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Anbieter von speziellen Lebensmittelzutaten serviert automatisierte Abstimmungen
Tate & Lyle hat mehr als 150 Jahre damit verbracht, seine Mission zu erfüllen, "Lebensmittel außergewöhnlich zu machen". Ursprünglich wurde das Unternehmen 1859 in UK gegründet, als Henry Tate seine Zuckerrohrraffinerie ins Leben rief. 1921 wurde Tate & Lyle durch die Fusion des Unternehmens von Henry Tate mit dem Raffineriegeschäft von Abram Lyle & Sons gegründet. Die ehemaligen Konkurrenten produzierten bald etwa die Hälfte des in UK verbrauchten Zuckers. Heute besitzt das in London ansässige Unternehmen Tate & Lyle kein Zuckergeschäft mehr, sondern hat sich zu einem globalen Anbieter von speziellen Lebensmittelzutaten und -lösungen entwickelt. Tate & Lyle verfügt weltweit über mehr als 30 Produktions-, Verarbeitungs- und Vertriebsstätten, die zwei Hauptgeschäftsbereiche bedienen - Spezialnahrungsmittelzutaten und Massen-Zutaten - und viele der weltweit größten Lebensmittel-, Getränke- und Industrieunternehmen zu ihren Kunden zählen.

DIE HERAUSFORDERUNG

Die Einrichtung eines globalen Shared Services Center in Łódź, Polen, war ein wichtiger Bestandteil der Konsolidierungsaktivitäten von Tate & Lyle. Von dieser zentralen Stelle aus verwalten und stimmen rund 200 Mitarbeiter der Finanzabteilung die Bilanzen für Tausende von Hauptbuchkonten ab, die Transaktionen in Nord- und Südamerika sowie an Standorten in Europa, dem Nahen Osten und im asiatisch-pazifischen Raum umfassen. Bevor die Niederlassung in Łódź die Verantwortung für die zentralen Finanzvorgänge übernahm, erfolgte die Abstimmung der Konten auf regionaler Ebene; jede Niederlassung entwickelte, pflegte und verwaltete ihre eigenen manuellen Verfahren zur Abstimmung der Konten in ihrem Zuständigkeitsbereich, einschließlich der Konten für lokalisierte juristische Personen.

Mit der Einrichtung einer zentralen Finanzfunktion sollten die unterschiedlichen Kontenabstimmungsprozesse nicht länger unterstützt werden. Die Shared-Services- und Finanzteams wollten die zentrale Aufsicht und Effizienz verbessern, die Transparenz und die Nachverfolgungsmöglichkeiten erhöhen und weniger Zeit und Ressourcen für Administrationsaufgaben aufwenden.

"Früher waren unsere Abstimmungsprozesse dreistufig und papierbasiert", sagt Barbara Blaszczyk, Leiterin der Finanzabteilung bei Tate & Lyle. "Manuelle Abstimmungen wurden in Tabellenkalkulationen erfasst, mit Unterschriften auf Papier und unterschiedlichen Speicherorten - je nach Standort des Kontos und des zuständigen Teams. Wir wollten mehr Kontrolle über die Prozesse haben und die schwerfälligen Abläufe aus betrieblicher Sicht leichter nutzbar machen."

Eine bessere Kontrolle über den Abstimmungsprozess würde sich auf verschiedene Weise bemerkbar machen. Sie würde zu mehr Gewissheit über die genaue Anzahl der vollständig abgestimmten Konten, zu einer besseren Dokumentation der Folgemaßnahmen, zu mehr Transparenz infolge konsistenterer Abstimmungsprozesse und zu weniger Aufwand bei der Untersuchung von Abstimmungsdiskrepanzen führen.

Laut Stephen Byers, Group Vice President und CIO bei Tate & Lyle, war die Schaffung der Shared-Services-Gruppe, parallel zum Konsolidierungsprojekt des SAP-Systems, der Hauptgrund für Tate & Lyle, eine Lösung zur Automatisierung des Kontenabgleichs zu finden. "Die Zentralisierung der Finanzaktivitäten in Łódź und die Einführung globaler gemeinsamer Methoden ermöglichten uns eine weitere Rationalisierung der Prozesse durch den Einsatz automatisierter Abstimmungen", sagt er.

WARUM BLACKLINE

Die Suche nach einem automatisierten Tool zur Kontenabstimmung gewann etwa ein Jahr, nachdem das Shared Services Center in Łódź die Verantwortung für die zentrale Finanzfunktion übernommen hatte, an Fahrt. Laut Blaszczyk waren die wichtigsten Anforderungen an eine Automatisierungslösung, dass sie eine vollständige Integration mit SAP- und Nicht-SAP-Buchhaltungssystemen, eine Abstimmung nach Kategorien für gruppierte Konten, standardisierte Vorlagen, elektronische Genehmigungsworkflows, die Fähigkeit, Transaktionen in mehreren Währungen zu verarbeiten, ein grundlegendes Berichtswesen und eine intuitive, einfach zu bedienende Oberfläche bieten sollte.

Nach einer umfassenden Bewertung verschiedener Produkte und einer Ausschreibung, die auch Live-Demos von mehreren Anbietern umfasste, entschied sich Tate & Lyle für die Anwendungen Account Reconciliations und Task Management des SAP-Partners BlackLine und unterzeichnete Ende 2013 einen Vertrag. "Die Lösung wurde in allen Bereichen, die wir evaluiert haben, als die zuverlässigste bewertet", sagt Blaszczyk.

Um die Nutzung der Anwendungen zu optimieren, führte Tate & Lyle die BlackLine-Implementierung parallel zu einer erheblichen Prozessvereinfachung durch, da man wusste, dass die Automatisierung der Kontenabstimmung mit Best-Practice-Definitionen wesentlich effektiver sein würde.

Blaszczyk zufolge bestand die erste Aufgabe des BlackLine-Projektteams darin, eine Verantwortungsmatrix zu erstellen, in der die Ersteller und Genehmiger der Konten aufgeführt waren. Das Team erstellte auch einen gemeinsamen Kontenplan, wo dies möglich war, und kategorisierte Änderungen an Konten je nach Zweck des Kontos. Darüber hinaus überprüfte und aktualisierte das Team die akzeptierten Abweichungen. All dies geschah in Übereinstimmung mit dem Produkt Account Reconciliations, das Kontenvorlagen, Genehmigungshierarchien und automatische Bestätigungen für statische Konten enthält.

DIE ERGEBNISSE

Geringerer Zeitaufwand für Verwaltungsaufgaben. Schon beim ersten Monatsabschluss nach der Einführung von Account Reconciliations bemerkte das Finanzteam einen deutlichen Rückgang der Administrationsaufgaben, die früher mit der Abstimmung verbunden waren. Die Suche nach Unterlagen oder Unterschriften in Form von E-Mails, Telefonaten oder Ausdrucken sowie das Durchblättern von Akten entfielen nahezu vollständig.

Der Prozess der Kontenabstimmung wurde beschleunigt. "Mit einem vollständig elektronischen Genehmigungs- und Abzeichnungsprozess sind wir nun in der Lage, Abstimmungen von verschiedenen geografischen Standorten aus zu überprüfen und zu genehmigen", so Blaszczyk.

Für Auditoren bedeutet die elektronische Speicherung und Archivierung, dass sie jederzeit Zugriff auf die Konten haben, egal ob sie aus den USA, Europa oder dem Nahen Osten stammen. Und mit der Auto-Zertifizierung kann Tate & Lyle jetzt Hunderte von Konten für nicht kritische Abstimmungen und für Konten mit Routineaktivitäten oder gleichbleibendem Saldo automatisch zertifizieren.

Gesteigerte Effizienz durch mehr Transparenz. Mithilfe der sofort einsatzbereiten Reports von BlackLine analysiert Tate & Lyle jetzt den Status unvollständiger Abstimmungen, um die Ursache zu ermitteln und letztlich herauszufinden, wo weitere Effizienzsteigerungen möglich sind. "Die Effizienz hat sich enorm verbessert", sagt Blaszczyk. "Dadurch, dass der Abstimmungsprozess so viel effizienter geworden ist, sind die Qualität, die Vollständigkeit und das Vertrauen in die Genauigkeit der einzelnen Abstimmungen deutlich gestiegen.

Erhöhte Vollständigkeit und Genauigkeit. Die höhere Genauigkeit ist auch auf die Anwendung Task Management zurückzuführen, die den Prozess des Monatsabschlusses durch die Verfolgung von Aufgaben im Zusammenhang mit der Überprüfung der Konsolidierung des Monatsabschlusses erleichtert. Task Management automatisiert regelmäßig anfallende Kontenaktivitäten und automatisiert und speichert Aktivitäten, die mit regelmäßig geplanten Audits verbunden sind.

Standardisierte und optimierte Arbeitsabläufe. Darüber hinaus bietet die Anwendung die Möglichkeit, Zeitpläne für den Monatsabschluss zu standardisieren, was Tate & Lyle nutzt, um Fristen besser einhalten zu können; Konten werden gekennzeichnet, und die Anwender werden benachrichtigt, wenn sich eine Frist nähert. Task Management ersetzt die Verwendung von Tabellenkalkulationen für die Aufzeichnung und Verfolgung von Aufgaben zum Monatsabschluss. Ohne automatisierte Kontenabgleichsprozesse verursachte es am Monatsende zusätzlichen Aufwand, die fehlende Dokumentation aufzuspüren, wenn ein Vorbereiter vergaß, eine Aufgabe zu erfassen oder sie an der falschen Stelle dokumentierte.

In der BlackLine-Anwendung wird ein Konto nicht an den nächsten Ersteller weitergeleitet, wenn eine Aufgabe unvollständig ist oder die entsprechenden Anhänge oder Unterlagen fehlen. "Am Ende eines jeden Arbeitstages können wir sehen, wo wir mit dem Monatsabschluss stehen, welche Aufgaben erledigt sind, welche noch ausstehen und wie der Gesamtfortschritt des Abschlusses aussieht", sagt Blaszczyk. "Das hilft uns, eine Kommunikationslinie zwischen den Teams zu generieren, um festzustellen, ob es gemeinsame Herausforderungen oder Probleme mit dem Monatsabschluss gibt, die angegangen werden müssen.

Stärkere Konzentration auf wertschöpfende Aufgaben. Die Tatsache, dass das Finance-Team nicht mehr nach Unterlagen suchen oder andere, meist administrative Aufgaben erledigen muss, bedeutet nicht, dass es nach Dingen sucht, die es erledigen kann. Vielmehr geht das Team jetzt aktiv strategischeren Aufgaben nach, für die es vorher keine Zeit hatte.

"Da wir uns von manuellen Abstimmungen verabschieden und die Aufgaben des Monatsabschlusses besser überwachen können, haben wir viel mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten wie die Analyse von Daten und die Erstellung zusätzlicher Berichte", sagt Blaszczyk. "Was unsere Teammitglieder jedoch am meisten zufrieden stellt, ist das Wissen, dass sie jetzt mehr in den Prozess eingebunden sind. Sie haben begonnen, die Vorbereitung von Abstimmungen und Aufgaben zu genießen - nicht nur die technische Seite, sondern auch das Ergebnis des Prozesses und das Verständnis des geschäftlichen Hintergrunds hinter den Buchhaltungstransaktionen."

INDUSTRY

Food & Beverage

ERP

SAP

REGION

Europe

COMPANY SIZE

Enterprise

VORTEILE
  • Abschaffung von manuellen Prozessen, Tabellenkalkulationen und papierbasierter Speicherung von Kontenabstimmungen und Dokumentationen

  • Verbesserte Sichtbarkeit und Überwachung der Monatsabschlussprozesse

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