Créée en 2011, GoodRx a connu une croissance rapide et une expansion vers de nouveaux secteurs d'activité. Cette expansion a cependant révélé des insuffisances du processus de rapprochement en place. Un outil de gestion de projet basé sur le web était utilisé pour organiser la clôture, mais les rapprochements étaient encore traités manuellement.

« Nous téléchargions des feuilles de calcul Excel sur des lecteurs partagés pour rapprocher les comptes du bilan en fin de mois. Ce processus était chronophage », explique Milton Massery, directeur comptable chez GoodRx.

« Le contrôle de version était un processus long et obtenir la copie finale d'un rapprochement demandait des efforts. Les checklists comportaient peu de contrôles et les éléments devaient être revérifiés pour s'assurer qu'ils n'avaient pas été modifiés ou supprimés par erreur. »

Même si BlackLine était fortement recommandée, « de nombreuses sociétés du portefeuille de notre partenaire de capital-investissement utilisent BlackLine »,  la direction a tout de même examiné plusieurs autres solutions.

« Nous avons constaté que la plupart des plateformes n'offraient pas les caractéristiques et fonctionnalités de BlackLine. » ajoute Milton Massery. « Nous avons étudié de près un système plus petit, mais pour l'équipe, il n'était pas assez professionnel et évolutif, contrairement à BlackLine. »

Good RX a déployé la solution Modern Accounting Playbook de BlackLine. Cela a pris deux mois. « J'ai effectué plusieurs déploiements de solutions informatiques au cours de ma carrière, et celles-ci sont généralement mouvementées. Cela n'a pas été le cas avec BlackLine », souligne Milton Massery.

« L'implémentation s'est révélée très organisée. Nous avions un plan du projet, un calendrier précis et des réunions chaque semaine. Notre consultant a été très proactif et s'est assuré que tout était soumis dans les délais de notre côté. »

Pour Milton Massery, relier BlackLine à NetSuite a été relativement aisé, ce qui l'a surpris compte tenu de ses expériences passées en matière d'intégration de systèmes.

« J'ai rencontré de nombreux problèmes auparavant avec l'intégration de systèmes. Les données ne circulaient pas ou les enregistrements se perdaient. L'intégration entre NetSuite et BlackLine a été impeccable dès le départ. Nos informaticiens ont été peu sollicités, peut-être deux heures. Ils ont été plutôt satisfaits de ne pas avoir à s'impliquer lourdement. »

Efficacité améliorée. Milton Massery dit qu'il ne peut pas imaginer se passer de BlackLine.

« La solution BlackLine est beaucoup plus efficace et précise. J'ai travaillé dans des entreprises qui procédaient encore à des clôtures manuelles. Cela faisait perdre des heures parce qu'il fallait passer en revue les nombreuses ébauches de relevés de comptes et de rapprochement. J'ai indiqué aux équipes que BlackLine leur ferait gagner du temps. »

Grâce à BlackLine, Milton Massery a aussi passé moins de temps en réunion. « Un de mes anciens clients m'a dit qu'il avait trois réunions chaque jour pour vérifier l'état d'avancement de la clôture. Une le matin, une l'après-midi et une le soir. Je n'ai pas ce problème parce qu'avec BlackLine, je peux voir à tout moment la progression de chacun dans la clôture. »

Réduction de 25 à 30 % du temps consacré aux comptes dormants. La certification automatique des comptes dormants a également amélioré notre efficacité.

« Avant BlackLine, nous devions revérifier les comptes dormants pour nous assurer qu'il n'y avait pas d'activité », explique Milton Massery. « Maintenant, les comptes dormants sont certifiés automatiquement dans BlackLine. Nous avons réduit de 25 à 30 % le temps passé sur ces comptes. »

Amélioration de la confiance de nos données comptables. Le renforcement des contrôles a permis d'accroître la confiance dans les données comptables.

« Grâce à Modern Accounting Playbook de BlackLine, nous avons amélioré notre précision. Il n'y a plus de problèmes relatif au contrôle de version. De plus, nos préparateurs et réviseurs sont distincts », ajoute Milton Massery.

« J'ai beaucoup plus confiance dans les données comptables. Aujourd'hui, les entreprises doivent absolument utiliser un outil de rapprochement si elles veulent disposer d'un solide reporting financier. »

Visibilité et transparence améliorées. Avant BlackLine, Milton Massery avait peu de visibilité sur la progression de la clôture.

« Je pouvais voir que des tâches étaient validées mais il était difficile de vérifier si certaines avaient été modifiées ensuite. Avec BlackLine, je peux voir si un collaborateur a effectivement rapproché un solde et m'assurer que personne n'a saisie une écriture par la suite. Si quelqu'un enregistre une écriture de journal tardive ou une écriture postérieure à la clôture, nous sommes immédiatement alertés. »

Évolutivité. La solution BlackLine est évolutive ; l'équipe comptable peut ainsi facilement s'ajuster à la croissance rapide de GoodRx.

« Lorsque votre entreprise se développe dans de nouveaux secteurs d'activité, et que vous faîtes encore les choses manuellement avec des feuilles Excel partagées, cela ne peut tout simplement pas suivre », explique Milton Massery.

« Même si nous ajoutons de la complexité, il faut continuer à clôturer les comptes dans les temps. En fait, nous devons les clôturer plus rapidement aujourd'hui, car nous sommes soumis à une forte pression pour produire nos rapports plus rapidement. Grâce à BlackLine, nous pouvons faire face à l'augmentation de la charge de travail, et à l'augmentation de la complexité, à mesure que l'entreprise se développe. »

Gestion de la plateforme avec un support informatique réduit. L'administration de BlackLine étant assurée par l'équipe comptable, l'implication de l'équipe informatique de GoodRx est minimale.

« Un informaticien n'est pas nécessaire pour gérer BlackLine », ajoute Milton Massery. « Notre équipe comptable peut assurer la maintenance mensuelle et les entretiens trimestriels et annuels. »