde, fokussierte sich Discovery auf das zweite Problem - die manuellen Journalbuchungen. Die Unfähigkeit von Discovery, zwischen manuellen und automatisierten Journalbuchungen zu unterscheiden, wurde von externen Auditoren als Kontrollmangel bezeichnet, was dazu führte, dass die Prüfer ein viel größeres Volumen an Journalbuchungen testen mussten. BlackLine Journal Entry bot eine elegante Lösung, die direkt auf SAP aufgesetzt und vom Buchhaltungsteam des Unternehmens verwaltet werden konnte.

Heute lässt Discovery Tausende von Journalbuchungen vor jedem Abschluss prüfen und genehmigen, was mit früheren manuellen Verfahren nicht möglich war. Das Unternehmen ist in der Lage, Buchungen zu vermeiden, die als unwesentlich erachtet werden, und die Auditoren stellten fest, dass Discovery die Konstruktionsfehler seiner früheren Journalbuchungsumgebung beseitigt hatte

"BlackLine gibt uns eine viel stärkere Kontrollumgebung für Journalbuchungen - mit Genehmigungen vor dem Abschluss", sagt Hartnett. "Wir waren in der Lage, Schwellenwertanalysen durchzuführen, bei denen bestimmte Buchungen nicht mehr vorgenommen werden, weil die Daten in BlackLine so viel einfacher zu sehen sind."

Nachdem BlackLine für Kontenabstimmungen und Journaleinträge eingeführt wurde, ergab eine interne Umfrage eine "äußerst positive" Zufriedenheit mit BlackLine bei insgesamt 300 Anwendern.

"Unser internes Audit-Team ist von BlackLine begeistert, und die externen Auditoren sind es auch", sagt Hartnett. "Sowohl unsere Kontenabstimmungen als auch unsere Journalbuchungsprojekte mit BlackLine werden als großer Erfolg angesehen."