BlackLine acquiert BlackLine

L'automatisation alimentée par l'IA pour les comptes clients

Automatisation de 97% des entrées de journal et réduction des coûts d'impression de 80 à 90%

Performance Food Group (PFG) est une entreprise de distribution d'aliments et de boissons avec 11 000 employés. La société exploite actuellement 67 centres de distribution et 11 magasins Merchant’s Mart aux États-Unis.

Le défi

Alors que PFG s'appuyait sur des pratiques et des technologies d'automatisation modernes pour assurer la distribution efficace des produits, la société éprouvait toujours des difficultés avec les justifications de comptes manuelles sur papier.

« Nous avions littéralement près de 2 000 classeurs distincts pour maintenir nos justifications de comptes en utilisant des piles et des piles de papier », a déclaré Philip Manoff, directeur principal de la comptabilité chez PFG. « Parce que tout était sur papier, nous n'avions aucune transparence dans toute l'organisation. Nous n'avions aucun moyen de partager des informations, aucune visibilité sur les justifications de comptes en dehors de notre groupe. Nous n'avions aucun moyen de vérifier l'exhaustivité de nos justifications de comptes au niveau de l'entreprise. »

Un processus de journal entièrement manuel était également très exigeant en main-d'œuvre : une fois les entrées créées, elles étaient envoyées par courrier électronique puis imprimées. « J'avais une pile de papier de plusieurs mètres de haut chaque mois », a déclaré Manoff. « J’examinais les entrées manuellement, page par page, et les renvoyais au coordinateur pour qu'elles soient publiées dans le système. »

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Pourquoi BlackLine

PFG savait que son processus de clôture financière existant n'était pas durable, même avec des outils comme MicrosoftTM Excel. « La comptabilité est passée de blocs en colonnes à Excel, mais rien n'a vraiment changé. En fait, il y a plus d'erreurs dans Excel : une mauvaise formule peut se transformer en une erreur à six chiffres », a déclaré Manoff. « Nous devions faire passer nos processus au niveau supérieur, dans la finance moderne où les processus sont automatisés non seulement pour l'efficacité mais pour la précision. »

Manoff a découvert BlackLine grâce à une recommandation de Resources Global Professionals. « Nous n'avons pas envisagé d'autres solutions. BlackLine semblait répondre à nos besoins et le modèle de coût fonctionnait bien. Cela a également nécessité peu d'implication de nos ressources informatiques. » L'interopérabilité de BlackLine avec plusieurs ERP a également été une aubaine. Selon Raghav Nagaraj, analyste des systèmes commerciaux SAP/Infinium, « nous avons trois systèmes ERP. Chaque ERP est différent. Mais BlackLine a été facile à associer à SAP, et nous travaillons à faire correspondre les autres. »

Manoff et son équipe estimaient à l'origine que le déploiement complet prendrait au moins une année complète. En réalité, toutes les justifications de comptes SAP ont fonctionné en seulement quatre mois. « J'ai déployé le système moi-même. J'ai pu le faire avec un support informatique minimal », a déclaré Manoff.

Les résultats

Coûts d'impression réduits de 80 à 90%

Aujourd'hui, la justification des comptes de PFG et les processus de saisie des journaux SAP sont presque entièrement sans papier. « BlackLine a numérisé tous nos documents. Il n'y a plus de reliures et plus de hautes piles de papier. Nous avons réalisé des économies en réduisant nos coûts d'impression de 80 à 90% », a déclaré Manoff. Nagaraj a ajouté: « Nous avons également constaté des économies sur les coûts de stockage. »

Entrées de journal rationalisées

Auparavant, la coordinatrice comptable de Manoff passait tout son temps à gérer des journaux. Aujourd'hui, elle passe une fraction du temps et est désormais libre de travailler sur des tâches qui ajoutent de la valeur. « BlackLine a libéré une grande partie de notre temps pendant la clôture. Personnellement, je passe au plus deux heures sur des journaux pendant la semaine de clôture », a déclaré Manoff. « Nous effectuons 1 900 entrées de journal SAP par mois dans BlackLine. Seulement 50 se font manuellement. »

Les centres opérationnels peuvent désormais également créer leurs propres journaux, une amélioration considérable du flux de travail dans son ensemble. De plus, les entrées sont publiées plus rapidement. « C'est là que nous avons vu l'augmentation de la productivité dans le processus des revues. Avant, il fallait des heures à quelqu'un pour publier son entrée. Maintenant, les entrées sont publiées toutes les demi-heures. Du point de vue des centres opérationnels, le délai d'exécution est en temps réel », a déclaré Nagaraj.

Temps de justification raccourci

Cinquante-six pour cent des justifications sont terminées au cinquième jour. « Autrefois, nous n’avions même pas commencé les justifications le cinquième jour », a déclaré Manoff. « L'époque des services comptables à plusieurs étages est révolue depuis longtemps. Quels outils pouvez-vous utiliser pour tirer parti de votre personnel actuel tout en assumant plus de volume ? BlackLine nous a aidés à répondre à la question de savoir comment faire plus. »

Amélioration de la transparence tout en réduisant les risques

Le stockage cloud sécurisé de BlackLine a augmenté la transparence dans toute l'organisation. « Les gens peuvent désormais se servir eux-mêmes, ce qui représente un énorme gain de temps », a déclaré Manoff. « De plus, nos auditeurs internes peuvent effectuer des audits et des tests SOX indépendamment. Nous n'avons pas à coordonner le processus. » Alors que les fuseaux horaires étaient auparavant un inconvénient, selon Nagaraj, « cela n'a plus d'importance car tout est accessible via BlackLine dans le cloud. La productivité du temps et des ressources a augmenté. C'est un gain de temps pour tout le monde. »

L'hébergement des données dans BlackLine garantit également l'intégrité et la sécurité des données

« Avec BlackLine, vous n'avez pas besoin de serveurs, vous n'avez pas besoin de sauvegardes », a déclaré Manoff. « Toutes nos informations sont en un seul endroit, non stockées sur nos lecteurs réseau auxquels nous devions faire confiance et régulièrement sauvegardées par nos informaticiens. Les données ne peuvent pas être corrompues ou supprimées par accident. »

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