Im Laufe der Zeit führte die globale Expansion zu disparaten Systemen und unzusammenhängenden Buchhaltungspraktiken auf der ganzen Welt. Ein Oracle-System dient als primäres ERP- und Hauptbuchsystem von World Fuel, aber das Unternehmen hat auch etwa ein Dutzend ERP-Systeme anderer Hersteller im Einsatz, darunter Microsoft Dynamics GP, NAV und AX sowie DM2-Software für die Energiebranche.

Um die Komplexität in den Griff zu bekommen, strebt das Unternehmen danach, das Rechnungswesen unter einem einzigen Dach zu vereinen.

"Wir hatten eine Menge Silos zu organisieren und begannen, über Technologielösungen zu sprechen, die uns die nötige Transparenz in Bezug auf globale Kontenabstimmungen verschaffen und uns schließlich zur Automatisierung führen konnten", sagt Mayra Herrera, VP, Core Accounting bei World Fuel. "Unser Ziel in der Buchhaltung und im Finanzwesen ist es, pünktlicher und genauer zu sein, und das zu geringeren Kosten."

Die Unterstützung der Geschäftsleitung gab Herrera und anderen Finanzfachleuten den nötigen Rückhalt, um die Umstellung der Buchhaltung voranzutreiben. Darüber hinaus eröffneten die jüngsten Fluktuationen und Umstrukturierungen die Möglichkeit, Veränderungen anzustoßen.

"Das Unternehmen hat sich sehr fokussiert, agiler zu werden und neue Technologie-Tools wie Robotic Process Automation, künstliche Intelligenz, maschinelles Lernen und andere Elemente der digitalen Transformation einzuführen. Wir haben die volle Unterstützung der Geschäftsleitung", sagt Herrera.

"Wir fordern unser aktuelles Team heraus, nach Möglichkeiten zur Verbesserung der aktuellen Prozesse zu suchen und die richtige Art von Buchhaltern einzustellen, die in den Bereichen Modernisierung, Innovation und Automatisierung denken können - und nicht die Haltung einnehmen 'nein, nein, nein, so habe ich es immer gemacht'."

World Fuel erkannte, dass seine Ziele hinsichtlich Transparenz und Automatisierung nicht mit einer einzigen Lösung erreicht werden konnten. Stattdessen entschied sich das Unternehmen für einen Best-of-Breed-Ansatz.

BlackLine hat sich gegenüber Oracle und anderen Wettbewerbern durchgesetzt und ist die Lösung der Wahl, wenn es darum geht, die Cash Account-Abstimmungen und den Abgleich großer Transaktionsvolumina zu automatisieren - sowohl für die Finanz- als auch für die Lieferantenabstimmung.

Die Fähigkeit von BlackLine, Daten aus mehreren ERP-Systemen und anderen Datenquellen einzubinden, war ein Unterscheidungsmerkmal für World Fuel. Auch die Schnelligkeit und Einfachheit der Implementierung sowie die Fähigkeit von BlackLine Account Reconciliations und Transaction Matching, im Tandem zu arbeiten, um einen höheren Automatisierungsgrad zu erreichen, waren ausschlaggebend.

"BlackLine ist ein Teil des Puzzles, das uns schließlich zur vollständigen Automatisierung führen wird", sagt Herrera. "Man wird vielleicht nie zu 100% automatisiert sein, aber unsere Vision ist es, so viel wie möglich zu automatisieren, unsere Prozesse zu vereinfachen und über unsere Einheiten und Segmente hinweg zu standardisieren. Dann kann man zu dem analytischen Buchhalter werden, für den die Leute im Moment keine Zeit haben."

Ein weiterer Schlüssel zum Erfolg von World Fuel mit BlackLine war die Auswahl eines bewährten Consulting-Partners für eine pünktliche und budgetgerechte Implementierung. Das Unternehmen entschied sich für Vaco, ein in Nashville, Tennessee, ansässiges Professional Services-Unternehmen, das BlackLine bereits bei fast 200 Unternehmen weltweit implementiert und optimiert hat.

"Vaco war maßgeblich daran beteiligt, dass wir BlackLine in Betrieb nehmen konnten, sorgte für einen reibungslosen Ablauf und unterstützte uns bei der Schulung vor Ort in unseren Shared Services Centern in Miami und Costa Rica", so Herrera. "Das Vaco-Team war wirklich sehr reaktionsschnell und verfügt über ein umfassendes Fachwissen, das über die reine Buchhaltung hinausgeht."