Vor etwa drei Jahren trat die Toga-Gruppe in eine schnelle Expansionsphase ein. Die Zahl der gleichzeitig laufenden Entwicklungsprojekte nahm deutlich zu, und auch das Hotelportfolio wuchs. Michael Gowing, Financial Controller der Toga-Gruppe, sagt, dass das Unternehmen zu diesem Zeitpunkt erkannte, dass einige der Back-Office-Systeme, die seit Jahren im Einsatz waren, nicht mehr das erforderliche Maß an Unterstützung boten.

"Toga hat sich von einer kleinen Firma zu einem großen Unternehmen entwickelt", sagt Gowing. "Auf diesem Weg wurde schnell klar, dass viele der Funktionen und Prozesse innerhalb unserer Finanzabteilung mit der steigenden Arbeitsbelastung nicht mehr zurechtkamen." Ein besonderer Schmerzpunkt war der Abstimmungsprozess des Unternehmens. Ein dreiköpfiges Team in der Finanzabteilung war Vollzeit damit beschäftigt, mehrere Konten und Bankauszüge abzustimmen und begann, unter der Last der Arbeit zu ersticken.

"Wir führten den Abstimmungsprozess im Wesentlichen mit Excel-Tabellen und Vorlagen durch, die schon vor Jahren entwickelt worden waren", sagt er. "Das funktioniert, wenn man ein kleines Unternehmen ist, lässt sich aber nicht sehr gut skalieren. Wir konnten das Volumen der Abstimmungen, die durchgeführt werden mussten, einfach nicht mehr bewältigen."

Gowing sagt, es sei so weit gekommen, dass er Unmengen von Dokumenten im Kofferraum seines Autos mit nach Hause nehmen, stundenlange manuelle Überprüfungen vornehmen und dann ins Büro zurückkehren musste, um sie zu bearbeiten.

"Wenn es um Dinge wie Bankabstimmungen ging, kamen wir an den Punkt, an dem wir Millionen von Transaktionen abgleichen mussten. Unsere internen Kundenzufriedenheitswerte sanken, da das Team als langsam und fehlerhaft wahrgenommen wurde."

Im Jahr 2013 wurde beschlossen, einen besseren Ansatz für die wachsende Herausforderung der Abstimmungen zu finden. Die Toga-Gruppe beauftragte das Beratungsunternehmen Deloitte damit, die Palette der verfügbaren Software-Tools zu prüfen und Empfehlungen zu geben, welches die beste Lösung sein könnte.

Es wurde eine Auswahlliste erstellt und vergleichende Tests mit Stichproben von Kontendaten durchgeführt. Die Tests zeigten, dass die von BlackLine angebotene Lösung Auto-Matching-Performance die beste auf dem Markt war.

Nachdem die Entscheidung gefallen war, wurde die Einführung der Reconciliation Management-Lösung von BlackLine, einer Schlüsselkomponente der BlackLine Finance Controls & Automation Platform, innerhalb von drei Monaten abgeschlossen. Die BlackLine-Plattform ist eine Cloud-basierte Lösung, die Finanzabschlüsse und andere wichtige Finanz- und Buchhaltungsprozesse für mittelständische und große Unternehmen zentralisiert und rationalisiert. Die Lösung wurde entwickelt, um die betriebliche Effizienz, die Echtzeittransparenz, die Kontrolle und die Compliance zu verbessern und so ein durchgängiges Management für den Finanzabschluss zu gewährleisten.

Das Projekt wurde vom internen IT-Team von Toga in enger Abstimmung mit BlackLine durchgeführt.

"Wir brauchten keinen externen Berater, denn BlackLine verfügt über eine sehr gute Mischung aus technischen und betriebswirtschaftlichen Kenntnissen", sagt er. "Sie haben verstanden, wie unser Unternehmen arbeitet und was wir mit den Verbesserungen erreichen wollten."