Pour réussir, les nouvelles technologies ont besoin d'une mise à niveau des processus et des équipes

Ce n’est un secret pour personne que la technologie a apporté des améliorations significatives aux entreprises en général, et à la comptabilité en particulier. Mais il peut être trompeur de penser que la mise en œuvre d’une nouvelle technologie est à elle seule une panacée pour résoudre les questions souvent complexes auxquelles sont confrontées les organisations financières d’aujourd’hui.

« La technologie peut générer des avantages massifs, mais elle ne peut pas être la seule réponse », explique Sarah Vidmar, Directrice de Clearsulting, un cabinet de conseil axé sur la transformation des processus et partenaire Platinum de BlackLine. « Elle doit être associée à des améliorations de processus et à des programmes de gestion du changement pour les personnes concernées afin d’en tirer le meilleur parti. »

L’automatisation de la comptabilité peut accélérer bon nombre des aspects les plus routiniers des rapprochements et autres activités. Mais l’automatisation n’est pas une solution simple et immédiate à des problèmes qui peuvent être plus importants. Pour trouver ces problèmes, note Mme Vidmar, les organisations doivent commencer par chercher les goulots d’étranglement dans leurs processus comptables.

« Un rapprochement peut être effectué grâce à l’automatisation, mais il peut encore y avoir des moyens d’améliorer le processus », explique Dillon Beard, responsable du Record-to-Report (R2R) chez Clearsulting. « Obtenons-nous toutes les informations dont nous avons besoin assez rapidement ? Transmettons-nous l’information à la personne suivante de la manière la plus appropriée ? »

« Nous devons toujours comprendre pourquoi il y avait un problème en premier lieu, et quelle était l’étendue du problème. »

L’amélioration des processus va de pair avec l’engagement des organisations à inclure les comptables et les autres membres du personnel dans une démarche réfléchie de gestion du changement.

Le fait que les personnes exécutent les nouveaux processus ne devrait pas être considéré comme acquis. Au contraire, l’organisation doit faire tout son possible pour s’assurer que ces personnes sont impliqués et qu’elles comprennent parfaitement les raisons et les avantages des nouvelles mises à niveau d’automatisation.

« Les entreprises devraient donner plus d’autonomie et de capacité d’action (empowerment) à leurs employés en créant de nouveaux cadres de compétences, en leur donnant des opportunités pour s’améliorer et en mettant en place des boucles de rétroaction », explique Beard. « La direction devrait examiner de près le modèle d’engagement des employés pour voir comment prévenir la lassitude à l’égard des projets et comment maintenir l’élan. »

Vidmar et Beard recommandent de faire de l’engagement des employés une responsabilité permanente.

« Il est essentiel d’intégrer la pensée innovante dans la culture et la structure de l’ensemble de l’organisation », déclare Mme Vidmar.

M. Beard recommande aux entreprises de créer un conseil de conception pour la durée de la mise en œuvre. Une fois le cycle de mise en œuvre terminé, selon lui, « ces mêmes dirigeants, qui avaient défini les critères de succès, devraient avoir des comptes à rendre, être disponibles pour que les utilisateurs puissent interagir avec eux, et conduire une démarche d’optimisation continue. »

En fait, pour les déploiements de meilleures pratiques, le conseil de conception devrait ensuite se transformer en un conseil de gouvernance à plein temps, capable de suivre les politiques et les progrès pour s’assurer que les objectifs sont atteints.

Une telle organisation pourrait inclure les personnes « chargées des politiques de rapprochements et de gouvernance des tâches, ainsi que les administrateurs des technologies de R2R qui font partie de l’infrastructure technologique », note Beard.

Et si l’engagement de la direction est essentiel à la réussite du projet, le conseil doit, selon Beard, être composé d’un échantillon d’employés représentant les différents départements.

« Il est bénéfique que des dirigeants de l’entreprise participent, car ils peuvent aider tout le monde à avoir une vue d’ensemble », dit-il. « Mais vous avez également besoin des personnes qui font le travail, car elles connaissent la réalité de ce qui est faisable et savent comment les choses sont actuellement faites. Cela permet d’avoir une organisation de gouvernance saine et une mise en œuvre réussie.”

Retrouvez d’autres contenus dédié à la transformation de la Finance sur le blog de BlackLine en anglais.