Un workflow optimisé, sans papier, avec un taux de conformité de 99,8 %

Depuis plus de 160 ans, Western Union fournit aux particuliers et aux entreprises des services de transfert de fonds rapides et fiables. La société gère 500 000 agences et emploie 10 000 personnes de par le monde.

Le défi

Western Union utilise une technologie performante qui permet à des millions de personnes de transférer des fonds en quelques minutes, des États-Unis au Mexique, ou de la Mongolie au Sénégal. Et pourtant, jusque récemment, son processus de rapprochement était encore très manuel et chronophage, nécessitant au moins 10 jours de traitement par mois. Bien que la société soit active dans plus de 200 pays, tous ses rapprochements étaient gérés uniquement en dollars.

Comme en témoigne Shay Carroll, directeur comptable GSAS chez Western Union, «Nous n'avions aucun workflow pour notre processus existant. Nos capacités de reporting étaient très limitées et nos moyens de vérification ou de surveillance reposaient sur l'échange d'e-mails, de documents scannés et de documents papier. Nous avions 370 pages de rapprochements à scanner et à envoyer par e-mail, qu'il fallait envoyer à nouveau une fois signées. Il y avait très peu d'automatisation».

Pourquoi BlackLine

À la suite d'une enquête sur l'engagement révélant que les employés étaient très mécontents de la technologie existante de l'entreprise, Western Union s'est mis en quête d'une solution de rapprochement plus moderne.

«Les employés demandaient une application tout-en-un avec des modèles intégrés qu'ils pourraient remplir, joindre et envoyer aux réviseurs», explique Shay Carroll.

Le directeur et son équipe ont d'abord fait appel au cabinet d'audit KPMG pour obtenir une liste des meilleurs fournisseurs du secteur. «Nous avons sélectionné trois fournisseurs de la liste et leur avons demandé des démonstrations. Les utilisateurs n'arrivaient pas à se décider, alors nous avons demandé une deuxième série de démos», explique Shay Carroll. « Deux fournisseurs sortaient du lot, mais la compétition était serrée. Les utilisateurs ont demandé à pouvoir utiliser chaque application avant de confirmer leur choix. »

Western Union a fait la comparaison en donnant à 30 utilisateurs les mêmes comptes à rapprocher dans chaque solution. «Nous avons à nouveau pris l'avis des utilisateurs après cet essai et 80% d'entre eux préféraient BlackLine», explique Shay Carroll.

Western Union a déployé Account Reconciliations sur une période de quatre mois. Les employés ont pu se former sur la plateforme BlackLine U et six webinaires ont été organisés en amont. «La gestion du changement est essentielle. Nos utilisateurs avaient choisi BlackLine, ils étaient donc très investis. Nous avons rassemblé l'adhésion de tous avant le déploiement», précise le directeur.

Au lieu de transférer tous ses comptes simultanément, la société a progressivement ajouté 20 nouveaux comptes chaque mois. «Nous avons été surpris par la simplicité du déploiement. Je m'attendais à 12 mois de galère. Quatre mois plus tard, nous avons mis l'ancien système hors service, car nos utilisateurs faisaient déjà 100 % de leurs rapprochements dans BlackLine».

Les résultats

Un workflow efficace et une meilleure productivité des employés grâce à l'élimination des processus manuels. Avec Account Reconciliations de BlackLine, Western Union a pu mettre en ligne tous ses rapprochements mensuels, éliminant ainsi la double saisie des données, l'usage du papier et la communication par-e-mails. Comme en témoigne un utilisateur, «les documents à imprimer, les cartouches d'encre à remplacer et la gestion des dossiers nous ralentissaient.» Shay Carroll confirme ce gain d'efficacité : «Avec BlackLine, nous avons pu mettre en place un workflow efficace. Il a remplacé tous nos processus manuels. Tout est au même endroit. Tous les rapports sont générés sur BlackLine, et nous imprimons beaucoup moins de documents».

Une conformité à 99,8%. Sur les 15 000 rapprochements mensuels de Western Union, 99,8 % sont désormais conformes. «Nous n'avons détecté d'erreurs que pour 30 rapprochements sur 15 000, et ces erreurs étaient anciennes», confirme Shay Carroll. «Tout le reste a été rapproché sans problème et a passé les contrôles SOX, les évaluations par les pairs et les audits externes et internes».

Des données accessibles de n'importe où et à tout moment. En éliminant les processus basés sur le papier et les feuilles de calcul, Shay Carroll et son équipe ont réduit leurs dépenses « dès les neuf premiers mois » et amélioré leur workflow en accédant à toutes les données essentielles en temps réel. Selon un utilisateur, « le partage des tâches en équipe nous change la vie. On ne panique plus quand un collègue est absent au bureau. » Pour un autre employé, l'accès en ligne améliore aussi la sécurité des tâches effectuées : « Rien ne se perd ! Toutes mes justifications sont 100 % sécurisées» !

Capacité à effectuer les rapprochements dans plusieurs devises et non plus uniquement en dollars. En tant que société d'envergure internationale, Western Union gère 28 grands livres en différentes devises dans Oracle, mais à l'origine, ils étaient tous rapprochés en dollars. «Les utilisateurs s'arrachaient les cheveux parce qu’ils ne pouvaient pas faire leurs rapprochements dans la devise locale », explique Shay Carroll. «Avec BlackLine, pour la première fois, nous pouvons gérer les rapprochements multidevises».

Industrie

Financial Services

ERP

Oracle

Region

Global

Taille d'entreprise

Enterprise

Les resultats

Workflow efficace et meilleure productivité des employés

Taux de conformité à 99,8 %

Des données accessibles de n'importe où et à tout moment

Capacité à effectuer des rapprochements dans plusieurs devises


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