Contrôle et visibilité dans une clôture mensuelle en deux jours.

Australia Post a parcouru un long chemin depuis la livraison du courrier par cheval de bât en 1809.

La société d'État a adopté l'innovation tout au long de sa longue histoire. Tout a commencé avec le télégraphe à la fin des années 1800 et a évolué jusqu'à aujourd'hui avec plus de 1 000 véhicules de livraison électriques respectueux de l'environnement, la plus grande flotte du pays.

Cet esprit d'innovation s'étend à l'ensemble de l'entreprise, y compris la comptabilité et à la finance. La société gère plus de 6,8 milliards de dollars de revenus annuels dans divers secteurs d'activité, notamment la livraison, le commerce électronique, la logistique, le marketing direct et les services financiers, tels que les paiements de factures et les assurances.

Australia Post emploie plus de 35 000 personnes, livre trois milliards d'articles par an et gère plus de 4 350 bureaux de poste. Avec plusieurs filiales, l’échelle et la complexité de la gestion financière de l’organisation nécessitent une automatisation efficace. Cette automatisation minimise le travail manuel, renforce les contrôles et augmente la visibilité.

« Notre stratégie en matière de comptabilité consiste à intégrer la meilleure technologie dans notre culture pour rechercher des gains d’efficacité et des améliorations de processus, et pour sortir des sentiers battus en matière d’innovations », explique Catherine Phan, directrice principale de la comptabilité générale d’Australia Post. « BlackLine nous permet de mettre en œuvre cette stratégie.»

Contrôle et visibilité dans une clôture mensuelle à deux jours

Depuis 2014, Australia Post a intensifié son utilisation des justifications de comptes BlackLine et de la justification des transactions. L'objectif était de rationaliser le processus de réconciliation, qui était lent et coûteux.

« Avant BlackLine, nous avions peu de visibilité et de contrôle sur l'ensemble du groupe », explique Phan. « Dans Excel, l'ensemble du processus demande beaucoup de travail et de temps, avec un manque de contrôle. »

Australia Post a commencé son parcours BlackLine avec des justifications de comptes pour automatiser et standardiser ses justifications, avec un déploiement itératif dans quatre filiales. Aujourd'hui, BlackLine permet à Australia Post d'automatiser environ 750 justifications de comptes par mois, ce qui réduit considérablement le travail manuel et contribue à une clôture de mois extrêmement rapide de deux jours.

Par exemple, Australia Post utilise BlackLine pour générer automatiquement des rapports quotidiens qui mettent en évidence les comptes nécessitant une enquête plus approfondie. « BlackLine offre beaucoup plus de contrôle et de visibilité pour les justifications de comptes, sans qu'une personne obtienne des informations des membres de l'équipe et ne rédige un rapport », explique Phan.

« Nous continuerons d'explorer la fonction d'analyse des écarts dans BlackLine pour fournir des mises à jour en temps réel et des rapports de bilan significatifs à la direction. »

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30% d'économies sur les coûts unitaires, Les comptes avec vieil historique sont passés de 50% à 1%, Un contrôle et une visibilité renforcés contribuent à la clôture mensuelle en deux jours pour les comptes transactionnels utilisant les règles de justification, par rapport à 9 jours avant la mise en œuvre, Audits annuels rationalisés terminés en moins d’une semaine pour la réconciliation du bilan par rapport à plus de deux semaines.

Économies d’1 million de dollars sur 3 ans

Économies d’1 million de dollars sur 3 ans

En commençant avec Account Reconciliations, cela a permis à Australia Post de préparer le terrain pour passer à Transaction Matching avec une base saine. La formation BlackLine U a aidé les comptables d’Australia Post à apprendre le système rapidement et à tirer parti de la technologie BlackLine.

« En raison des contraintes de ressources et de diverses priorités, nous voulions nettoyer les justifications de comptes et ensuite examiner les améliorations de processus », explique Phan. « Nous avons recommencé en nettoyant les comptes, puis en appliquant la justification des transactions.»

L'équipe de Phan utilise BlackLine pour faire correspondre les transactions entre les factures, les paiements et les relevés bancaires à des volumes qui sont passés d'environ 200 000 à 500 000 par mois avec l'augmentation de l'utilisation. Ceci est réalisé en utilisant les règles de correspondance dans BlackLine pour tous les comptes GL transactionnels à volume élevé.

Phan dit : « Aujourd'hui, moins de 1% des comptes ont des éléments de 90 jours ou plus, en baisse spectaculaire par rapport à 50% des comptes, grâce à la plus grande visibilité offerte par BlackLine. »

« La solution n'est pas seulement utilisée par notre équipe de justification, mais aussi par notre équipe de trésorerie et de banque StarTrack, qui utilise BlackLine pour rapprocher les reçus des clients. Et, ils peuvent désormais rapprocher 80% des reçus des factures, une augmentation de 50% depuis la mise en œuvre de BlackLine. »

En termes d'économies financières, BlackLine a permis à Australia Post d'économiser environ 1 million de dollars sur trois ans. Il existe des possibilités de mise en œuvre supplémentaires, telles que la maximisation du nombre total de comptes pouvant être regroupés dans les mêmes catégories, la minimisation du téléchargement des documents justificatifs et l'utilisation des fonctionnalités auto-certifiées, des fonctions de tâche et de l'analyse des écarts. Ces fonctions permettront à aux équipes de se concentrer sur la gestion par stratégie d'exception.

À venir

Australia Post explore de nouvelles possibilités d'utilisation de BlackLine dans deux autres domaines pour lutter contre les problèmes de consolidation : les règles de réconciliation et l'analyse de variation.

Par exemple, le déséquilibre inter-sociétés a toujours été un point difficile à consolider. La justification des comptes de paie pour plus de 35 000 employés peut être fastidieuse et longue.

Les règles de réconciliation de BlackLine permettront aux comptables d'améliorer le processus de justification et de se concentrer sur le travail analytique.

Quelle que soit sa direction, Australia Post peut s'appuyer sur les meilleures pratiques éprouvées et la technologie moderne afin de construire une fonction comptable et financière de classe mondiale.

« La comptabilité en continu, la gestion par exception et l'amélioration des processus sont des éléments importants de nos stratégies, et nous continuerons à utiliser BlackLine pour atteindre ces objectifs », a déclaré Phan.

« Comprendre les processus, identifier les lacunes et travailler en étroite collaboration avec BlackLine sont les meilleures pratiques clés que nous avons suivies pour livrer des projets et obtenir des résultats. »

Des audits plus rapides et rationalisés achevés en une semaine.

L'audit annuel est un autre domaine dans lequel Australia Post constate des améliorations révolutionnaires via BlackLine. Avec un accès direct à BlackLine, les auditeurs externes ont désormais terminé l'audit annuel en moins d'une semaine, tandis que l'équipe de Phan est épargnée par l'épreuve de la préparation manuelle et des explications.

« Nous n'avons pas besoin de passer du temps à envoyer des e-mails, à photocopier et à numériser, et à nous asseoir avec les auditeurs pour répondre à chaque question », explique Phan. « Nous nous assurons que les auditeurs ont un accès approprié aux comptes dont ils ont besoin via BlackLine, et s'ils ont des questions, c'est simple. C’est un très gros avantage pour nous. »

En permettant à nos auditeurs d'accéder à notre système BlackLine, ils ont une transparence et une efficacité totales. Ils achèvent l'audit sur la justification des bilans dans un délai d'une semaine au lieu de deux. En raison de la transparence de BlackLine, il n'y a presque plus de questions ou de préoccupations.

Des audits plus rapides et rationalisés, achevés en une semaine

L'audit annuel est un autre domaine dans lequel Australia Post constate des améliorations révolutionnaires grâce à BlackLine. Avec un accès direct à BlackLine, les auditeurs externes ont désormais clos l'audit annuel en moins d'une semaine, tandis que l'équipe de Phan est épargnée par l'épreuve de la préparation manuelle et des explications.

« Nous n'avons pas à passer du temps à envoyer des courriels, à photocopier et à numériser, et à nous asseoir avec les auditeurs pour répondre à chaque question », explique Phan. « Nous nous assurons que les auditeurs ont un accès approprié aux comptes dont ils ont besoin via BlackLine, et s'ils ont des questions, c'est simple. C’est un très gros avantage pour nous. »

En permettant à nos auditeurs d'accéder à notre système BlackLine, ils ont une transparence et une efficacité totales. Ils achèvent l'audit sur la justification des bilans dans un délai d'une semaine au lieu de deux. En raison de la transparence de BlackLine, il n'y a presque plus de questions ou de préoccupations.

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