StackPath est l'un des premiers fournisseurs d'Edge Computing et le seul à proposer une gamme complète de produits optimisés selon cette méthode. La société a récemment été désignée comme l'un des principaux «fournisseurs de logiciels novateurs du secteur privé» au monde par Baird.

Bien qu'avant-gardiste, StackPath avait recours à un processus de clôture principalement manuel.

«Nos processus étaient, comme ceux de beaucoup de startups, très manuels», explique Liana Clarke, vice-présidente et contrôleuse chez StackPath. «Nous utilisions beaucoup de feuilles de calcul Excel».

Cette dépendance aux feuilles de calcul a fini par nuire à l'efficacité et à la visibilité au sein de cette société en pleine croissance. «Nous nous sommes développés à la fois par des acquisitions et par une croissance naturelle de notre base de clients. Nous avons un grand nombre d'entités juridiques distinctes pour lesquelles nous effectuons une consolidation mensuelle», explique Liana Clarke.

«Nous avions besoin d'un outil tout-en-un qui prenne en charge la consolidation de nos rapprochements, la clôture mensuelle et la centralisation de toutes nos tâches comptables. Notre objectif était à la fois de créer une source unique de données et de nous affranchir du travail manuel en augmentant l'automatisation».

La vice-présidente et son équipe ont évalué plusieurs fournisseurs et leur choix s'est porté sur BlackLine pour plusieurs raisons majeures.

«Quelques membres de notre équipe comptable avaient déjà utilisé BlackLine au sein d'autres entreprises, mais il fallait quand même s'assurer que c'était le bon outil pour StackPath. Lorsque nous avons comparé BlackLine à d'autres solutions, il en est ressorti que BlackLine était plus facile à utiliser, et surtout, c'est un fournisseur reconnu avec un système de support performant».

L'agilité de BlackLine a également été un facteur déterminant : StackPath pourra ainsi adopter d'autres solutions, comme Variance Analysis ou Journal Entry, selon ses besoins futurs. «BlackLine propose toutes les fonctionnalités dont nous pourrions avoir besoin au fil de notre croissance. Les autres solutions étaient plus limitées, ou ne proposaient tout simplement pas de fonctionnalités supplémentaires à intégrer ultérieurement».

 StackPath a déployé le Modern Accounting Playbook (MAP) pour Account Reconciliations de BlackLine, puis Transaction Matching pour ses rapprochements bancaires volumineux. La mise en œuvre a été «très rapide et fluide», précise Liana Clarke. «Nous avons pu déployer Account Reconciliations en un mois. »

«Notre consultante BlackLine nous a accompagnés tout au long du processus. Elle nous a présenté le modèle de déploiement que nous devions suivre et s'est montrée très disponible pour répondre à nos questions et organiser des sessions d'information et des réunions sur demande. Nous avons également pu la faire venir sur place, avant la pandémie, au moment de l'importation effective des données».

Une économie de plusieurs jours sur les audits. Grâce à l'automatisation et à la centralisation des principaux processus de clôture dans BlackLine, l'équipe comptable de StackPath a gagné beaucoup de temps, notamment plusieurs jours de travail lors de la préparation des audits.

«Nous pouvons octroyer à nos auditeurs l'accès à des entités spécifiques. Cela nous a fait gagner du temps, car il leur suffit maintenant de cliquer sur un rapprochement dans BlackLine pour voir immédiatement toutes les pièces justificatives, plutôt que d'avoir à nous les réclamer», explique Liana Clarke.

Une préparation simplifiée des rapprochements. Grâce au connecteur NetSuite de BlackLine, l'équipe a également pu automatiser la mise à jour des soldes.

«Nous avons configuré le connecteur pour qu'il importe les soldes actualisés dans BlackLine quatre fois par jour», explique Liana Clarke. «Certains rapprochements doivent absolument se faire pendant la clôture, et d'autres peuvent se faire après la clôture. Pour ceux qui sont indispensables à la clôture, il faut que les soldes soient mis à jour fréquemment au cours de la journée, à mesure que les écritures de journal sont enregistrées».

Facilitation du télétravail pendant la pandémie. BlackLine a permis à StackPath de passer facilement à une clôture virtuelle pendant la pandémie mondiale. «Heureusement, nous avions déployé BlackLine en fin d'année 2019, ce qui nous a permis de nous organiser facilement à distance», indique la vice-présidente.

«Maintenant, nous avons seule source de données, une seule source d'informations en commun, nous faisons moins de réunions Zoom. Il nous suffit de consulter BlackLine pour voir ce qui est fait, ce qui n'est pas fait, et où chacun en est dans la clôture».

Diminution des risques. L'élimination des tâches manuelles a réduit le risque d'erreur humaine. «Le travail dans Excel est fastidieux et cela engendre des erreurs», explique Liana Clarke. «En passant d'Excel à BlackLine, nous avons éliminé ce risque».

Visibilité accrue. «Nous traitons environ 570 tâches par mois, et nous avons pu toutes les regrouper au même endroit. Nous utilisons BlackLine tous les jours pour savoir ce que nous devons faire, quelles sont les tâches de la journée et ce qui doit être effectué», précise Liana Clarke.

«BlackLine facilite les processus comptables au quotidien, structure la clôture et devient rapidement un outil indispensable qui simplifie la vie de toute l'équipe et dont on ne peut plus se passer».