Automatisation de 97 % des écritures de journal et réduction de 90 % des coûts d’impression
Performance Food Group (PFG) est une société de distribution de produits alimentaires et de boissons qui emploie 11 000 personnes. La société exploite actuellement 67 centres de distribution et 11 magasins Merchant’s Mart aux États-Unis.
Le défi
Si PFG suivait des pratiques d’automatisation et s’en remettait à des technologies modernes pour assurer une distribution efficace des produits, l’entreprise restait quand bien même aux prises avec des rapprochements de comptes manuels et sur papier.
« Nous avions près de 2 000 classeurs pour effectuer nos rapprochements de comptes, avec des tonnes et des tonnes de papier », explique Philip Manoff, Senior Manager of Accounting chez PFG. « Comme on faisait tout sur papier, nous n’avions aucune transparence à l’échelle de l’organisation. Nous n’avions aucun moyen de partager l’information, ni aucune visibilité sur les rapprochements de comptes en dehors de notre groupe. Nous n’avions aucun moyen de vérifier l’exhaustivité de nos rapprochements de comptes au niveau de l’entreprise. »
Entièrement manuel, le processus de gestion des journaux consommait en outre beaucoup de main-d’œuvre : après avoir été créées, les écritures étaient envoyées par e-mail, puis imprimées. « Chaque mois, une pile de papier de plusieurs mètres de haut m’attendait », poursuit Philip Manoff. « Je révisais les écritures manuellement, page par page, et je les renvoyais à la coordinatrice pour qu’elle les enregistre dans le système. »
Pourquoi BlackLine
PFG savait que son processus de clôture financière n’était pas viable, même en utilisant des outils comme MicrosoftTM Excel. « La comptabilité est passée des registres comptables papier à Excel, mais rien n’a vraiment changé. Les erreurs commises dans Excel sont plus nombreuses : une formule erronée peut se traduire par une erreur à six chiffres », déclare Philip Manoff. « Nous devions faire passer nos processus au niveau supérieur, à la finance moderne, où les processus sont automatisés, non seulement pour des raisons d’efficacité, mais aussi de précision. »
Resources Global Professionals a fait connaître BlackLine à Philip Manoff. « Nous n’avons pas envisagé d’autres solutions. BlackLine semblait répondre à nos besoins et le modèle tarifaire nous convenait. Par ailleurs, nos ressources informatiques n’ont eu que peu à faire. » L’interopérabilité de BlackLine avec plusieurs ERP a également été un atout. Selon Raghav Nagaraj, SAP/Infinium Business Systems Analyst, « nous avons trois systèmes ERP. Chaque ERP est différent. La connexion entre BlackLine et SAP a été facile, et nous sommes en train de connecter les autres. »
Philip Manoff et son équipe estimaient à l’origine que le déploiement complet prendrait au moins une année entière. En réalité, tous les rapprochements de comptes SAP ont été réalisés en quatre mois seulement. « J’ai moi-même mis en place le système, avec une assistance informatique minimale », se réjouit Philip Manoff.
Les résultats
Réduction des coûts d’impression de 80 à 90 %. Aujourd’hui, les processus de rapprochement des comptes et de gestion des écritures de journal SAP de PFG sont presque 100 % numériques. « BlackLine a digitalisé toutes nos tâches auparavant réalisées sur papier. Finis les classeurs et les papiers qui s’amoncellent. Nous avons réalisé des économies en réduisant nos coûts d’impression de 80 à 90 % », s’extasie Philip Manoff. « Nous avons également réalisé des économies sur les coûts de stockage », ajoute Raghav Nagaraj.
Simplification de la gestion des écritures de journal. Auparavant, la coordinatrice comptable de Philip Manoff passait tout son temps à gérer les journaux. Aujourd’hui, elle n’y dédie plus qu’une fraction de son temps et peut désormais se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée. « BlackLine nous a permis de gagner beaucoup de temps lors de la clôture. Personnellement, je consacre au maximum deux heures aux journaux pendant la semaine dédiée à la clôture », explique Philip Manoff. « Nous traitons 1 900 écritures de journal SAP par mois dans BlackLine. Seules 50 d’entre elles sont réalisées manuellement. »
Les centres opérationnels peuvent désormais créer leurs propres journaux, ce qui optimise considérablement le workflow. En outre, les écritures sont enregistrées plus rapidement. « C’est là que nous avons constaté une augmentation de la productivité dans le processus de gestion des écritures de journal. Auparavant, il fallait des heures pour qu’une écriture soit enregistrée. À présent, une demi-heure suffit. Pour les centres opérationnels, le délai d’exécution est immédiat », explique Raghav Nagaraj.
Raccourcissement du processus de rapprochement. 56 % des rapprochements sont effectués avant le cinquième jour. « Autrefois, nous n’avions même pas commencé les rapprochements au cinquième jour », déclare Philip Manoff. « L’époque des services comptables à plusieurs étages est révolue. Quels outils pouvez-vous utiliser pour tirer le meilleur parti de votre personnel actuel tout en assumant un volume plus important ? BlackLine nous a aidés à savoir comment faire plus. »
Améliorer la transparence tout en réduisant les risques. Le stockage dans le Cloud sécurisé de BlackLine a permis d’accroître la transparence au sein de l’organisation. « Nos salariés bénéficient désormais d’un accès en libre-service, ce qui représente un gain de temps considérable », explique Philip Manoff. « Sans oublier que nos auditeurs internes peuvent effectuer des audits et des tests SOX de manière indépendante. Nous n’avons pas à coordonner le processus. » Si les fuseaux horaires constituaient auparavant un inconvénient, selon Raghav Nagaraj, « cela n’a plus d’importance aujourd’hui, car tout est accessible via BlackLine dans le Cloud. Gain de temps et productivité des ressources accrue. C’est un gain de temps pour tout le monde. »
L’hébergement des données dans BlackLine garantit également leur sécurité et leur intégrité. « Avec BlackLine, vous n’avez pas besoin de serveurs, vous n’avez pas besoin de sauvegardes », explique Philip Manoff. « Toutes nos informations sont réunies en un seul endroit. Elles ne sont plus stockées sur nos disques réseau, dont nos informaticiens devaient assurer la sauvegarde régulière. Les données ne peuvent pas être corrompues ni supprimées par accident. »
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Réduction des coûts d’impression de 80 à 90 %
Simplification de la gestion des écritures de journal
Raccourcissement du processus de rapprochement
Amélioration de la transparence tout en réduisant les risques
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