Le parcours de 12 ans de Philips avec Smart Close

Conscient que leurs processus financiers devaient être améliorés, Philips a choisi d'implémenter Smart Close. « Philips a une longue histoire de leadership qui a contribué à créer un nom très respecté. L'une des responsabilités d'un leader commercial mondial est d'avoir un solide système d'information financière et pour cela, nous comptons sur Smart Close », explique Segers.

Réfléchissant sur leur processus original basé sur Excel, Segers cite le manque de visibilité mondiale, d'appropriation et de responsabilité comme les plus grands défis auxquels ils ont été confrontés. « Notre procédure d'équilibrage mensuel implique de nombreuses fonctions telles que la finance, la logistique et notre bureau de projet. Avant Smart Close, seul le contrôleur gardait une trace des informations », explique-t-il. « Aujourd'hui, tout le monde peut voir par lui-même ce dont il a besoin pour livrer à la date voulue et voir le résultat lorsque la tâche est terminée. En incluant toutes les étapes de clôture, les utilisateurs finaux doivent effectuer les tâches dans le bon ordre. Cette nouvelle procédure a beaucoup facilité la responsabilisation des bonnes personnes. »

La mise en œuvre du système Smart Close convivial et axé sur l'utilisateur a créé une culture d'appropriation chez Philips tout en réduisant considérablement le temps d'exécution des tâches et les erreurs. Il définit des attentes claires et fournit aux utilisateurs des outils pratiques pour éliminer les formalités administratives et les difficultés inutiles de fin de mois. Leurs utilisateurs sont également impactés positivement par le logiciel financier automatisé et bénéficient des avantages d'un reporting rapide, de processus clairs et de coûts réduits.

Industry

ERP

Region

Europe

COMPANY SIZE

Enterprise

BUSINESS IMPACT

Mise en œuvre de Smart Close en moins de trois mois, Utilisation de son tableau de bord inter-sociétés pour surveiller 13 codes d'entreprise et prévenir les problèmes potentiels avant qu'ils ne surviennent.

Pourquoi Smart Close

Conscient que leurs processus financiers devaient être améliorés, Philips a choisi d'implémenter Smart Close. « Philips a une longue histoire de leadership qui a contribué à créer un nom très respecté. L'une des responsabilités d'un leader commercial mondial est d'avoir un solide système d'information financière et pour cela, nous comptons sur Smart Close », explique Segers.

Réfléchissant sur leur processus original basé sur Excel, Segers cite le manque de visibilité mondiale, d'appropriation et de responsabilité comme les plus grands défis auxquels ils ont été confrontés. « Notre procédure d'équilibrage mensuel implique de nombreuses fonctions telles que la finance, la logistique et notre bureau de projet. Avant Smart Close, seul le contrôleur gardait une trace des informations », explique-t-il. « Aujourd'hui, tout le monde peut voir par lui-même ce dont il a besoin pour livrer à la date voulue et voir le résultat lorsque la tâche est terminée. En incluant toutes les étapes de clôture, les utilisateurs finaux doivent effectuer les tâches dans le bon ordre. Cette nouvelle procédure a beaucoup facilité la responsabilisation des bonnes personnes. »

La mise en œuvre du système Smart Close convivial et axé sur l'utilisateur a créé une culture d'appropriation chez Philips tout en réduisant considérablement le temps d'exécution des tâches et les erreurs. Il définit des attentes claires et fournit aux utilisateurs des outils pratiques pour éliminer les formalités administratives et les difficultés inutiles de fin de mois. Leurs utilisateurs sont également impactés positivement par le logiciel financier automatisé et bénéficient des avantages d'un reporting rapide, de processus clairs et de coûts réduits.

Les Résultats

Amélioration de l'efficacité des processus

Lorsque l'on considère tout le retour sur investissement après la mise en œuvre de Smart Close, le plus grand impact de la solution sur Philips a été l'amélioration de l'efficacité des processus. La collecte des données, la surveillance des tâches et le suivi sont désormais rationalisés et précis. Le passage de Philips à Smart Close a activé la comptabilité en continu et rend les informations disponibles tout au long du processus de bout en bout.

Interrogé sur l'impact sur la surveillance et le suivi (les principales sources de retards de clôture de Philips), Segers établit un contraste frappant entre la facilité de travailler avec Smart Close et les premiers jours d'e-mails et d'appels téléphoniques sans fin. « Aujourd'hui, le contrôleur surveille simplement si tout le monde a fait son travail et, sinon, envoie un message ou passe un appel pour communiquer rapidement et efficacement avec tous les travailleurs qui présentent un risque de retarder le processus.»

ROI année après année après la mise en œuvre

Ayant implémenté Smart Close en moins de trois mois, Philips se réjouit de la mise en œuvre rapide et du retour sur investissement rapide. Bien qu'utilisant Smart Close depuis 12 ans, Philips continue d'être satisfait des avantages. « Ce qui est génial avec Smart Close, c'est que chaque fois qu'une étape supplémentaire est nécessaire, nous pouvons simplement faire le changement nous-mêmes », explique Segers. « Cela réduit les coûts et nous donne une indépendance vis-à-vis de l'informatique.»

Les tâches de clôture détaillées de Philips et un référentiel de processus central ont également permis des améliorations continues des processus

Avec Smart Close, des goulots d'étranglement récurrents peuvent être détectés et des améliorations de processus peuvent facilement être apportées de manière centralisée. Lorsqu'on lui a demandé quels conseils il offrirait aux futurs utilisateurs de Smart Close, Segers a déclaré : « C'est plus qu'un logiciel financier automatisé, c'est aussi un outil d'amélioration des processus. Pour les nouveaux clients, mon conseil est que l'approbation de la direction est un must absolu. Les premiers mois avant la mise en œuvre ont été une période d'optimisation des procédures, et maintenant Smart Close fonctionne selon nos normes élevées, pour la plus grande satisfaction de tous. » Après avoir fait passer le processus de clôture de Philips de semaines remplies d'erreurs à un quelques jours sans erreur, ses sentiments sont compréhensibles.

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