Eine Transformation hin zu mehr Effizienz und Kostensenkungen

Für UGI Utilities, eine hundertprozentige Tochtergesellschaft der UGI Corp., ist die fortgesetzte Umgestaltung ein wichtiger Aspekt bei der Erreichung dieser Ziele. Das in Denver, Pennsylvania, ansässige Erdgas- und Elektrizitätsversorgungsunternehmen versorgt über 730.000 Kunden in 45 Bezirken Pennsylvanias und einem Bezirk in Maryland. Es ist eine von vier Tochtergesellschaften unter dem Dach der UGI Corp., zu der auch UGI Energy Services, AmeriGas und UGI International gehören.

Nach Angaben von UGI Utilities rechnet das Unternehmen damit, im Jahr 2021 mehr als 265 Millionen Dollar für seinen Plan zur Erneuerung der Infrastruktur auszugeben, d. h. für den Austausch von Erdgasleitungen und den zugehörigen Einrichtungen. Der Plan für das Finanzjahr sieht fast 68 Meilen an Gusseisen- und blanken Stahlleitungen vor. In den letzten 10 Jahren wurden im Rahmen des Infrastruktur-Erneuerungsplans fast 600 Meilen nicht-zeitgemäßer Pipelines stillgelegt.

Buchhaltung und Finanzen sind entscheidende Faktoren für den Erfolg solcher Initiativen und für die Unterstützung von organisatorischen Innovationen und geschäftlichen Veränderungen. Diese Einschätzung wurde von Laurie Bergman, Chief Accounting Officer und Corporate Controller der UGI Corp. im Wall Street Journal geäußert. Laut Bergman kann die Finanzfunktion durch Investitionen in Technologie und Fähigkeiten zu Wachstum und Kapazität des Unternehmens beitragen. "COVID-19 hat uns einen guten Grund gegeben, uns auf Technologien zu konzentrieren, die uns dabei helfen, Kosten zu senken, die Effizienz zu verbessern und mehr Erkenntnisse zu gewinnen, die den Geschäftsführern zur Verfügung gestellt werden können."

UGI Utilities ist sich der Bedeutung der Buchhaltung und des Finanzwesens als Kernkomponente für den anhaltenden Erfolg des Unternehmens bewusst. Durch die Entwicklung einer strategischen Roadmap kann das Unternehmen die internen und externen Anforderungen des Geschäfts besser vorhersehen - sowohl aus Sicht der Buchhaltung als auch der IT. Die Technologie spielte eine wesentliche Rolle bei der Zentralisierung und Standardisierung der wichtigsten Finanzabschlussprozesse des Unternehmens, wobei der Schwerpunkt auf Effizienzsteigerungen lag.

Accounting. Vivian Ressler, Senior Manager Sarbanes-Oxley, Plant Accounting and Accounts Payable bei UGI Utilities, beaufsichtigt die Einhaltung der SOX-Vorschriften sowie die Prüfung und Aufrechterhaltung der Kontrollen, einschließlich der Kontenabstimmungskontrollen, für das Unternehmen.

"UGI Corp. und jede Tochtergesellschaft, mit Ausnahme von UGI International, haben ihre eigene Buchhaltungsfunktion. Es besteht der allgemeine Wunsch nach einem zentralisierten Dienstleistungszentrum, das alle Geschäftseinheiten bedient, um Kosteneinsparungen zu erzielen und die Prozesse im gesamten Unternehmen zu standardisieren", sagt Ressler. "Wir etablieren Best Practices, die vier Geschäftsbereiche nutzen können, anstatt dass jeder einzelne Lieferant hinzugefügt oder Kontenabstimmungen manuell vorgenommen werden", sagt sie. "Mit einem standardisierten Prozess kann ein einziges Servicecenter die Anforderungen aller Geschäftsbereiche erfüllen.

Information Technology. Jena Sweigart, Senior Manager Applications Development for Enterprise Solutions bei UGI Utilities, sagt, dass die IT-Komponente der strategischen Roadmap alle Funktionsbereiche von der Finanzabteilung bis zum Betrieb umfasst. Die IT-Abteilung arbeitet in einem fortlaufenden Prozess eng mit den einzelnen Geschäftsbereichen zusammen, um sicherzustellen, dass die Technologieprojekte im gesamten Unternehmen priorisiert werden.

"Wenn neue Technologiepartner in unseren IT-Bereich eingeführt werden oder Anwendungen über die traditionellen Bereiche hinausgehen und robuster werden, müssen wir diese Trends in unserer IT-Roadmap berücksichtigen. Vorhandene interne und neue Technologietools können dazu beitragen, unser Geschäft zu modernisieren und den Gewinn weiter zu steigern."

Die technologische Umstellung von UGI Utilities war zwar schon vor 2020 im Gange, aber die Pandemie diente als Katalysator für die strategische Roadmap und ihre Initiativen. BlackLine war eine der Schwerpunktanwendungen während dieser Umstellung. BlackLine wird als Anwendungsplattform für die Verwaltung von Aufgaben im Zusammenhang mit dem Finanzabschluss, der Bilanzbegründung und der Erleichterung von Prüfungen bei UGI Utilities eingesetzt.

Die Zusammenführung von vier separaten Buchhaltungsfunktionen in einer einzigen Technologieplattform führte zu einer Standardisierung der Prozesse im gesamten Unternehmen. Ressler sagt, dass die Implementierung von Best Practices in Verbindung mit dynamischeren Prozessen auch zu Kosteneinsparungen führen wird.

"Durch einen Selbstbedienungsprozess ist nun Einheitlichkeit gegeben, wenn interne Interessengruppen und externe Kunden einen Kontostand oder Abstimmungsdetails prüfen", sagt sie. "Wir suchen auch nach zukünftigen Möglichkeiten, den Prozess weiter zu rationalisieren, um ihn zu verbessern und effizienter zu gestalten.

Sweigart fügt hinzu, dass einer der Hauptvorteile des Zusammenschlusses der Geschäftsbereiche in der verbesserten geschäftsübergreifenden Zusammenarbeit liegt. "Während wir nach Möglichkeiten zur Umgestaltung suchen, lernen wir die einzigartigen Betriebsverfahren und Erfahrungen der einzelnen Geschäftsbereiche kennen. Dadurch wird die Vernetzung innerhalb der UGI-Unternehmensfamilie gefördert", sagt sie.

BlackLine Vereinheitlichung. UGI Utilities nutzt BlackLine bereits seit mehreren Jahren. In dieser Zeit haben auch AmeriGas und UGI Energy Services die Anwendungsplattform für ihre Kontenabstimmungs- und Aufgabenmanagementprozesse implementiert. Sweigart sagt, dass das Timing die Entscheidung unterstützte, die drei Geschäftseinheiten unter eine BlackLine-Plattform zu bringen und gleichzeitig die Funktionalität auf UGI Corp. zu erweitern.

"Die Geschäftsbereiche nutzten die gleichen Finanzfunktionen. Als wir die Rationalisierung der Konfigurationen und Konsistenzen untersuchten, um sie mit unserer Finanzabteilung abzustimmen und uns auf ein Modell zur gemeinsamen Nutzung von Anwendungen zuzubewegen, erkannten wir die Vorteile, die sich aus der Zusammenführung von drei separaten BlackLine-Instanzen zu einer einzigen für eine einheitliche Ansicht ergaben", so Sweigart.

Sweigart fügt hinzu, dass es sinnvoll ist, BlackLine auch in anderen Bereichen des Unternehmens einzusetzen und in Zukunft weitere Funktionen zu nutzen. Ein unmittelbarer Vorteil des BlackLine-Vereinheitlichungsprojekts war die Rationalisierung der IT-Supportprozesse. UGI verfügt jetzt über ein zentrales IT-Team, das BlackLine verwaltet und die Benutzerverwaltung unterstützt, so dass sich die Buchhaltungs- und Finanzgruppen auf ihre finanziellen Kernaufgaben konzentrieren können.

Mit Transparenz den Weg ebnen

SOX-Effizienz durch BlackLine. Das SOX-Gesetz verlangt von öffentlichen Unternehmen Transparenz im Finanzbereich und stellt sicher, dass ihre Daten sicher und korrekt sind. Ressler beaufsichtigt die Prüfung und Wartung von SOX für UGI Utilities. Sie sagt, dass die Aufgabenfunktionalität in BlackLine intuitive Kontrollen für die Einhaltung des SOX-Gesetzes bietet.

"Die Anwender führen Kontrollen durch und laden unterstützende Dokumente in BlackLine hoch und nutzen dann einen elektronischen Workflow zur Freigabe", erklärt Ressler. "Wichtige Dokumente werden in der Cloud aufbewahrt, und Prüfungsnachweise wie Zertifizierungen werden automatisch erfasst, so dass sie von überall abgerufen werden können. Die Auditoren haben ebenfalls Zugriff und können Prüfpfade einsehen und die Dokumentation bei Bedarf abrufen."

BlackLines Partnerschaft mit SAP. Mehrere der Geschäftsprozesse von UGI Utilities, wie z. B. Procure to Invoice, Invoice to Pay, and Record to Report, finden im SAP ERP innerhalb der SAP S/4HANA-Plattform statt. UGI Energy Services nutzt SAP S/4HANA für den Order-to-Cash-Prozess und die Plant-Maintenance-Funktionen. Die UGI Corporation nutzt ebenfalls SAP ERP und andere SAP-Software im gesamten Unternehmen. Die SAP-Integration und -Kompatibilität ist für UGI ein wichtiges Kriterium bei der Evaluierung anderer Softwarepartner. BlackLine ist ein SAP-Platinpartner, der Solution Extensions anbietet, die SAP ECC, SAP S/4HANA und andere SAP-Software zur Modernisierung der Accountings ergänzen. SAP hat BlackLine kürzlich mit einem Pinnacle Award for Partner of the Year — Solution Extensions - ausgezeichnet. Mit dieser Auszeichnung ist BlackLine einer von nur 21 Partnern, die von mehr als 20.000 im Partnernetzwerk geehrt wurden.

Mehrere Funktionsbereiche nutzen Partneranwendungen innerhalb von SAP ERP, um spezielle Funktionen zu unterstützen. BlackLine fungiert als Partner SAP Extension für den Accounting- & Finance-Bereich.

"BlackLine hilft uns, unsere Kontrollprozesse zu verwalten, unsere Buchhaltung abzustimmen und unseren Auditgruppen und -funktionen einen zentraleren Ort für den Zugriff auf die benötigten Materialien zu bieten", sagt Sweigart. "Routinemäßige Integrationen von ERP zu BlackLine finden während des Monatsabschlusses statt. Die endgültigen Kontensalden am Monatsende werden dann für die Kontenabstimmung in BlackLine eingegeben.

Die Effizienzgewinne durch die automatisierte Verarbeitung der Kontensalden sind erheblich. Es ist nun nicht mehr nötig, manuell zu überprüfen, ob die Abstimmungsbeträge mit einem separaten Hauptbuch übereinstimmen. Ressler sagt, dass durch die Integration die manuellen Anforderungen wegfallen, die früher zeitaufwendig waren und ein Risiko für Fehler darstellten. Sie erklärt, dass neue Konten sofort in BlackLine eingepflegt werden und darauf warten, dass sie Mitarbeitern zugewiesen werde, die die Konten abstimmen, genehmigen und prüfen und die die entsprechenden Kontendokumente bestätigen. "Es ist für jeden von Vorteil, der sicherstellen will, dass alle unsere Konten ordnungsgemäß abgestimmt und überprüft werden", sagt Ressler.

Effiziente Transformation ohne Unterbrechung

Der Erfolg der Transformationsprojekte von UGI Utilities beruhte weitgehend auf der Vorbereitung und den etablierten Prozessen vor der Implementierung. Während des Ausbruchs der Pandemie war eine kontinuierliche Umsetzung der strategischen Roadmap erforderlich, und die Bedeutung von Workflow-Prozessen und -Lösungen für das Unternehmen wurde deutlich.

Während die Vereinheitlichung der BlackLine-Instanzen zum Beispiel schon vor der COVID-19 geplant war, hat die Pandemie laut Ressler den Zweck und die Unterstützung des BlackLine-Angebots gefestigt. Während sich das Unternehmen auf die anfängliche Komplexität der Fernarbeit einstellte, war bereits ein starkes technologisches Rückgrat vorhanden, um den Übergang in vielerlei Hinsicht zu unterstützen.

"Wir erlebten keine großen Unterbrechungen bei unseren Prozessen für die Kontenabstimmung und die Schlüsselkontrollen, als wir auf das Arbeiten von remote umstellten oder als wir zu einer einzigen BlackLine-Instanz übergingen", sagt sie. "Der Prozess verlief reibungslos. Dank der guten Vorbereitung konnten die Mitarbeiter problemlos in die Pandemie-Workflow-Umgebung ein- und aussteigen."

Die Umstellung eröffnete die Möglichkeit, Erkenntnisse und BlackLine-Funktionen mit anderen Geschäftsbereichen zu teilen.

"Die Bereitstellung zusätzlicher Einblicke in die Funktionalitäten und der Austausch von Informationen über Prozesse kann allen helfen, ihre Lösungen zu nutzen und Erfolge bei relativ neuen Prozessen zu erzielen", sagt Sweigart.

Ausrichten von neuen Funktionalitäten an einer strategischen Vision

Nach dem kürzlich erfolgten Abschluss des BlackLine-Projekts für die Vereinheitlichung von Prozessen blickt UGI Utilities auf die nächste Phase der Zusammenarbeit mit dem Lösungsanbieter. Das Verständnis der BlackLine-Roadmap und der kommenden Funktionalitäten ist entscheidend für die Ausrichtung auf die strategische Vision der Finanzorganisation. UGI betrachtet BlackLine, ebenso wie SAP, als strategische Anbieter und wird weiterhin nach neuen Möglichkeiten zur Automatisierung mit diesen Technologielösungen suchen.

Stabilität und Agilität als Maßstab für den Erfolg

Während der Transformationsreise von UGI Utilities schaute das Unternehmen auf die Vorher-Nachher-Bilanz, um seinen Erfolg zu messen. Laut Sweigart hat UGI Utilities mit dem SAP ERP-System und den BlackLine-Lösungen bewiesen, dass es in der Lage ist, sich an neue und unterschiedliche Situationen im Arbeitsumfeld anzupassen.

"Unsere SAP-ERP- und BlackLine-Anwendungen haben es uns ermöglicht, unsere Geschäftsaktivitäten unter schwierigen Bedingungen zu stabilisieren, sowohl intern als auch extern, worauf wir sehr stolz sind", sagt Sweigart.

Sie fügt hinzu: "Wenn man Teil eines größeren Unternehmens ist, kann man, egal wie viel man weiß, immer noch etwas über andere Bereiche des Unternehmens lernen. Das wird Ihr Unternehmen nur noch stärker machen. Nutzen Sie die Gelegenheit, das Gesamtbild zu verstehen und Einblicke zu gewinnen, um Effizienzsteigerungen zu erzielen."