Im Laufe der Zeit führte die globale Expansion zu disparaten Systemen und unzusammenhängenden Buchhaltungspraktiken auf der ganzen Welt. Ein Oracle-System dient als primäres ERP- und Hauptbuchsystem von World Fuel, aber das Unternehmen hat auch etwa ein Dutzend ERP-Systeme anderer Hersteller im Einsatz, darunter Microsoft Dynamics GP, NAV und AX sowie DM2-Software für die Energiebranche.

Um die Komplexität in den Griff zu bekommen, strebt das Unternehmen danach, das Rechnungswesen unter einem einzigen Dach zu vereinen.

"Wir hatten eine Menge Silos zu organisieren und begannen, über Technologielösungen zu sprechen, die uns die nötige Transparenz in Bezug auf globale Kontenabstimmungen verschaffen und uns schließlich zur Automatisierung führen konnten", sagt Mayra Herrera, VP, Core Accounting bei World Fuel. "Unser Ziel in der Buchhaltung und im Finanzwesen ist es, pünktlicher und genauer zu sein, und das zu geringeren Kosten."

Die Unterstützung der Geschäftsleitung gab Herrera und anderen Finanzfachleuten den nötigen Rückhalt, um die Umstellung der Buchhaltung voranzutreiben. Darüber hinaus eröffneten die jüngsten Fluktuationen und Umstrukturierungen die Möglichkeit, Veränderungen anzustoßen.

"Das Unternehmen hat sich sehr fokussiert, agiler zu werden und neue Technologie-Tools wie Robotic Process Automation, künstliche Intelligenz, maschinelles Lernen und andere Elemente der digitalen Transformation einzuführen. Wir haben die volle Unterstützung der Geschäftsleitung", sagt Herrera.

"Wir fordern unser aktuelles Team heraus, nach Möglichkeiten zur Verbesserung der aktuellen Prozesse zu suchen und die richtige Art von Buchhaltern einzustellen, die in den Bereichen Modernisierung, Innovation und Automatisierung denken können - und nicht die Haltung einnehmen 'nein, nein, nein, so habe ich es immer gemacht'."

World Fuel erkannte, dass seine Ziele hinsichtlich Transparenz und Automatisierung nicht mit einer einzigen Lösung erreicht werden konnten. Stattdessen entschied sich das Unternehmen für einen Best-of-Breed-Ansatz.

BlackLine hat sich gegenüber Oracle und anderen Wettbewerbern durchgesetzt und ist die Lösung der Wahl, wenn es darum geht, die Cash Account-Abstimmungen und den Abgleich großer Transaktionsvolumina zu automatisieren - sowohl für die Finanz- als auch für die Lieferantenabstimmung.

Die Fähigkeit von BlackLine, Daten aus mehreren ERP-Systemen und anderen Datenquellen einzubinden, war ein Unterscheidungsmerkmal für World Fuel. Auch die Schnelligkeit und Einfachheit der Implementierung sowie die Fähigkeit von BlackLine Account Reconciliations und Transaction Matching, im Tandem zu arbeiten, um einen höheren Automatisierungsgrad zu erreichen, waren ausschlaggebend.

"BlackLine ist ein Teil des Puzzles, das uns schließlich zur vollständigen Automatisierung führen wird", sagt Herrera. "Man wird vielleicht nie zu 100% automatisiert sein, aber unsere Vision ist es, so viel wie möglich zu automatisieren, unsere Prozesse zu vereinfachen und über unsere Einheiten und Segmente hinweg zu standardisieren. Dann kann man zu dem analytischen Buchhalter werden, für den die Leute im Moment keine Zeit haben."

Ein weiterer Schlüssel zum Erfolg von World Fuel mit BlackLine war die Auswahl eines bewährten Consulting-Partners für eine pünktliche und budgetgerechte Implementierung. Das Unternehmen entschied sich für Vaco, ein in Nashville, Tennessee, ansässiges Professional Services-Unternehmen, das BlackLine bereits bei fast 200 Unternehmen weltweit implementiert und optimiert hat.

"Vaco war maßgeblich daran beteiligt, dass wir BlackLine in Betrieb nehmen konnten, sorgte für einen reibungslosen Ablauf und unterstützte uns bei der Schulung vor Ort in unseren Shared Services Centern in Miami und Costa Rica", so Herrera. "Das Vaco-Team war wirklich sehr reaktionsschnell und verfügt über ein umfassendes Fachwissen, das über die reine Buchhaltung hinausgeht."

Nach der ersten Implementierung erweiterte World Fuel sowohl die BlackLine-Benutzerbasis als auch die Nutzung der Lösungen von ehemals reinen Oracle-ERP-Einheiten auch auf Nicht-Oracle-Einheiten. Dies ist Teil einer iterativen Strategie zur kontinuierlichen Optimierung auf der Grundlage solider Prozesse.

"Als wir zum ersten Mal live gingen, war uns Stabilität wichtig, und jetzt gibt es die Möglichkeit, tiefer einzutauchen und zu sehen, ob zusätzliche Abgleiche vorgenommen werden können", sagt Herrera. "Selbst bei Kontenabstimmungen und Abgleichen kratzen wir im Moment nur an der Oberfläche, würde ich sagen."

Bis heute konnte World Fuel die Zahl der automatisch zertifizierten Abstimmungen um 79% steigern, von 1.767 im Oktober 2017 auf 3.162 im August 2018, und weitere Steigerungen sind in Vorbereitung. Darüber hinaus wurde der Prozentsatz der Transaktionsabgleiche für Bargeldabstimmungen auf 75% deutlich erhöht. Und mit dem Zugang zu BlackLine verbrachten die internen Auditoren weniger als 150 Stunden mit der jährlichen Prüfung von Bargeldabstimmungen - die Hälfte der Zeit, die in der Vergangenheit benötigt wurde.

"Unser BlackLine-Projekt hat unsere Daten standardisiert und uns einen besseren Überblick verschafft, so dass wir zeitnahere Abstimmungen vornehmen können", sagt Herrera. "Früher haben wir nur am Monatsende abgestimmt, jetzt machen wir das zweimal im Monat und haben 40 bis 50% der Zeit für die monatlichen Audits der Kassenabstimmungen eingespart." Wie Herrera anmerkt, haben moderne Plattformen wie BlackLine World Fuel in die Lage versetzt, seine Teams für Innovationen und neue Werte zu motivieren.

Mit BlackLine und anderen Technologien können Herrera und ihr Team eine ganzheitliche Analyse von Prozessen und Technologielösungen durchführen, um ihren Ansatz zu verfeinern. "Wir wollen nicht etwas automatisieren, nur um es zu automatisieren", sagt Herrera. "Die Frage ist: Wie hoch ist der ROI? Ist der Prozess stabil, oder müssen wir zuerst den Prozess verbessern?"

Herrera setzt sich auch für Benchmarking und Networking mit anderen führenden Unternehmen ein, und zwar das ganze Jahr über und bei Veranstaltungen wie der jährlichen BlackLine-Anwenderkonferenz, um zu lernen und bewährte Verfahren auszutauschen.

Zusätzlich zu BlackLine prüft World Fuel derzeit, wie sich andere BlackLine-Lösungen, darunter Intercompany Hub und Variance Analysis, in seine Landschaft einfügen könnten.