Avant l’adoption de Smart Close, Philips disposait d’un processus de clôture bien défini. Toutefois, à l’image de nombreuses entreprises, les tâches de clôture étaient gérées dans des feuilles de calcul Excel, qui étaient envoyées par e-mail ou diffusées via des serveurs réseau. Il fallait alors de nombreuses heures pour surveiller chaque composante du processus, afin de s’assurer que chaque tâche était réalisée

dans les temps et comme prévu.

En moyenne, le processus de clôture en fin de mois de Philips durait plus d’une semaine, en raison des lacunes d’Excel. Les feuilles de calcul constituaient de plus une solution inappropriée. Elles n’apportaient en effet ni les preuves fiables de l’exécution correcte des procédures du processus ni les documents essentiels aux tâches de contrôle interne.

Prenant conscience que ses processus comptables devaient être améliorés, Philips a choisi de mettre en place la solution Smart Close. « Philips entretient depuis longtemps une image de leader, ce qui a contribué à l’émergence de sa grande considération. Multinationale leader, Philips avait notamment pour responsabilités de disposer d’un système de reporting comptable rigoureux et, pour cela, nous nous en remettons à Smart Close », explique Rob Segers.

À propos du processus d’origine reposant sur Excel, Rob Segers invoque le manque de visibilité, de transparence et de responsabilité au niveau mondial comme étant les plus grands défis auxquels ils ont été confrontés. « Notre procédure d’équilibrage des comptes impliquait de nombreuses fonctions, par exemple la finance, la logistique et le bureau dédié aux projets. Avant l’adoption de Smart Close, seul le contrôleur gardait la trace des informations », explique-t-il. « À présent, tous les salariés peuvent voir par eux-mêmes ce qu’ils doivent faire et dans quel délai  

et prendre connaissance des résultats une fois la tâche accomplie. En incluant chacune des étapes de la clôture, les utilisateurs doivent réaliser les tâches dans le bon ordre. Avec cette nouvelle procédure, il est beaucoup plus simple d’impliquer les bonnes personnes. »

« Philips entretient depuis longtemps une image de leader, ce qui a contribué à l’émergence de sa grande considération. Multinationale leader, Philips avait notamment pour responsabilités de disposer d’un système de reporting comptable rigoureux et, à cette fin, nous nous en remettons à Smart Close. »

— Rob Segers, Contrôleur adjoint, succursale néerlandaise Benelux de Philips Medical Systems

La mise en place du système Smart Close, orienté utilisateur et simple d’utilisation, a donné vie à une culture d’implication au travail chez Philips, tant en accélérant considérablement l’exécution des tâches et en réduisant nettement le nombre d’erreurs. Les attentes sont clairement définies, et les utilisateurs sont dotés d’outils pratiques qui mettent un terme aux tâches administratives et aux pénibilités inutiles rencontrées en fin de mois. Les utilisateurs tirent eux aussi parti du logiciel d’automatisation de la comptabilité et profitent des avantages d’un reporting rapide, de processus clairement définis et de coûts amoindris.

Amélioration de l’efficacité des processus. Parmi tous les retours sur investissements constatés après la mise en place de Smart Close, c’est l’amélioration de l’efficacité des processus qui s’est révélée le principal impact de la solution sur Philips. Les processus de collecte de données, de surveillance des tâches et de suivi sont désormais simplifiés et précis. L’adoption de Smart Close a permis à Philips de passer à la Continuous Accounting. De plus, les informations sont disponibles tout au long du processus.  

Lorsqu’on lui demande quel est l’impact sur le contrôle et le suivi des clôtures (les principales sources de retard de Philips en matière de clôture), Rob Segers fait état d’un contraste frappant entre la facilité de travailler avec Smart Close et l’époque des e-mails et des appels téléphoniques interminables. « Aujourd’hui, le contrôleur se limite à surveiller que tous les collaborateurs se sont acquittés des tâches qui leur avaient été attribuées et, dans le cas contraire, envoie un message ou appelle celui ou celle qui risque de retarder le processus, pour lui en faire part rapidement et efficacement. »

Un retour sur investissement année après année à la suite de la mise en place. Comme la mise en place de Smart Close a duré moins de trois mois, Philips se réjouit de la rapidité d’implémentation et de retour sur investissement. Même si Philips utilise Smart Close depuis 12 ans, la société reste satisfaite des avantages que lui procure la solution. « Elle permet de réduire les coûts et de nous détacher du service informatique. »   

La définition de tâches de clôture détaillées et l’utilisation d’un référentiel central des processus ont également permis une amélioration continue des processus. Grâce à Smart Close, il est possible de détecter les goulets d’étranglement récurrents, et les processus peuvent facilement être améliorés au niveau central. Lorsqu’on lui demande quel conseil il donnerait aux futurs utilisateurs de Smart Close, Rob Segers répond : « Ce n’est pas qu’un logiciel comptable automatisé. C’est également un outil permettant d’améliorer les processus. Mon conseil pour les nouveaux utilisateurs, c’est que l’aval de la direction est une véritable nécessité. Les premiers mois précédant la mise en place ont servi à optimiser les procédures. À présent, Smart Close est en ligne avec nos standards élevés, à la plus grande satisfaction de tous. » Comme Philips est passée d’un processus de clôture prenant plusieurs semaines et rempli d’erreurs à un processus durant quelques jours et presque exempt d’erreur, ses sentiments sont compréhensibles.