La croissance rapide de la société, passée d’une petite entreprise basée dans un seul État à une grande entreprise du Fortune 100, a exercé une pression énorme sur le service comptable pour qu’il simplifie et automatise ses processus de clôture. La gestion des rapprochements mensuels entre plusieurs unités commerciales était non seulement inefficace, mais également chronophage, obligeant le personnel à se concentrer sur des tâches manuelles au lieu d’effectuer des analyses cruciales et de traiter les écarts.

Pire encore, réalisé via des feuilles de calcul, le processus entravait la capacité de l’équipe comptable à suivre et à contrôler le processus de clôture en temps réel. Selon Mark Gonsoulin, directeur de la planification stratégique d’Energy Transfer, « société présente dans tout le pays et cotée en Bourse, Energy Transfer doit publier ses états financiers. La visibilité et la transparence sont donc essentielles. Et comme nous continuions à nous développer, nous somes conscients de la nécessité de mieux contrôler notre processus de clôture. »

L’équipe comptable d’Energy Transfer a assisté à une conférence des utilisateurs de BlackLine en 2010 en tant que clients potentiels. « Je suis arrivé sans même savoir ce qu’était BlackLine. Mais j’ai appris à quel point les gens sont attachés à cette entreprise et à quel point les employés s’intéressent vraiment à ce qu’ils font », explique Mark Gonsoulin. « J’ai aussi pris conscience de ce que BlackLine pouvait faire pour nous. Beaucoup d’idées ont été abordées et de nombreuses informations se sont révélées très utiles. »

Lorsque l’équipe est revenue à la conférence en 2011, elle avait implémenté le module BlackLine Account Reconciliations. Le produit permet d’automatiser les tâches comptables les plus répétitives, manuelles et chronophages. En simplifiant les workflows, en améliorant la transparence et en augmentant la précision grâce aux produits BlackLine. L’équipe comptable d’Energy Transfer dispose désormais de plus de temps pour se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée.

« Nous avons assisté à la conférence de 2011, en tant qu’utilisateurs cette fois. Nous étions enthousiasmés, car il était davantage question de faire en sorte que BlackLine nous fasse passer de notre stade actuel au stade supérieur que nous étions capables d'atteindre », déclare Mark Gonsoulin. « Chaque fois que je participe à ces conférences, j’en apprends toujours plus sur ce qu’est réellement BlackLine et sur ce qu’on peut faire pour en optimiser l’utilisation. »

Amélioration de la transparence des données dans toutes nos unités commerciales. L’ancien processus de rapprochement et de clôture d’Energy Transfer ne permettait pas à Mark Gonsoulin et à son équipe de bénéficier d’une visibilité en temps réel sur les processus dans l’ensemble de l’entreprise  qui compte de nombreuses unités commerciales, des milliers de kilomètres de pipeline et de multiples sociétés de personnes cotées en Bourse. « Si nous avons choisi BlackLine, c’est parce que notre entreprise était, et est toujours, en pleine croissance. Nous voulions que le contrôleur et le directeur financier puissent savoir où nous en étions à n’importe quel moment du processus de clôture », explique Mark Gonsoulin.

« Grâce à BlackLine, nous sommes en mesure d’avoir un aperçu à l’échelle de l’entreprise et de savoir exactement où nous en sommes. Nous disposons d’une visibilité totale, et notre directeur financier sait que le processus de clôture est réalisé efficacement et dans les délais. »

Gain de temps pour réaliser les rapprochements. La croissance rapide d’Energy Transfer a rendu le processus manuel de clôture de fin de mois laborieux et chronophage. « Auparavant, nous devions nous contenter de papier et de feuilles de calcul pour gérer les rapprochements », commente Mark Gonsoulin. « Grâce à BlackLine, nous avons accéléré l’ensemble de notre processus de clôture financière. Pour gagner du temps, il suffit de suivre le processus de manière systématique. Nous pouvons rapidement voir ce que font les différents groupes et ce qui a été fait dans le passé. »

Un transfert facile vers une nouvelle plateforme logicielle. Le changement n’est pas toujours bien accueilli, surtout lorsque des employés déjà très occupés doivent apprendre à maîtriser un nouveau logiciel. Pourtant, Mark Gonsoulin a constaté qu’il était facile d’inciter ses employés à utiliser BlackLine. « Ce que j’apprécie le plus dans BlackLine, c’est sa convivialité. Il est parfois difficile de faire adopter un nouveau logiciel par les utilisateurs. BlackLine est une plateforme tellement conviviale, que cela n’a pas pris beaucoup de temps. Il n’a pas été difficile de convaincre les employés de l’utiliser, du fait de sa grande simplicité. »