Amélioration du flux de travail, élimination de l'impression et augmentation de la conformité à 99,8%

Depuis plus de 160 ans, Western Union offre aux particuliers et aux entreprises des moyens rapides et fiables de transférer de l'argent. La société exploite 500 000 agences et emploie 10 000 personnes dans le monde.

Western Union utilise la technologie de manière transparente pour aider des millions de personnes dans le monde à échanger de l'argent en quelques minutes, des États-Unis au Mexique, de la Mongolie au Sénégal. Pourtant, le processus de justification des comptes était toujours très manuel et long, nécessitant au moins 10 jours de traitement par mois. Même si l'entreprise opère dans plus de 200 pays, toutes les justifications sont uniquement gérées en dollars.

Selon Shay Carroll, directeur comptable GSAS chez Western Union, « Notre processus existant ne comportait aucun flux de travail. Les rapports étaient très limités et tout type d'examen ou de surveillance était basé sur des courriels, des analyses et des tableaux croisés. Nous avons eu des justifications de 370 pages qui ont dû être numérisés et envoyés par courriel, puis signés et renvoyés. Il y avait très peu d'automatisation. »

ERP

Region

United States

COMPANY SIZE

Enterprise

BUSINESS IMPACT

• Plus d'efficacité dans les flux de travail et une meilleure productivité des employés,

• Une conformité cumulée de 99,8%,

• Un accès facilité à tous les dossiers partout dans le monde,

• La possibilité de justifier les comptes en plusieurs devises.

Découvrez comment Western Union a amélioré l'efficacité du flux de travail et la productivité des employés

Pourquoi BlackLine

Lorsque les résultats d'une étude d'engagement ont montré que les employés étaient très mécontents de la technologie existante dans l'entreprise, Western Union a commencé la recherche d'une solution pour une justification en temps réel. « Les employés voulaient une application unique avec des modèles système qu'ils pouvaient remplir, puis joindre et envoyer aux réviseurs », a déclaré Carroll.

Shay Carroll et son équipe ont reçu une liste des meilleurs sous-traitants de KPMG. « Nous avons présélectionné trois d'entre eux et leur avons demandé une démo chacun. Les utilisateurs avaient du mal à se décider, nous avons donc demandé de nouvelles démos » affirme Shay Carroll. « Nous sommes alors passés à deux candidats, mais les résultats étaient toujours très proches. Les utilisateurs voulaient d'abord essayer l'application avant de se décider. »

C'est alors que l'entreprise a effectué une comparaison point par point, donnant à 30 utilisateurs exactement les mêmes comptes à justifier dans chaque solution. « Nous avons réalisé une nouvelle étude après l'utilisation des deux solutions qui ont révélé que 80% des employés préféraient BlackLine », selon Shay Carroll.

Western Union a déployé la solution Justifications de comptes sur une période de quatre mois. BlackLine a fourni des formations par le biais de son université et de six webinars. « La gestion du changement est un élément vital. Nos utilisateurs ont utilisé BlackLine, c'est eux qui ont pris la décision finale. C'est pourquoi l'adhésion à la solution s'est effectuée avant son déploiement » estime Shay Carroll.

Au lieu de modifier tous les comptes simultanément, la société a effectué une exécution parallèle limitée, ajoutant 20 nouveaux comptes chaque mois. « Nous avons été impressionnés par la façon dont tout s'est bien passé. Je m'attendais à 12 mois de problèmes. Quatre mois plus tard, nous avons désactivé l'ancien système parce que les utilisateurs effectuaient déjà 100% de leurs rapprochements dans Blackline. »

LES RÉSULTATS

 

Amélioration de l'efficacité du flux de travail et de la productivité des employés en éliminant les processus manuels

Avec BlackLine’s Reconciliation, Western Union a mis en ligne tous les rapprochements mensuels, éliminant ainsi le besoin de doubler la saisie des données, l’impression et les allers-retours. « Le papier, les cartouches d’encre et les dossiers d’imprimante sont redondants », a expliqué un utilisateur. Selon Carroll, « BlackLine nous a donné une plus grande efficacité en termes de flux de travail. Il a remplacé tous nos processus manuels. Nous avons tout dans une application unique. Tous les rapports sont produits à partir de BlackLine, et nous avons considérablement réduit nos besoins d'impression. »

Augmentation de la conformité à 99,8%

Sur les 15 000 rapprochements mensuels de Western Union, 99,8% sont conformes. « Nous n’avons que 30 problèmes sur 15 000, et ces 30 étaient dus à un problème d’historique », a déclaré Carroll. « Tout le reste a été réconcilié, passé par SOX et examiné par leurs pairs, ainsi que par des audits externes et internes. »

Accès autorisé à tous les enregistrements, de n'importe où dans le monde, à tout moment

En éliminant les processus basés sur le papier et les tableaux, Carroll et son équipe ont non seulement réduit les dépenses – « Nous avons réalisé des économies au cours des neuf premiers mois » – mais également amélioré le flux de travail grâce à un accès en temps réel aux données critiques. Selon un utilisateur, « Les affectations d'équipe sont magiques. Il n'y a pas de panique quand quelqu'un est absent du bureau. » D'autre part, l'accès en ligne signifie une meilleure sécurité des travaux existants : « Rien ne manque ! Toutes mes justifications sont 100% sécurisées ! ».

Gain dans la capacité de réconcilier dans plusieurs devises, pas seulement en dollars

En tant qu'entreprise mondiale, Western Union possède 28 grands livres de devises dans Oracle, qui auparavant étaient tous justifiés en dollars. « Les utilisateurs devenaient fous parce qu’ils ne se réconciliaient pas en monnaie locale », a déclaré Carroll. « Avec BlackLine, pour la première fois, nous avons des rapprochements multidevises. »

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