Kürzlich erfolgte Fusionen eröffneten neue Möglichkeiten für Tarmac - und neue Herausforderungen für das Shared Services Center (SSC) des Unternehmens. Das Zentrum hatte nicht nur mehrere ERPs geerbt, sondern auch mehrere Abschlussprozesse von früheren Servicezentren. In Verbindung mit einem Personalabbau führten diese Faktoren zu Herausforderungen bei der Integration und Stabilisierung, insbesondere beim Monatsabschluss.

Andrew Parris, Director of Shared Services bei Tarmac, erklärt: "Alle Abstimmungen wurden manuell durchgeführt, und im gesamten Unternehmen wurden unterschiedliche Geschäftspraktiken angewendet. Infolgedessen hatten wir nur wenig Kontrolle über die Qualität der Abstimmungen, und die Qualität der Belege zur Unterstützung der Abstimmungen und Journale war sehr unterschiedlich."

Der Rückgriff auf Tabellenkalkulationen zur Verfolgung und das Abschließen von Aufgaben war ebenfalls problematisch, zumal das SSC in vier Geschäftsbereichen in Großbritannien tätig war. "Wir verfolgten anhand einer Kalkulationstabelle ob Abstimmungen durchgeführt wurden oder nicht, so dass wir außer am Monatsende wenig bis gar keinen Überblick über den Status der Abstimmungen hatten. Das bedeutete auch, dass wir keinen Einblick in Risiken oder Chancen in der Bilanz hatten."

Vor der Übernahme von Tarmac durch CRH im Jahr 2015 hatte das Unternehmen seinen Ansatz für die Bilanzabstimmung und das Management am Monatsende überprüft. Die Übernahme führte zu einer Verzögerung, während die neuen Eigentümer die Verantwortung übernahmen, und sie führte auch zu einem Plan für die Umstellung auf ein einziges ERP-System und die Umsetzung der Sarbanes Oxley Compliance. Die Kombination dieser Faktoren bot die perfekte Gelegenheit, Kontroll- und Compliance-Probleme mit neuer Technologie zu lösen.

"Wir wollten eine Technologie, die einen genauen und kontrollierten Prozess am Monatsende ermöglicht", sagt Parris. "Wir wollten zumindest Bilanzabstimmungen, Journale und ein Task Management für das Monatsende. Idealerweise sollten wir auch Zugang zu Analysen, Dashboards und Warnmeldungen haben."

Die Plattform für Finance Control und Automatisierung von BlackLine erfüllte alle Kriterien von Tarmac, einschließlich des Bedarfs des Unternehmens an einer Lösung, die mehrere ERP-Systeme integrieren und ausschließlich in der Cloud funktionieren würde. Um eine reibungslose Einführung sicherzustellen, ernannte das Unternehmen einen Teilzeit-Projektmanager und einen Vollzeit-Business-Lead, der das Projekt MERIT - Month-End Reconciliation and Internal Control bei Tarmac - leiten sollte.

Im Rahmen von Projekt MERIT wurde BlackLine über sieben Monate in drei Phasen eingeführt, um die 6.800 GL-Konten und fünf ERPs des Unternehmens zu integrieren. Das von Parris gesponserte Projekt war äußerst erfolgreich, da es ein Best-Practices-Änderungs- und -Projektmanagement mit der besten Technologie der Branche verband.

Das Projekt MERIT war nicht nur darauf ausgerichtet, die Implementierung zu rationalisieren, sondern auch darauf, die Benutzer frühzeitig für das System zu gewinnen. Viele Unternehmen konzentrieren sich bei der Implementierung neuer Systeme auf die Technologie. Bei Tarmacs BlackLine-Implementierung lag der Schwerpunkt eindeutig auf allen drei Aspekten - Prozess, Technologie und Mitarbeiter.

"Wir wollten sicherstellen, dass sich dieses Projekt auf alle drei Aspekte konzentriert", sagt Parris. "Wir bewerteten die Auswirkungen auf Systeme und Mitarbeiter, um minimale Unterbrechungen sicherzustellen. Wir erstellten ein Kommunikationsprogramm und folgten einer standardisierten Change-Methodik, um eine Vision zu schaffen und die Akzeptanz zu erhalten."