Accroître la visibilité dans plus de 200 hôtels et faire des audits un « non-événement »

Hyatt Hotels Corporation, dont le siège social est à Chicago, est une société hôtelière mondiale de premier plan avec un héritage fier de faire en sorte que les clients se sentent les bienvenus. Le portefeuille mondial de la société comprend 618 propriétés dans 51 pays.

Le défi

Alors que le siège social de Hyatt avait déjà éliminé les tableaux de leur processus de justification mensuel, le service de consolidation comptable devait encore sous-traiter une grande partie de leurs justifications de fin de mois à un fournisseur de services en Inde. « Nous surveillions plus de 200 hôtels, mais en utilisant cet outil Web qui était vraiment limité et très lent », a déclaré Jeanette Nimmo, responsable du processus mondial GL chez Hyatt. « Nous attendions toujours un rapport qui nous indiquerait où se trouvaient les hôtels dans le processus de clôture. Rien n'était en temps réel, et notre visibilité à travers le processus - et à travers l'entreprise - était incroyablement limitée. »

Le système existant rendait également les audits laborieux. L'équipe devait télécharger manuellement les relevés et trier les sauvegardes pour collecter des données pour les auditeurs.

Pour compliquer les choses, l'outil de gestion des tâches du département n'était pas intégré à leurs données de justification, ce qui signifie que l'équipe n'avait jamais une visibilité complète sur les dépendances. En conséquence, garder les employés sur une tâche était un processus très manuel. « Nous avions un outil distinct pour le suivi des tâches », a déclaré Nimmo. « Cela nous ralentissait vraiment. »

Industry

ERP

Region

United States

COMPANY SIZE

Enterprise

BUSINESS IMPACT

Une visibilité accrue et un gain de temps, Élimination du besoin de récupérer des données pour les auditeurs, Assurer la séparation des tâches, Permettre aux hôtels de se concentrer sur les clients plutôt que sur la comptabilité.

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Accroître la visibilité sur plus de 200 hôtels

Pourquoi BlackLine

Dans la recherche d'une solution de justification plus automatisée, Hyatt a examiné plusieurs fournisseurs. « Nous avons examiné plusieurs autres outils. BlackLine était la meilleure solution », a déclaré Nimmo. « Il était entièrement dans le cloud, ce qui nous a permis une visibilité complète. C'était également la meilleure option en termes de coûts, et nous savions que nous pouvions grandir avec. »

La possibilité d'implémenter BlackLine par étapes - tout en conservant toutes les fonctionnalités des processus individuels - a également été un facteur décisif. « Nous savions qu'avec BlackLine, nous n'aurions pas à tout faire en même temps. Nous pouvions activer différents modules selon nos besoins », a déclaré Nimmo. « De plus, il est tellement convivial et facile à suivre. C'est vraiment explicite. »

L'équipe a mis en œuvre deux modules BlackLine, Account Reconciliations et Task Management, en seulement trois semaines. « Nous mettions à jour Oracle en même temps et avions un tout nouveau plan comptable, mais il était facile de tout mettre dans BlackLine », a déclaré Travis Curl, analyste du grand livre général chez Hyatt. « Tout ne fut qu'une importation. La transition a été facile et il n'y a pas eu de problèmes difficiles avec BlackLine. Chaque fois que j'avais des questions, BlackLine me rappelait le jour même. Cela a été très utile, sachant qu'ils sont toujours disponibles. »

Les résultats

Élimine le besoin de récupérer des données pour les auditeurs. Comme les auditeurs peuvent avoir un accès direct à BlackLine, l'équipe n'a plus à consacrer de temps à la recherche et à l'agrégation de données. « Les audits ne sont plus un événement pour nous maintenant. Les auditeurs peuvent extraire les informations dont ils ont besoin directement de BlackLine. C'est un énorme gain de temps pour nous, et ils apprécient vraiment de ne pas nous attendre », a déclaré Nimmo. « Les auditeurs internes ont accès à tout moment. Les auditeurs externes ont accès pour une période limitée. Et les hôtels apprécient que BlackLine ne les laisse pas examiner les justifications qui ne sont pas encore passées par le système. »

Visibilité accrue et gain de temps pour surveiller la clôture de fin de mois de plus de 200 hôtels. Avec BlackLine, l'équipe sait exactement où se trouve chaque hôtel dans le processus de clôture, en temps réel. « Je peux voir où tout le monde en est à tout moment, et nous pouvons transférer des tâches dans les deux sens sans utiliser de courrier électronique, ce qui représente un énorme gain de temps pour nous », a déclaré Nimmo. « Nous n'avons pas besoin de saisir des informations qui sont déjà là, et nous nous assurons que les gens passent du temps sur des problèmes, pas sur des choses banales comme rassembler des informations. Avec BlackLine, nous économisons probablement le travail d’une personne dans les trois premiers mois de l'année. » Et Curl d’ajouter : « La possibilité d'avoir de nombreuses fonctions différentes à portée de main, toutes sortes de rapports que nous pouvons exécuter à tout moment, nous fait gagner beaucoup de temps. Je n'ai pas travaillé avec un outil meilleur que BlackLine. »

Séparation des tâches assurée. La séparation des tâches est cruciale pour la conformité, mais le système précédent de Hyatt rendait difficile le suivi et la gestion des obligations. « BlackLine contribue à garantir que nous respectons les directives de séparation des tâches. Cela ne permet à personne de préparer et de réviser », a déclaré Nimmo.

Permettre aux hôtels de se concentrer sur les clients, pas sur la comptabilité. Avec BlackLine, l'équipe libère chaque hôtel pour se concentrer sur les personnes et le service client - la priorité numéro un de Hyatt - au lieu de leurs livres. « Nous cherchons constamment des moyens de retirer ce travail de l'hôtel et de l'apporter ici afin que nos hôtels puissent se concentrer sur les clients », a déclaré Nimmo. « BlackLine nous a aidés à atteindre cet objectif. »

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