Die Einrichtung eines globalen Shared Services Center in Łódź, Polen, war ein wichtiger Bestandteil der Konsolidierungsaktivitäten von Tate & Lyle. Von dieser zentralen Stelle aus verwalten und stimmen rund 200 Mitarbeiter der Finanzabteilung die Bilanzen für Tausende von Hauptbuchkonten ab, die Transaktionen in Nord- und Südamerika sowie an Standorten in Europa, dem Nahen Osten und im asiatisch-pazifischen Raum umfassen. Bevor die Niederlassung in Łódź die Verantwortung für die zentralen Finanzvorgänge übernahm, erfolgte die Abstimmung der Konten auf regionaler Ebene; jede Niederlassung entwickelte, pflegte und verwaltete ihre eigenen manuellen Verfahren zur Abstimmung der Konten in ihrem Zuständigkeitsbereich, einschließlich der Konten für lokalisierte juristische Personen.

Mit der Einrichtung einer zentralen Finanzfunktion sollten die unterschiedlichen Kontenabstimmungsprozesse nicht länger unterstützt werden. Die Shared-Services- und Finanzteams wollten die zentrale Aufsicht und Effizienz verbessern, die Transparenz und die Nachverfolgungsmöglichkeiten erhöhen und weniger Zeit und Ressourcen für Administrationsaufgaben aufwenden.

"Früher waren unsere Abstimmungsprozesse dreistufig und papierbasiert", sagt Barbara Blaszczyk, Leiterin der Finanzabteilung bei Tate & Lyle. "Manuelle Abstimmungen wurden in Tabellenkalkulationen erfasst, mit Unterschriften auf Papier und unterschiedlichen Speicherorten - je nach Standort des Kontos und des zuständigen Teams. Wir wollten mehr Kontrolle über die Prozesse haben und die schwerfälligen Abläufe aus betrieblicher Sicht leichter nutzbar machen."

Eine bessere Kontrolle über den Abstimmungsprozess würde sich auf verschiedene Weise bemerkbar machen. Sie würde zu mehr Gewissheit über die genaue Anzahl der vollständig abgestimmten Konten, zu einer besseren Dokumentation der Folgemaßnahmen, zu mehr Transparenz infolge konsistenterer Abstimmungsprozesse und zu weniger Aufwand bei der Untersuchung von Abstimmungsdiskrepanzen führen.

Laut Stephen Byers, Group Vice President und CIO bei Tate & Lyle, war die Schaffung der Shared-Services-Gruppe, parallel zum Konsolidierungsprojekt des SAP-Systems, der Hauptgrund für Tate & Lyle, eine Lösung zur Automatisierung des Kontenabgleichs zu finden. "Die Zentralisierung der Finanzaktivitäten in Łódź und die Einführung globaler gemeinsamer Methoden ermöglichten uns eine weitere Rationalisierung der Prozesse durch den Einsatz automatisierter Abstimmungen", sagt er.

Die Suche nach einem automatisierten Tool zur Kontenabstimmung gewann etwa ein Jahr, nachdem das Shared Services Center in Łódź die Verantwortung für die zentrale Finanzfunktion übernommen hatte, an Fahrt. Laut Blaszczyk waren die wichtigsten Anforderungen an eine Automatisierungslösung, dass sie eine vollständige Integration mit SAP- und Nicht-SAP-Buchhaltungssystemen, eine Abstimmung nach Kategorien für gruppierte Konten, standardisierte Vorlagen, elektronische Genehmigungsworkflows, die Fähigkeit, Transaktionen in mehreren Währungen zu verarbeiten, ein grundlegendes Berichtswesen und eine intuitive, einfach zu bedienende Oberfläche bieten sollte.

Nach einer umfassenden Bewertung verschiedener Produkte und einer Ausschreibung, die auch Live-Demos von mehreren Anbietern umfasste, entschied sich Tate & Lyle für die Anwendungen Account Reconciliations und Task Management des SAP-Partners BlackLine und unterzeichnete Ende 2013 einen Vertrag. "Die Lösung wurde in allen Bereichen, die wir evaluiert haben, als die zuverlässigste bewertet", sagt Blaszczyk.

Um die Nutzung der Anwendungen zu optimieren, führte Tate & Lyle die BlackLine-Implementierung parallel zu einer erheblichen Prozessvereinfachung durch, da man wusste, dass die Automatisierung der Kontenabstimmung mit Best-Practice-Definitionen wesentlich effektiver sein würde.

Blaszczyk zufolge bestand die erste Aufgabe des BlackLine-Projektteams darin, eine Verantwortungsmatrix zu erstellen, in der die Ersteller und Genehmiger der Konten aufgeführt waren. Das Team erstellte auch einen gemeinsamen Kontenplan, wo dies möglich war, und kategorisierte Änderungen an Konten je nach Zweck des Kontos. Darüber hinaus überprüfte und aktualisierte das Team die akzeptierten Abweichungen. All dies geschah in Übereinstimmung mit dem Produkt Account Reconciliations, das Kontenvorlagen, Genehmigungshierarchien und automatische Bestätigungen für statische Konten enthält.