MedComp Sciences booste sa productivité de 50% et clôture ses comptes 5 fois plus vite

MedComp Sciences fournit des tests toxicologiques, des tests ADN et des services pharmacogénétiques permettant d'évaluer comment les patients réagissent à diverses pharmacothérapies en fonction de leur constitution génétique. Dans le domaine de la toxicologie, par exemple, de nombreux cabinets médicaux et cliniques de gestion de la douleur ont recours aux analyses d'urine de MedComp pour s'assurer que les patients prennent bien les narcotiques prescrits et ne les revendent pas illégalement. Basée en Louisiane, la société n'a cessé de se développer depuis sa création en 2012. Elle est aujourd'hui présente dans 23 États américains et propose ses solutions orientées patients aux prestataires de soins de santé et aux particuliers.

Le défi

Cependant, jusque récemment, les processus comptables et financiers de MedComp étaient défaillants. Trois membres de l'équipe financière étaient mobilisés une semaine entière par mois pour rapprocher des centaines de comptes répartis dans près d'une douzaine d'entités, au prix d'un travail laborieux avec des fichiers Excel. La clôture mensuelle pouvait prendre jusqu'à 30 jours et, en parallèle, MedComp n'avait pas suffisamment de visibilité sur ses données financières pour orienter ses décisions importantes.

« C'était tout simplement trop de travail manuel dans Excel », se souvient Lee Lambert, directeur financier et trésorier chez MedComp. «On pouvait découvrir durant la période de reporting suivante qu'on avait oublié quelque chose au moment de la clôture trimestrielle, et que votre compte de résultat n'était pas correct. Il fallait que ça change, j'avais besoin de savoir où en étaient nos finances au quotidien.»

Le changement s'est concrétisé depuis que cette société de 100 employés a adopté Account Reconciliations et Task Management de BlackLine, réalisant ainsi un énorme gain d'efficacité, de visibilité et de contrôle sur toute sa fonction financière et comptable.

Pourquoi BlackLine

Lee Lambert avait utilisé Trintech par le passé et la présentation de BlackLine a remis son expérience pratique en perspective : BlackLine était bien plus simple à utiliser, plus intuitive, avec un meilleur support. «BlackLine est beaucoup plus simple à utiliser et les choses s'enchaînent plus facilement», explique le directeur. «BlackLine est un système plus aboutit que Trintech, et son service client est meilleur. Avec Trintech, il fallait s'accrocher pour qu'on nous rappelle».

Grâce aux conseils de BlackLine, l'équipe MedComp a pu déployer elle-même Account Reconciliations et Task Management fin 2016, avec une certaine aisance. «Le déploiement d'un logiciel peut parfois être un véritable cauchemar, mais avec BlackLine, nous avons été agréablement surpris», explique Lee Lambert. «Le lancement de BlackLine a été plutôt simple et tout était fonctionnel en trois semaines». Le directeur financier estime même que MedComp aurait pu configurer BlackLine en une semaine seulement si l'équipe s'y était consacrée à plein temps.

En association avec l'ERP Sage Intacct qui a remplacé QuickBooks fin 2015, BlackLine a permis à la société d'augmenter la productivité de sa fonction comptable et financière de 50%. Elle clôture désormais ses comptes mensuels jusqu'à cinq fois plus vite qu'auparavant et a réduit de moitié l'effectif de son équipe financière, en ne renouvelant pas les postes vacants.

«BlackLine est une solution formidable qui nous a considérablement simplifié la vie», explique Lee Lambert. «Elle a réduit nos coûts de personnel et accéléré notre processus de clôture, tout en nous permettant de mieux comprendre nos finances».

Les résultats

Réduction d'effectif et économie d'un ETP. En réduisant ses tâches manuelles avec BlackLine, MedComp a économisé un équivalent temps plein (ETP) sur sa fonction comptable et n'a pas eu à pourvoir un poste vacant. Sage Intacct a également aidé MedComp à réduire son volume de tâches manuelles, qui mobilisaient autrefois deux ETP supplémentaires. Au total, MedComp a réduit son effectif, passant de six à trois employés en comptabilité, grâce à la plateforme cloud BlackLine associée à l'ERP Sage Intacct.

Une clôture 5 fois plus rapide grâce au Continuous Accounting. Les cycles de clôture mensuels qui duraient autrefois 20 à 30 jours sont désormais bouclés en cinq ou six jours grâce au déploiement de BlackLine. «BlackLine est un système basé sur la comptabilité continue, qui vous permet de savoir exactement où vous en êtes au quotidien», explique Lee Lambert. La solution Task Management s'est avérée particulièrement utile pour simplifier les workflows, éliminer le risque d'oublis et renforcer le contrôle de la clôture».

Les rapprochements qui prenaient autrefois une semaine se font en deux jours. Les rapprochements effectués sur 400 comptes et huit entités nécessitent désormais deux jours de travail, contre une semaine entière auparavant. Qui plus est, MedComp rapproche maintenant ses comptes quotidiennement plutôt que d'avoir recours à un cycle de fin de mois. Le rapprochement automatique d'environ 100 comptes inactifs et à balance nulle dans BlackLine a fait gagner beaucoup de temps à la société.

Un gain de productivité de 50% et un temps précieux réinjecté dans l'analytique. L'équipe financière de MedComp est désormais 50% plus productive avec BlackLine, ce qui libère du temps à consacrer à des activités à plus forte valeur ajoutée. «BlackLine a libéré beaucoup de temps qui peut être consacré à l'analytique et à d'autres domaines d'activité importants», précise Lee Lambert. «On se concentre sur l'amélioration de nos processus et procédures, on prend le temps d'analyser nos comptes et on donne un coup de main aux autres services».

Un précieux gain de visibilité et une économie de plusieurs semaines sur les cycles d'audit. MedComp accède désormais quotidiennement à des données précises et pertinentes concernant les liquidités disponibles, les dépenses, les soldes des comptes clients et fournisseurs, et le rapprochement budget/mouvements réels : une aide précieuse à la prise de décision. Elle a réduit de deux à trois semaines la durée de ses cycles d'audit annuels en permettant à ses auditeurs d'accéder à BlackLine en lecture seule. «Nous n'avons plus besoin d'aller repêcher des documents, les auditeurs ont tout à portée de main dans BlackLine», explique Lee Lambert. «Nous ne croulons plus sous les classeurs, et c'est une bonne chose».

Prochainement, MedComp compte s'intéresser de plus près à Transaction Matching de BlackLine, pour rompre avec ses processus manuels de rapprochement bancaire, qui lui coûtent environ une heure par jour. Avec BlackLine, Lee Lambert espère réduire considérablement cette charge de travail fastidieuse tout en améliorant l'intégrité et la précision du processus. L'adoption de ce nouvel outil devrait encore améliorer le niveau de satisfaction professionnelle de l'équipe financière.

«Les employés ne travaillent plus sous la pression des échéances», se réjouit le directeur financier. «La clôture est rapide avec BlackLine et Sage Intacct, et tout le monde quitte le travail à l'heure. Les membres de notre équipe financière sont plus satisfaits, et garder nos employés nous tient vraiment à cœur».

Industrie

Hospital & Healthcare

ERP

Sage Intacct

Region

United States

Taille d'entreprise

Midsize

Les resultats

Délai de clôture réduit à cinq à six jours au lieu de 30

Économie d'un FTE et augmentation de la productivité financière de 50%

Deux à trois semaines économisées sur les audits annuels grâce à la dématérialisation

Meilleur suivi des indicateurs financiers au quotidien grâce à Continuous Accounting


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