Gagner en visibilité sur plus de 200 hôtels … et faire des audits des « non-événements »

Hyatt Hotels Corporation, dont le siège social se trouve à Chicago, est une multinationale hôtelière. Au sein de ses 618 hôtels répartis dans 51 pays, un seul mot d’ordre : que les clients se sentent plus que bienvenus.

Le défi

Si le siège de Hyatt avait déjà exclu les feuilles de calcul du processus de justification mensuel, le service de consolidation comptable devait encore faire appel à un prestataire de services externe en Inde pour la plupart de ses justifications en fin de mois. « Nous assurions le suivi de plus de 200 hôtels, mais utilisions cet outil Internet, extrêmement limité et très lent{sp}», explique Jeanette{sp}Nimmo, Responsable Processus Global GL chez Hyatt. « Nous étions en permanence dans l’attente d’un rapport qui nous indiquerait à quel stade du processus de clôture se trouvaient les hôtels. Il n’y avait aucun suivi en temps réel, et la visibilité sur le processus, et au sein de l’entreprise, était vraiment limitée, c’était effarant. »

De plus, le système ERP alors utilisé rendait les audits laborieux. L’équipe devait télécharger manuellement les relevés et faire le tri dans les sauvegardes pour trouver et collecter les données destinées aux auditeurs.

Pourquoi BlackLine

En quête d’une solution de justification plus automatisée, Hyatt a passé en revue les offres de nombreux fournisseurs. « Nous avons examiné plusieurs autres outils, mais c’est celui de BlackLine qui nous correspondait le mieux », explique Jeanette Nimmo, avant de poursuivre : « Tout est dans le cloud, nous avions donc une visibilité totale. Il s’agissait également de la meilleure option d’un point de vue financier, et nous savions que Hyatt pouvait se développer de concert avec elle. »

La possibilité de mise en place progressive, tout en bénéficiant de l’intégralité des fonctionnalités de chaque processus, s’est également révélée un facteur décisionnel. « Nous savions qu’avec BlackLine il était possible de procéder par étape, nous pouvions activer les différents modules en fonction de nos besoins », indique Jeanette Nimmo. « De plus, le processus est tellement convivial et simple à suivre, c’est vraiment intuitif. »

L’équipe a mis en place deux modules BlackLine en trois semaines seulement : Account Reconciliations et Task Management. « Nous étions également en train de mettre Oracle à jour et avions un tout nouveau plan comptable, mais l’intégration dans BlackLine a été simple », précise Travis Curl, Analyste Grand Livre chez Hyatt. « Il nous a suffi de les importer. La transition a été facile, et nous n’avons rencontré aucun problème complexe avec BlackLine. Si j’avais des questions, BlackLine me répondait le jour même. Savoir que leur équipe était toujours disponible nous a été d’une grande aide.

Les résultats

Suppression de la nécessité d’extraire les données pour les auditeurs. Comme les auditeurs peuvent bénéficier d’un accès direct à BlackLine, l’équipe n’a plus à perdre du temps à rechercher et agréger des données. « Les audits sont désormais des non-événements chez Hyatt. Les auditeurs sont en mesure d’extraire les informations dont ils ont besoin directement depuis BlackLine », explique Jeanette Nimmo. « Les auditeurs internes y ont accès lorsqu’ils le souhaitent. Nous accordons l’accès aux auditeurs externes pour une durée limitée. De plus, les hôtels apprécient le fait que BlackLine les empêche de consulter les justifications qui ne sont pas encore passées par le système. » Visibilité accrue et gain de temps dans le suivi des clôtures en fin de mois de plus de 200{sp}hôtels. Avec BlackLine, l’équipe sait exactement à quel stade du processus de clôture se trouve chaque hôtel, ce en temps réel. « Je peux voir où chacun en est, à tout moment, et nous pouvons nous renvoyer des tâches sans nous envoyer d’e-mails, ce qui représente un gain de temps considérable pour nous », indique Jeanette Nimmo. « Nous n’avons pas à saisir des informations qui s’y trouvent déjà, et nous nous assurons que nos collaborateurs consacrent du temps aux problèmes, et non à des choses banales comme la collecte et l’agrégation d’informations. Avec BlackLine, nous économisons probablement une ressource entière au début de l’année, en l’espace de trois mois », ajoute Travis Curl. « La possibilité d’avoir un grand nombre de fonctions différentes à portée de main et toutes sortes de rapports que l’on peut exécuter à tout moment nous fait gagner beaucoup de temps. Jamais je n’ai travaillé avec un meilleur outil que BlackLine. »

Séparation des fonctions assurée. La séparation des fonctions est essentielle d’un point de vue de la conformité. Et pourtant, avec l’ancien système de Hyatt, il était difficile de suivre et de gérer les dépendances. « BlackLine nous aide à garantir que nous respectons les directives en matière de séparation des fonctions : impossible qu’une seule et même personne se charge de la préparation et de la révision », indique Jeanette Nimmo.

Capacité des hôtels à se concentrer sur les clients plutôt que sur la comptabilité. Grâce à BlackLine, l’équipe a permis à chaque hôtel de lever les yeux de ses livres comptables et de se concentrer sur l’humain et le service à la clientèle, la priorité numéro un de Hyatt. « Nous étions sans cesse à la recherche de moyens de transférer ici les tâches comptables des hôtels afin qu’ils puissent se concentrer sur les clients, et nous y sommes parvenus grâce à BlackLine », conclut Jeanette Nimmo.

2:00

Increasing Visibility Across 200+ Hotels
Industrie

Leisure, Hospitality & Travel

ERP

Oracle

Region

Global

Taille d'entreprise

Enterprise

Les resultats

Visibilité accrue et gain de temps

Suppression de la nécessité d’extraire les données pour les auditeurs

Séparation des fonctions assurée, capacité des hôtels à se concentrer sur les clients plutôt que sur la comptabilité


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