Garder une comptabilité efficace avec des équipes dispersées géographiquement

Il ne vous étonnera pas que, pour la comptabilité et la finance, l’un des sujets les plus brûlants du moment est la comptabilité à distance et en mode distribué. La technologie cloud est essentielle pour mettre en œuvre des processus comptables exécutables virtuellement, et qui donnent aux comptables un accès aux données du grand livre et à d’autres fichiers financiers, quel que soit le lieu d’où ils travaillent.

De nombreuses entreprises constatent qu’une organisation financière et comptable distribuée peut, en fait, avoir des avantages à long terme pour l’entreprise. Dans une étude récente, Gartner a constaté que 74% des directeurs financiers ont l’intention de basculer certains employés vers le travail à distance de façon permanente, tandis que 35% des DAFs ont l’intention de réduire les investissements dévolus aux technologies sur site, et ce immédiatement ou à l’avenir.

Mais avant d’y parvenir, la réalité actuelle de la pandémie de COVID-19 oblige les équipes financières et comptables à faire face à des défis quotidiens importants. Et cela est d’autant plus vrai – et difficile – pour les organisations qui dépendent encore fortement des feuilles de calcul et des processus manuels.

Pour beaucoup, il n’est plus possible de faire circuler les classeurs de pièces comptables lors de réunions ou d’accueillir les auditeurs sur leurs sites. Pourtant, on attend désormais des équipes Finance et comptabilité qu’elles adoptent un nouveau modèle de comptabilité à distance.

Les équipes comptables qui utilisent encore des processus manuels, en particulier pour la clôture, font face à plusieurs défis critiques lorsqu’elles doivent travailler avec des équipes réparties géographiquement.

Les justifications détaillées nécessitent souvent de gros téléchargements depuis un ERP. Dans un environnement manuel, ces tâches peuvent prendre plus de temps pour les comptables travaillant à domicile, en particulier si les transactions sollicitent des équipes IT ou opérationnelles déjà surchargées.

En outre, les comptables en télétravail à la maison devront peut-être aussi supporter que les connexions VPN dont ils ont besoin pour des transferts sécurisés sont également surchargées et dégradées.

Le besoin d’une documentation papier peut ralentir les performances et augmenter les risques, car les fichiers papier et électroniques doivent désormais être copiés ou numérisés et envoyés sous forme de pièces jointes. Cela peut être faisable dans une petite entreprise, mais cela ajoute de dangereuses couches de complexité dans les opérations financières à moyenne ou grande échelle.

Un système d’automatisation de la comptabilité basé sur le cloud peut relever tous ces défis, même avec une mise en œuvre modeste de démarrage.

Par exemple, une équipe comptable organisée autour d’un tableur peut alléger la pression du respect des délais en commençant avec la solution BlackLine Task Management. Une fois que la checklist Excel du groupe est entrée dans la solution, elle surveillera toutes les activités de clôture sous forme de tableaux de bord accessibles via un navigateur web et avec des étapes dans un workflow optimisé. Les comptables pourront désormais appliquer des contrôles aux demandes des auditeurs ainsi qu’à d’autres tâches.
Task Management s’intègre à d’autres solutions BlackLine, comme Account Reconciliations et Transaction Matching pour les rapprochements de comptes et la justification des transactions, ce qui permet aux entreprises de l’ajouter facilement à leur répertoire de clôture virtuelle.

Ces solutions et d’autres, comme Automated Journal Entry (pour centraliser, gérer et automatiser les écritures comptables) et Variance Analysis (pour l’analyse automatique des flux financiers), contribuent à optimiser l’expérience de comptabilité à distance. Et ce tout en réduisant les risques d’erreur, grâce à des workflows basés sur une documentation et des jeux de données visibles et à jour.

En plus d’améliorer les performances comptables et d’étendre les contrôles, un environnement comptable automatisé peut aider à maintenir l’efficacité et la fiabilité de la clôture virtuelle. D’une part, il permet aux auditeurs de basculer dans un mode « libre-service » avec un accès en ligne sécurisé aux fichiers et à la documentation dont ils ont besoin.

«En temps normal, pour les entreprises publiques, les auditeurs seraient venus et auraient rencontré différentes personnes – le directeur financier, le contrôleur, d’autres professionnels de la finance et de la comptabilité – pour planifier l’audit», déclare Michael Shultz, directeur de la comptabilité stratégique chez BlackLine. «De plus, les auditeurs auraient dû collecter différents documents: classeurs, documents de travail, etc. Maintenant, ils ne peuvent plus procéder de cette façon. Et certaines tâches sont risquées pour les comptables, comme envoyer des classeurs par courrier postal ou donner les numéros de téléphone des employés aux auditeurs afin de les aider à faire leur suivi. Les entreprises qui dépendent encore de processus manuels subissent donc une énorme pression. »

Grâce à une automatisation unifiée et basée sur le cloud, les auditeurs internes et externes peuvent accéder aux tâches comptables, comme les rapprochements et les écritures du journal, et vérifier les contrôles et la documentation en ligne, sans avoir se rendre sur les sites de l’entreprise ni perturber les processus comptables en cours. En utilisant leurs droits d’accès d’auditeurs, ils peuvent constater que les contrôles fonctionnent et que la documentation est intacte et complète, et ils peuvent savoir si les données qu’ils examinent sont à jour et cohérentes sur l’ensemble du domaine comptable.

Un autre sujet proche de l’audit en « libre-service » est celui de la sécurité. Avant la COVID, les classeurs et autres documents utilisés dans les environnements manuels étaient généralement stockés dans des lieux sûrs et centraux. C’est aujourd’hui extrêmement risqué avec une grande partie des équipes finance et comptabilité qui travaillent à la maison.

Un système automatisé de bout en bout permet de protéger les fichiers et la documentation en les stockant de manière centralisée et en délivrant les droits d’accès aux comptables et aux auditeurs selon les besoins. Ils n’ont alors plus besoin de transmettre des données et des documents d’un ordinateur portable à un autre via e-mail ou d’autres processus non sécurisés.