Toga unterstützt schnelles Wachstum mit BlackLine Modern Finance

Die 1963 gegründete Toga-Gruppe ist ein führender Bauträger von Wohnanlagen und Betreiber von Hotels in Australien, Neuseeland und Europa. Das Unternehmen steht hinter Projekten wie Jones Bay Wharf und Bondi Boheme in Sydney und dem Darwin Waterfront Precinct. Zu seinen Hotelmarken gehören Travelodge, Vibe, Adina und Rendezvous, die zusammen mehr als 9000 Zimmer anbieten.

Die Herausforderung

Vor etwa drei Jahren trat die Toga-Gruppe in eine schnelle Expansionsphase ein. Die Zahl der gleichzeitig laufenden Entwicklungsprojekte nahm deutlich zu, und auch das Hotelportfolio wuchs. Michael Gowing, Financial Controller der Toga-Gruppe, sagt, dass das Unternehmen zu diesem Zeitpunkt erkannte, dass einige der Back-Office-Systeme, die seit Jahren im Einsatz waren, nicht mehr das erforderliche Maß an Unterstützung boten.

"Toga hat sich von einer kleinen Firma zu einem großen Unternehmen entwickelt", sagt Gowing. "Auf diesem Weg wurde schnell klar, dass viele der Funktionen und Prozesse innerhalb unserer Finanzabteilung mit der steigenden Arbeitsbelastung nicht mehr zurechtkamen." Ein besonderer Schmerzpunkt war der Abstimmungsprozess des Unternehmens. Ein dreiköpfiges Team in der Finanzabteilung war Vollzeit damit beschäftigt, mehrere Konten und Bankauszüge abzustimmen und begann, unter der Last der Arbeit zu ersticken.

"Wir führten den Abstimmungsprozess im Wesentlichen mit Excel-Tabellen und Vorlagen durch, die schon vor Jahren entwickelt worden waren", sagt er. "Das funktioniert, wenn man ein kleines Unternehmen ist, lässt sich aber nicht sehr gut skalieren. Wir konnten das Volumen der Abstimmungen, die durchgeführt werden mussten, einfach nicht mehr bewältigen."

Gowing sagt, es sei so weit gekommen, dass er Unmengen von Dokumenten im Kofferraum seines Autos mit nach Hause nehmen, stundenlange manuelle Überprüfungen vornehmen und dann ins Büro zurückkehren musste, um sie zu bearbeiten.

"Wenn es um Dinge wie Bankabstimmungen ging, kamen wir an den Punkt, an dem wir Millionen von Transaktionen abgleichen mussten. Unsere internen Kundenzufriedenheitswerte sanken, da das Team als langsam und fehlerhaft wahrgenommen wurde."

Warum BlackLine

Im Jahr 2013 wurde beschlossen, einen besseren Ansatz für die wachsende Herausforderung der Abstimmungen zu finden. Die Toga-Gruppe beauftragte das Beratungsunternehmen Deloitte damit, die Palette der verfügbaren Software-Tools zu prüfen und Empfehlungen zu geben, welches die beste Lösung sein könnte.

Es wurde eine Auswahlliste erstellt und vergleichende Tests mit Stichproben von Kontendaten durchgeführt. Die Tests zeigten, dass die von BlackLine angebotene Lösung Auto-Matching-Performance die beste auf dem Markt war.

Nachdem die Entscheidung gefallen war, wurde die Einführung der Reconciliation Management-Lösung von BlackLine, einer Schlüsselkomponente der BlackLine Finance Controls & Automation Platform, innerhalb von drei Monaten abgeschlossen. Die BlackLine-Plattform ist eine Cloud-basierte Lösung, die Finanzabschlüsse und andere wichtige Finanz- und Buchhaltungsprozesse für mittelständische und große Unternehmen zentralisiert und rationalisiert. Die Lösung wurde entwickelt, um die betriebliche Effizienz, die Echtzeittransparenz, die Kontrolle und die Compliance zu verbessern und so ein durchgängiges Management für den Finanzabschluss zu gewährleisten.

Das Projekt wurde vom internen IT-Team von Toga in enger Abstimmung mit BlackLine durchgeführt.

"Wir brauchten keinen externen Berater, denn BlackLine verfügt über eine sehr gute Mischung aus technischen und betriebswirtschaftlichen Kenntnissen", sagt er. "Sie haben verstanden, wie unser Unternehmen arbeitet und was wir mit den Verbesserungen erreichen wollten."

Die Ergebnisse

Die Notwendigkeit manueller Abstimmungen entfiel. Nachdem die BlackLine-Plattform implementiert und mit entsprechenden Regeln konfiguriert wurde, nahm das Team für die Abstimmungen sie sofort an.

"Sobald die Team-Mitglieder verstanden hatten, dass die Notwendigkeit manueller Abstimmungen entfällt, waren sie sehr zufrieden", sagt Gowing. "Für sie war es, als würden sie in einem Schritt von der Steinzeit ins Jet-Zeitalter wechseln."

58 % der Konten wurden automatisch abgeglichen. In den drei Jahren seit der Einführung hat sich das Volumen der Buchhaltungsaufgaben verdoppelt, aber das Team, das sich mit der Kontenabstimmung befasst, besteht nach wie vor aus nur drei Personen. Im Jahr 2016 wurden 58% der Konten und mehr als 95% der Kontoauszüge automatisch abgeglichen.

Einführung von Regeln und Beziehungen zwischen Konten. Laut Gowing hat das Finanzteam festgestellt, dass es mit der Software mehr erreichen kann, als ursprünglich erhofft. So konnten sie beispielsweise Regeln für Beziehungen zwischen Konten einführen, die die interne Integrität der Finanzdaten unterstützen. Dies war in einer manuellen Umgebung einfach nicht möglich.

Höhere interne Kundenzufriedenheit. "Unsere internen Werte für die Kundenzufriedenheit stiegen von niedrigen Fünfern auf hohe Siebener und niedrige Achter", sagt er. "Dazu trug auch die Tatsache bei, dass durch die Umstellung von manuellen auf automatisierte Prozesse die Zahl der Fehler drastisch reduziert werden konnte."

In das System eingebettete Warnmeldungen. Er sagt, dass das Finanzteam jetzt auch in der Lage ist, Probleme zu erkennen, bevor das Unternehmen von ihnen erfährt. So können sie beispielsweise feststellen, ob jemand auf Bargeld sitzt und es nicht innerhalb des vorgeschriebenen Zeitrahmens zur Bank gebracht hat. "Wir können dann den Vorgesetzten alarmieren und das Problem schnell beheben. Wir nutzen das System im Wesentlichen, um Warnungen zu generieren, was sehr nützlich ist."

Fernzugriff für externe Auditoren. Auch die externen Auditoren des Unternehmens haben von der Umstellung profitiert. Sie können von remote auf die BlackLine-Plattform zugreifen und erhalten einen besseren Einblick in den Stand aller Konten und den Abstimmungsprozess. Laut Gowing plant die Toga-Gruppe, die Nutzung der BlackLine-Plattform in den kommenden Jahren weiter auszubauen. Kürzlich wurde eine Vereinbarung über den Einsatz des BlackLine Intercompany Hub unterzeichnet, und für die Zukunft ist auch die Einführung der Lösung Financial Close Management geplant.

Branche

ERP-Systeme

Region

Unternehmensgröẞe

Vorteile

Automatischer Abgleich von 58% der Konten und 95% der Banktransaktionen

Einführung von Regeln und Beziehungen zwischen Konten

Verbesserte Kundenzufriedenheit

Abschaffung manueller Abstimmungen

Eingebettete Systemwarnungen

Remote-Zugriff für Auditoren


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