DIE HERAUSFORDERUNG

Während die Hyatt-Zentrale bereits Tabellenkalkulationen aus dem monatlichen Abstimmungsprozess eliminiert hatte, musste die Accounting Consolidation Abteilung der Buchhaltung noch immer einen Großteil der Abstimmungen am Monatsende an einen Dienstleister in Indien auslagern.

"Wir kontrollierten mehr als 200 Hotels und nutzten dafür ein webbasiertes Tool, das eine begrenzte Funktionalität hatte und sehr langsam war", sagte Jeanette Nimmo, GL Global Process Owner bei Hyatt. "Wir warteten ständig auf Berichte, die uns sagen würden, wo die Hotels im Abschlussprozess waren. Nichts war in Echtzeit, und unsere Einblicke in den gesamten Prozess - und das gesamte Unternehmen - waren unglaublich begrenzt".

Mit dem bestehenden System waren auch Audits sehr mühsam. Das Team musste manuell die entsprechenden Informationen herunterladen und Backups durchsuchen, um Daten für die Auditoren zu sammeln.

Erschwerend kam hinzu, dass das Management-Tool der Abteilung nicht in die Abstimmungsprozesse integriert war, was bedeutete, dass das Team nie einen vollständigen Einblick in die Vorgänge hatte. Folglich war es ein sehr manueller Prozess, dafür zu sorgen, dass Mitarbeiter vorgegebene Fristen einhielten. "Wir hatten ein separates Werkzeug für das Aufgaben-Monitoring", sagte Nimmo. "Das hat alles wirklich verlangsamt."

WARUM BLACKLINE

Auf der Suche nach einer automatisierten Lösung für die Abstimmungen verglich Hyatt mehrere Anbieter. "Wir haben uns mehrere andere Tools angeschaut. BlackLine war die beste Lösung", sagte Nimmo. "Es handelt sich um eine komplette Cloud-Lösung, was uns eine vollständige Transparenz ermöglichte. Es war auch die beste Option in Bezug auf die Kosten, und wir wussten, dass wir mit dieser Lösung wachsen konnten.

Auch die Möglichkeit, BlackLine in Etappen zu implementieren - und dennoch die volle Funktionalität der einzelnen Prozesse zu erhalten - war ein entscheidender Faktor. "Wir wussten, dass wir mit BlackLine nicht alles auf einmal machen müssen. Wir konnten verschiedene Module nach Bedarf aktivieren", so Nimmo. "Außerdem ist die Lösung sehr benutzerfreundlich und einzelne Schritte lassen sich leicht nachvollziehen. Es ist wirklich selbsterklärend."

Das Team implementierte zwei BlackLine-Module, Account Reconciliations und Task Management, innerhalb von nur drei Wochen. "Wir aktualisierten Oracle zur gleichen Zeit und hatten einen völlig neuen Kontenplan, aber es war einfach, alles in BlackLine zu integrieren", sagte Travis Curl, General Ledger Analyst bei Hyatt. "Alles war nur ein Import. Es war damit ein einfacher Übergang, und es gab keine großen Probleme mit BlackLine. Immer wenn ich Fragen hatte, meldete sich BlackLine noch am selben Tag bei mir. Das war sehr hilfreich, da ich wusste, dass sie immer verfügbar sind."

DIE ERGEBNISSE

Es ist nicht mehr notwendig, Daten für die Prüfer zu sammeln. Da die Auditoren direkten Zugang zu BlackLine erhalten können, muss das Team keine Zeit mehr für die Suche und das Sammeln von Daten aufwenden.

"Audits sind für uns jetzt ein sogenannter "Non-Event". Auditoren können die benötigten Informationen direkt aus BlackLine abrufen. Das ist eine enorme Zeitersparnis für uns, und sie wissen es wirklich zu schätzen, nicht auf uns warten zu müssen", so Nimmo.

"Interne Auditoren haben jederzeit Zugang. Externe Rechnungsprüfer haben für einen begrenzten Zeitraum Zugang. Und die Hotels wissen es zu schätzen, dass BlackLine sie keine Abstimmungen einsehen lässt, die noch nicht im System vorhanden sind.

Erhöhte Transparenz und Zeitersparnis bei der Überwachung der Monatsabschlüsse von über 200 Hotels. Mit BlackLine weiß das Team in Echtzeit genau, wo sich jedes Hotel im Abschlussprozess befindet.

"Ich kann jederzeit sehen, wo sich jeder befindet, und wir können Aufgaben neu zuweisen, ohne E-Mails zu verwenden, was für uns eine enorme Zeitersparnis bedeutet", so Nimmo. "Wir müssen keine Informationen eingeben, die bereits vorhanden sind, und wir stellen sicher, dass die Leute Zeit für Probleme und nicht für alltägliche Dinge wie das Zusammenstellen von Informationen aufwenden. Dank BlackLine sparen wir zu Beginn des Jahres vermutlich einen kompletten Mitarbeiter ein".

Curl fügte hinzu: "Die Möglichkeit, viele verschiedene Funktionen zur Verfügung zu haben, alle Arten von Reports, die wir jederzeit ausführen können, spart uns so viel Zeit. Ich habe noch nie mit einem besseren Werkzeug als BlackLine gearbeitet.”

Sinnvolle und korrekte Aufgabentrennung. Die Aufgabentrennung ist entscheidend für die Einhaltung der Vorschriften, doch das bisherige System von Hyatt erschwerte die Verfolgung und Verwaltung von Verbindungen und Abhängigkeiten. "BlackLine hilft sicherzustellen, dass wir die Richtlinien für die Aufgabentrennung befolgen. Es lässt nicht zu, dass eine Person gleichzeitig Prozesse vorbereitet und überprüft", sagte Nimmo.

Hotels können sich auf die Kunden und nicht auf die Buchhaltung konzentrieren. Mit BlackLine hat das Team jedem Hotel die Möglichkeit gegeben, sich auf die Menschen und den Kundenservice zu konzentrieren - Hyatts erste Priorität - und nicht auf die Bücher.

"Wir suchen ständig nach Möglichkeiten, die Arbeitslast in den einzelnen Hotels zu reduzieren und sie in der Zentrale zu bündeln, damit sich unsere Hotels auf die Kunden konzentrieren können", so Nimmo. "BlackLine hat uns dabei geholfen, das zu erreichen."