Western Union utilise une technologie performante qui permet à des millions de personnes de transférer des fonds en quelques minutes, des États-Unis au Mexique, ou de la Mongolie au Sénégal. Et pourtant, jusque récemment, son processus de rapprochement était encore très manuel et chronophage, nécessitant au moins 10 jours de traitement par mois. Bien que la société soit active dans plus de 200 pays, tous ses rapprochements étaient gérés uniquement en dollars.

Comme en témoigne Shay Carroll, directeur comptable GSAS chez Western Union, «Nous n'avions aucun workflow pour notre processus existant. Nos capacités de reporting étaient très limitées et nos moyens de vérification ou de surveillance reposaient sur l'échange d'e-mails, de documents scannés et de documents papier. Nous avions 370 pages de rapprochements à scanner et à envoyer par e-mail, qu'il fallait envoyer à nouveau une fois signées. Il y avait très peu d'automatisation».

À la suite d'une enquête sur l'engagement révélant que les employés étaient très mécontents de la technologie existante de l'entreprise, Western Union s'est mis en quête d'une solution de rapprochement plus moderne.

«Les employés demandaient une application tout-en-un avec des modèles intégrés qu'ils pourraient remplir, joindre et envoyer aux réviseurs», explique Shay Carroll.

Le directeur et son équipe ont d'abord fait appel au cabinet d'audit KPMG pour obtenir une liste des meilleurs fournisseurs du secteur. «Nous avons sélectionné trois fournisseurs de la liste et leur avons demandé des démonstrations. Les utilisateurs n'arrivaient pas à se décider, alors nous avons demandé une deuxième série de démos», explique Shay Carroll. « Deux fournisseurs sortaient du lot, mais la compétition était serrée. Les utilisateurs ont demandé à pouvoir utiliser chaque application avant de confirmer leur choix. »

Western Union a fait la comparaison en donnant à 30 utilisateurs les mêmes comptes à rapprocher dans chaque solution. «Nous avons à nouveau pris l'avis des utilisateurs après cet essai et 80% d'entre eux préféraient BlackLine», explique Shay Carroll.

Western Union a déployé Account Reconciliations sur une période de quatre mois. Les employés ont pu se former sur la plateforme BlackLine U et six webinaires ont été organisés en amont. «La gestion du changement est essentielle. Nos utilisateurs avaient choisi BlackLine, ils étaient donc très investis. Nous avons rassemblé l'adhésion de tous avant le déploiement», précise le directeur.

Au lieu de transférer tous ses comptes simultanément, la société a progressivement ajouté 20 nouveaux comptes chaque mois. «Nous avons été surpris par la simplicité du déploiement. Je m'attendais à 12 mois de galère. Quatre mois plus tard, nous avons mis l'ancien système hors service, car nos utilisateurs faisaient déjà 100 % de leurs rapprochements dans BlackLine».