Avant l’adoption de Smart Close, Philips disposait d’un processus de clôture bien défini. Toutefois, à l’image de nombreuses entreprises, les tâches de clôture étaient gérées dans des feuilles de calcul Excel, qui étaient envoyées par e-mail ou diffusées via des serveurs réseau. Il fallait alors de nombreuses heures pour surveiller chaque composante du processus, afin de s’assurer que chaque tâche était réalisée

dans les temps et comme prévu.

En moyenne, le processus de clôture en fin de mois de Philips durait plus d’une semaine, en raison des lacunes d’Excel. Les feuilles de calcul constituaient de plus une solution inappropriée. Elles n’apportaient en effet ni les preuves fiables de l’exécution correcte des procédures du processus ni les documents essentiels aux tâches de contrôle interne.

Prenant conscience que ses processus comptables devaient être améliorés, Philips a choisi de mettre en place la solution Smart Close. « Philips entretient depuis longtemps une image de leader, ce qui a contribué à l’émergence de sa grande considération. Multinationale leader, Philips avait notamment pour responsabilités de disposer d’un système de reporting comptable rigoureux et, pour cela, nous nous en remettons à Smart Close », explique Rob Segers.

À propos du processus d’origine reposant sur Excel, Rob Segers invoque le manque de visibilité, de transparence et de responsabilité au niveau mondial comme étant les plus grands défis auxquels ils ont été confrontés. « Notre procédure d’équilibrage des comptes impliquait de nombreuses fonctions, par exemple la finance, la logistique et le bureau dédié aux projets. Avant l’adoption de Smart Close, seul le contrôleur gardait la trace des informations », explique-t-il. « À présent, tous les salariés peuvent voir par eux-mêmes ce qu’ils doivent faire et dans quel délai  

et prendre connaissance des résultats une fois la tâche accomplie. En incluant chacune des étapes de la clôture, les utilisateurs doivent réaliser les tâches dans le bon ordre. Avec cette nouvelle procédure, il est beaucoup plus simple d’impliquer les bonnes personnes. »

« Philips entretient depuis longtemps une image de leader, ce qui a contribué à l’émergence de sa grande considération. Multinationale leader, Philips avait notamment pour responsabilités de disposer d’un système de reporting comptable rigoureux et, à cette fin, nous nous en remettons à Smart Close. »

— Rob Segers, Contrôleur adjoint, succursale néerlandaise Benelux de Philips Medical Systems

La mise en place du système Smart Close, orienté utilisateur et simple d’utilisation, a donné vie à une culture d’implication au travail chez Philips, tant en accélérant considérablement l’exécution des tâches et en réduisant nettement le nombre d’erreurs. Les attentes sont clairement définies, et les utilisateurs sont dotés d’outils pratiques qui mettent un terme aux tâches administratives et aux pénibilités inutiles rencontrées en fin de mois. Les utilisateurs tirent eux aussi parti du logiciel d’automatisation de la comptabilité et profitent des avantages d’un reporting rapide, de processus clairement définis et de coûts amoindris.