Mit einem Jahresumsatz von 3,3 Milliarden Dollar ist Trivium Packaging bei der Entwicklung und Herstellung innovativer und nachhaltiger Verpackungslösungen ein weltweit führender Anbieter. Auch im Finanzbereich arbeitet das Unternehmen überaus zukunftsorientiert. So hat Trivium Packaging erst kürzlich ein Shared Service Center eingerichtet, das mehrere Finanzfunktionen unter einem Dach vereint.

„Die Umstellung auf ein Shared-Service-Modell war für unsere Zukunftsfähigkeit von entscheidender Bedeutung“, sagt Greta Benke, General Accounting Manager bei Trivium. „Ein SSC bot uns die Möglichkeit, durch die Eliminierung repetitiver Aufgaben die Effizienz zu steigern, Prozesse zu standardisieren und die Kosten zu reduzieren.“

Zudem war das Unternehmen so in der Lage, den bestehenden Abstimmungsprozess, der über mehrere Standorte verteilt war, zu rationalisieren und zu standardisieren. „Dieser Prozess war weder zentralisiert noch standardisiert“, so Benke. „Abstimmungen wurden in verschiedenen Formaten erstellt. Transparenz war dabei ein Fremdwort und die Zusammenstellung der Informationen nahm viel zu viel Zeit in Anspruch.“

Diese veraltete Arbeitsweise machte es obendrein zu einer echten Herausforderung, Abschlüsse termingerecht zu erstellen. „Manchmal fehlte schlichtweg die Zeit, um alle monatlichen Abstimmungen durchzuführen. Das wurde dann zwar im Folgemonat erledigt, aber auf Echtzeitinformationen konnten wir so nicht zugreifen.“

Benke hatte bei einem früheren Arbeitgeber bereits mit BlackLine gearbeitet und wusste, dass die Lösung in der Lage war, den Abschluss von Trivium sowohl zu zentralisieren als auch zu rationalisieren. „Ich erklärte dann meinem Vorgesetzten, warum wir mit einem Tool wie BlackLine unsere Abstimmungen auf einer zentralen Plattform durchführen und verfügbar machen sollten“, merkt Benke an. „Nachdem wir verschiedene Anbieter evaluiert hatten, legten wir dem CFO dann einen Business Case für BlackLine vor.“

Trivium implementierte BlackLine Account Reconciliations und Task Management mithilfe des BlackLine-Beratungspartners Clearsulting. So konnte das Unternehmen eigene Ressourcen schonen, die bei der Umstellung auf ein Shared Service Center dringend benötigt wurden. „Die Finanzabteilung hatte schlicht und einfach keine Zeit, um die Implementierung zu managen“, sagt Banke. „Clearsulting hat uns mit Best Practices, IT-Expertise und individueller Anpassung unterstützt.“

Zentralisierte Abstimmung Mithilfe von BlackLine konnte Trivium seinen gesamten Abstimmungsprozess zentralisieren. Dies steht in krassem Gegensatz zum vorherigen Prozess, der über mehrere Geschäftseinheiten verteilt war. Benke und ihr Team haben nun Zugriff auf Echtzeitdaten und können alle Aktivitäten auf einen Blick erfassen.

Geringeres Risiko BlackLine vereinfacht es Trivium, die internen Kontrollanforderungen und Unternehmensrichtlinien einzuhalten, sowohl in Sachen Standardisierung als auch in puncto Aktualität. „Die Unternehmensrichtlinien schreiben vor, dass Bilanzabstimmungen pünktlich erfolgen müssen. Mit BlackLine können wir jetzt jeden Monat die Vollständigkeit unserer Abstimmungen nachverfolgen.“

Verbesserte Rechenschaftspflicht BlackLine Task Management verfolgt Hunderte von Aufgaben, die für den Abschluss entscheidend sind, und macht ihren Status transparent. Das hilft auch, die Rechenschaftspflicht sicherzustellen. „Mithilfe von Task Management können wir messen, was wir tagtäglich tun“, sagt Benke. „So können wir unsere Erwartungen im Laufe des Monats klar und deutlich formulieren. Die Mitarbeiter wissen dabei exakt, was sie wann zu tun haben.“

Verbesserte Transparenz Bevor BlackLine zum Einsatz kam, machte die fehlende Transparenz es nahezu unmöglich, den Fortschritt des Monatsabschlusses zu überwachen.„Eine der wesentlichsten Veränderungen war für uns die verbesserte Transparenz“, so Benke. Dank BlackLine verfügen wir jetzt über ein Echtzeit-Dashboard. Sämtliche Daten sind sofort abrufbar und ich kann jederzeit nachvollziehen, wie sich mein Team schlägt. Und sollte eines meiner Teammitglieder mal im Rückstand sein, kann ich ganz einfach Ressourcen umverteilen.“