BlackLine acquiert BlackLine

L'automatisation alimentée par l'IA pour les comptes clients

Économisez 122 100 $ grâce à des gains d'efficacité tout en réduisant les coûts de papier et de stockage de 30 000 $

Fondée en 1927 et basée à Toronto, les Aliments Maple Leaf est le chef de file canadien de l’emballage de viandes de consommation. La société compte plus de 12 grandes marques, dont Natural Selection et Schneider’s, et réalise plus de trois milliards de ventes chaque année.

Le Défi

Pour fournir continuellement des produits protéinés de haute qualité dans un contexte d'augmentation des coûts, les Aliments Maple Leaf doit en premier lieu investir dans des améliorations, comme des installations et des méthodes de production innovantes. Pourtant, l’efficacité des processus de back-end de l’entreprise - en particulier la finance et la comptabilité - a souffert en retour. Selon Vinh Lien, directeur Finance et Comptabilité chez Maple Leaf Foods, « Lorsque vous faites croître une entreprise, vous cherchez à améliorer le front-end pour réduire les coûts. Cela signifie que les processus back-end comme la finance sont souvent traités en dernier, voire pas du tout. » Pour Lien, le processus de justification de l’entreprise avait le plus besoin d’être amélioré. « Je venais d'une organisation qui avait traversé une transformation financière. Venir à Maple Leaf a donc été une révélation. Bien que la clôture de la société ait été plutôt bonne, le processus de justification des comptes était toujours 100% manuel. Je n'avais pas vu un tel flot de classeurs depuis huit ans. »

Les justifications étaient effectuées, imprimées, révisées, signées, puis ré-analysées sur un serveur. Les réviseurs se rendaient ensuite sur le serveur et vérifiaient chaque justification par rapport à la balance de vérification dans SAP. « C'était un travail fou. Il fallait huit heures en fin du mois pour passer à un lecteur partagé pour voir si les justifications avaient été téléchargées. Le processus n'améliorait pas la qualité des enregistrements. Les gens vérifiaient simplement qu'ils avaient fini. »

Un manque de visibilité avec le processus actuel a également exposé l'entreprise à un risque énorme. « Si vous avez des reliures et des feuilles volantes, comment avez-vous une visibilité ? », dit Lien. « En fin de trimestre, nous devons répondre à un questionnaire de contrôle comptable. L'une des questions est « Êtes-vous sûr que toutes les justifications de compte sont terminées ? » Eh bien, elles sont vérifiées, mais la plus grande question est : « Toutes les justifications sont-elles exactes et effectuées au niveau de qualité que nous attendons d'elles ? Vous espérez que les gens viendront vous dire si quelque chose ne va pas. »

ERP

Region

Canada

COMPANY SIZE

Enterprise

BUSINESS IMPACT

• Libéré un poste à temps plein pour travailler sur la qualité d’expertise,

• Réduction des coûts de stockage, de papier et de serveur de 30 000 $,

• Economie 122 100 $ grâce à des gains d'efficacité globaux,

• Visibilité accrue,

• Justification de manière transparente de différents comptes à différents niveaux avec des écarts personnalisés.

Pourquoi BlackLine

Lors de la recherche d'une nouvelle solution de justification, la direction a demandé pourquoi Lien et son équipe n'avaient pas simplement implémenté le module de clôture de SAP. « SAP est un excellent outil, et c'est notre épine dorsale. Mais c'est encombrant et sur site. La capacité de rapport est limitée. Ils n'investissent pas dans ce domaine, mais ils laissent de la place aux vendeurs qui le font. »

Au lieu de cela, Lien et son équipe ont examiné deux chefs de file des plateformes de transformation financière, dont BlackLine, un fournisseur privilégié de SAP. « J'avais utilisé un concurrent BlackLine dans mon entreprise précédente, et j'étais donc partisan de ce système. Mais nous avons demandé aux deux sociétés de venir faire une présentation. Après la démo BlackLine, il y avait consensus. Tout le monde dans la salle a adoré BlackLine. Ils pensaient que c'était facile à comprendre et beaucoup plus intuitif. »

L'équipe a choisi BlackLine sur le concurrent pour des raisons supplémentaires, notamment la facilité d'intégration et de mise en œuvre, ainsi que la maturité de BlackLine. « Nous voulions nous assurer que nous allions vers une solution qui était un acteur majeur dans ce domaine. BlackLine offrait une évolutivité à travers d'autres modules, nous savions donc que nous pouvions grandir avec eux », a déclaré Lien. « Nous avions besoin de quelque chose de complètement transparent, une solution qui récupérerait les fichiers directement à partir de SAP. L’extracteur SAP de BlackLine était donc la clé. »

Les Résultats

Libération un poste à temps plein pour travailler sur la qualité d’expertise

Avec BlackLine, Maple Leaf a éliminé la nécessité d'imprimer, de réviser et de ré-analyser manuellement les justifications sur le serveur. En conséquence, un comptable à temps plein a été libéré pour travailler sur des projets spécifiques visant à garantir la qualité, pas seulement l'exhaustivité. Ceci, à son tour, a conduit à une plus grande confiance dans le fait que toutes les justifications de comptes sont complètes, exactes et opportunes. « Nous appelons cela nos « économies d'efficacité en termes d'exhaustivité », a déclaré Lien. « Avec BlackLine, nous tirons parti de la technologie pour créer une expérience de meilleures pratiques avec nos employés. »

Réduction des coûts de stockage, de papier et de serveur de 30 000 $

Avant BlackLine, Maple Leaf dépensait des milliers de dollars pour gérer le stockage virtuel et physique de la documentation. « Nous utilisions 100 000 pages par an, ce qui prenait plus de 30 Go d'espace de stockage. Nous avions plus de 500 boîtes de justifications à archiver pendant 7 ans », a déclaré Lien. « Avec BlackLine, nous réalisons des économies substantielles de 30 000 $ par an sur les coûts de stockage, de papier et de serveur. »

Économisez 122 100 $ grâce à des gains d'efficacité globaux

Via BlackLine, Maple Leaf a automatisé le flux de travail, certifié automatiquement 10% des justifications et éliminé la collecte manuelle de la documentation de support. « En termes d'efficacité, nous économisons 122 100 $ sur l'exhaustivité, la justification, la révision et l'archivage de l'administratif », a déclaré Lien. « Au cours des 10 prochaines années, nous prévoyons un rendement de l'actif net (RONA) de 255% avec BlackLine. »

Visibilité accrue

Le processus de justification précédent de Maple Leaf n’a pas seulement nui à la visibilité ; cela a rendu presque impossible le suivi, le rapport et l'analyse des justifications historiques et actuelles. Aujourd'hui, une simple connexion à BlackLine donne à Lien et à son équipe une image complète et en temps réel des soldes, des justifications terminées et du flux de travail. « Le reporting standard prend désormais la simple pression d'un bouton. Nous pouvons suivre rapidement les demandes de rapport, et nous pouvons facilement voir et signaler les anomalies matérielles potentielles et l’antériorité des erreurs potentielles. »

Réconciliation transparente de différents comptes à différents niveaux avec des écarts personnalisés

Le processus de justification de Maple Leaf repose sur le code de l'entreprise, le compte GL et les données du centre de profit. Pourtant, comme certains codes d’entreprise n’ont pas de centres de profit ou de négociation associés, certains comptes doivent être justifiés à un niveau supérieur. Maple Leaf a utilisé la flexibilité et la configurabilité de BlackLine pour permettre plusieurs extraits de fichiers automatisés de SAP pour répondre à cette complexité, sans augmenter le nombre de justifications. « Nous devions pouvoir justifier différents comptes à différents niveaux. Il ne pouvait pas s'agir d'un et/ou, où tous les comptes étaient justifiés au niveau du centre de profit ou tous les comptes ne l'étaient pas. Si nous avions fait cela, nos justifications auraient explosé de 1 000 à 20 000 en raison de toutes les variables », a déclaré Lien. « Nous avons créé 15 déclinaisons dans BlackLine. Elles sont utilisées pour extraire les données de SAP à 2h00 du matin. Le matin, toutes les bonnes données sont automatiquement dans BlackLine. »

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