Seit der Gründung im Jahr 1976 hat Travelex ein marktführendes Netz von spezialisierten Devisenstores aufgebaut, die den Kunden helfen, problemlos Geld in der ganzen Welt auszugeben und zu versenden. Heute ist Travelex eine der bekanntesten Marken im Devisenhandel.

Die Finanzabteilung mit Hauptsitz in London, Großbritannien, unterstützt Travelex bei der reibungslosen Abwicklung von Geschäften in mehr als 50 Ländern mit über 115 verschiedenen Geschäftseinheiten, die von Sydney bis Brasilien reichen.

Die Finanzteams hatten monatlich über 2.500 Kontenabstimmungen zu bewältigen, so dass das Quality Risk Assessment von BlackLine ein wichtiges Unterscheidungsmerkmal war.

"Bei Travelex verfolgen wir einen Prozess der Rationalisierung unserer Bilanz. Alles, was Bargeld ist (in der Bank, im Tresor, in der Kasse oder auf dem Transportweg), wird von uns als risikoreiche Abstimmung eingestuft und monatlich durchgeführt. Alle anderen Abstimmungen werden als nicht wichtig eingestuft und in mittleres oder geringes Risiko unterteilt. Abstimmungen mit mittlerem Risiko werden monatlich, Abstimmungen mit geringem Risiko vierteljährlich erstellt. Dieser risikobasierte Ansatz ist entscheidend für unseren Abschluss", sagt Heather.

"BlackLine's einzigartiger Ansatz zur Risikobewertung ermöglichte es uns, eine fundierte Entscheidung darüber zu treffen, wie wir unsere vielen verschiedenen Abstimmungen angehen. Er zwang uns, über die Häufigkeit und den Zeitpunkt unseres Monatsabschlusses nachzudenken", fügt Rory Suckling, Group Finance Director bei Travelex, hinzu.

Mit BlackLine kann Travelex nachverfolgen, wann wichtige Abstimmungen vorbereitet, genehmigt und überprüft wurden, was zuvor mit Excel nicht möglich war.

Die Implementierung von BlackLine wurde in drei Pilotunternehmen in Italien, Australien und in UK mit drei verschiedenen Hauptbüchern gestartet, für die das Team nur sechs Wochen benötigte. Nach dieser erfolgreichen Erstimplementierung im Jahr 2018 wollte das Team bei Travelex innerhalb von nur acht bis neun Monaten weitere 240 Nutzer in allen Einheiten schulen. Laut Heather verlief der BlackLine-Implementierungsprozess nahtlos und effizient. "Die Schulung der Anwender und ihre frühe Einbindung in den Prozess waren entscheidend. Der Rat der BlackLine-Consultants, klein anzufangen und die Plattform aufzubauen, hat im Laufe der Zeit eine bessere Qualität der Prozesse gewährleistet."

"Was uns wirklich beeindruckt hat, war die Effizienz der BlackLine-Consultants, die sogar unsere eigenen BlackLine-Champions in unserem Shared Service Centre in Mumbai ausgebildet haben. Diese Gruppe ist nun in der Lage, Anwender vor Ort zu schulen und so den Einführungsprozess zu optimieren. Das war ein großer Gewinn für uns und hat uns viel Zeit erspart."

BlackLine ermöglicht Travelex auch den Abgleich mit dem eigenen Konzernkonsolidierungstool, wodurch das Team sicher sein kann, dass es alle richtigen Salden erfasst und die Berichte korrekt sind.

Bessere Transaprenz und Kontrolle. Mit BlackLine hat Travelex jetzt einen besseren Überblick über die Unternehmensprozesse und den Status der Aufgaben.

Externe Auditoren haben Zugang zu BlackLine, so dass auch sie jederzeit und überall Einblick in Echtzeit haben. Früher wurden alle Abstimmungen in lokalen Netzwerken auf der ganzen Welt gespeichert, jetzt befinden sie sich in einer zentralen Plattform.

Die Auditoren können sich darauf verlassen, dass alle Abstimmungen den gesamten Prüfzyklus durchlaufen haben. Sie können sehen, wer die Abstimmung vorbereitet hat und wer eine bestimmte Abstimmung genehmigt und geprüft hat, so dass sie wissen, an wen sie sich bei Fragen wenden müssen, was beiden Seiten Zeit spart.

Standardisierte Prozesse, die wertvolle Zeit einsparen. Laut Suckling sind dank BlackLine und der deutlichen Verringerung der manuellen, auf Tabellenkalkulationen basierenden Prozesse, dauern einige Aufgaben nicht mehr drei Tage, sondern nur noch 20 Minuten.

Darüber hinaus kann Travelex dank einer zentralen Stelle für die Ausführung und Nachverfolgung aller Aufgaben die Prozesse leicht standardisieren und so die Variabilität zwischen den Geschäftseinheiten verringern.

"Mit BlackLine sind wir in der Lage, Prozesse zu standardisieren und Schulungen darüber durchzuführen, wie ein Bargeld-, Bank- oder Abgrenzungsabgleich aussehen sollte. Diese Standardisierung hat zu einer Zeitersparnis geführt, da wir nun wissen, was bei einer Abstimmung zu beachten ist", sagt Heather.

Eine größere Transparenz der Aufgaben erfordert eine größere Verantwortlichkeit, und das bringt weitere Vorteile mit sich. "BlackLine hat die Teams gezwungen, sich mehr Mühe mit ihren Abstimmungen zu geben, und mit diesem neuen Kontrollaspekt von BlackLine haben wir ein höheres Maß an Nachweisen für die Abstimmungen festgestellt", fügt Heather hinzu.

Erzielen eines nahtlosen virtuellen Abschlusses. Die COVID-19-Pandemie hat Finanz- und Buchhaltungsteams auf der ganzen Welt vor die Herausforderung gestellt, sich schnell an den Abschluss mit einer verteilt arbeitenden Belegschaft anzupassen.

Die cloud-basierte Technologie von BlackLine ermöglicht es Finance- und Accounting-Teams, sich nahtlos an veränderte Umstände anzupassen und ermöglicht Zusammenarbeit, Transparenz und Kontrolle. BlackLine hilft Unternehmen wie Travelex, ihre Bücher in dieser Krise und darüber hinaus sicher abzuschließen.

"Da BlackLine cloud-basiert ist, können wir die Plattform von jedem Ort aus nutzen, an dem unsere Teams arbeiten", erklärt Suckling.

Während der COVID-19-Pandemie konnte jeder Mitarbeiter von Travelex alle seine Aufgaben von zu Hause aus erledigen, ohne das Büro aufsuchen zu müssen, da alles, was er benötigte, über die zentrale BlackLine-Plattform zugänglich ist. Trotz der Umstellung auf einen virtuellen Abschluss hat Travelex nach eigenen Angaben keine Zeit verloren, und das Finanzteam geriet beim Abschluss mit einer verteilt arbeitenden Belegschaft nicht zusätzlich unter Druck.

Weniger Fehler. Dank der automatisierten Echtzeit-Software kann das Führungsteam den Status der Abstimmungen von jeder Geschäftseinheit in Travelex abrufen, wobei alle Informationen pro Benutzerebene zugänglich sind.

"Alle Benutzerebenen haben Zugriff auf relevante Dashboards für ihre Funktionen, die von überall aus in Echtzeit zugänglich sind. Für jeden Benutzer werden Aufgaben festgelegt, so dass jeder weiß, was von ihm erwartet wird. Aus der Führungsperspektive ist dies äußerst nützlich, da wir über eine einzige einheitliche Plattform verfügen, die uns den ganzen Monat darüber informiert, was von wem zu erledigen ist", sagt Heather.

Die Teams können jetzt die Pünktlichkeit der Abstimmungen prüfen, sehen, warum die Abstimmungen nicht vorbereitet wurden und ob eine Anpassung erforderlich war. Dadurch kann Travelex Reports über Elemente erstellen, die vorher nicht messbar waren. Dies wiederum trägt dazu bei, den gesamten Abschlussprozess zu verbessern und letztlich Fehler und Risiken zu reduzieren.