Kürzlich erfolgte Fusionen eröffneten neue Möglichkeiten für Tarmac - und neue Herausforderungen für das Shared Services Center (SSC) des Unternehmens. Das Zentrum hatte nicht nur mehrere ERPs geerbt, sondern auch mehrere Abschlussprozesse von früheren Servicezentren. In Verbindung mit einem Personalabbau führten diese Faktoren zu Herausforderungen bei der Integration und Stabilisierung, insbesondere beim Monatsabschluss.

Andrew Parris, Director of Shared Services bei Tarmac, erklärt: "Alle Abstimmungen wurden manuell durchgeführt, und im gesamten Unternehmen wurden unterschiedliche Geschäftspraktiken angewendet. Infolgedessen hatten wir nur wenig Kontrolle über die Qualität der Abstimmungen, und die Qualität der Belege zur Unterstützung der Abstimmungen und Journale war sehr unterschiedlich."

Der Rückgriff auf Tabellenkalkulationen zur Verfolgung und das Abschließen von Aufgaben war ebenfalls problematisch, zumal das SSC in vier Geschäftsbereichen in Großbritannien tätig war. "Wir verfolgten anhand einer Kalkulationstabelle ob Abstimmungen durchgeführt wurden oder nicht, so dass wir außer am Monatsende wenig bis gar keinen Überblick über den Status der Abstimmungen hatten. Das bedeutete auch, dass wir keinen Einblick in Risiken oder Chancen in der Bilanz hatten."

Vor der Übernahme von Tarmac durch CRH im Jahr 2015 hatte das Unternehmen seinen Ansatz für die Bilanzabstimmung und das Management am Monatsende überprüft. Die Übernahme führte zu einer Verzögerung, während die neuen Eigentümer die Verantwortung übernahmen, und sie führte auch zu einem Plan für die Umstellung auf ein einziges ERP-System und die Umsetzung der Sarbanes Oxley Compliance. Die Kombination dieser Faktoren bot die perfekte Gelegenheit, Kontroll- und Compliance-Probleme mit neuer Technologie zu lösen.

"Wir wollten eine Technologie, die einen genauen und kontrollierten Prozess am Monatsende ermöglicht", sagt Parris. "Wir wollten zumindest Bilanzabstimmungen, Journale und ein Task Management für das Monatsende. Idealerweise sollten wir auch Zugang zu Analysen, Dashboards und Warnmeldungen haben."

Die Plattform für Finance Control und Automatisierung von BlackLine erfüllte alle Kriterien von Tarmac, einschließlich des Bedarfs des Unternehmens an einer Lösung, die mehrere ERP-Systeme integrieren und ausschließlich in der Cloud funktionieren würde. Um eine reibungslose Einführung sicherzustellen, ernannte das Unternehmen einen Teilzeit-Projektmanager und einen Vollzeit-Business-Lead, der das Projekt MERIT - Month-End Reconciliation and Internal Control bei Tarmac - leiten sollte.

Im Rahmen von Projekt MERIT wurde BlackLine über sieben Monate in drei Phasen eingeführt, um die 6.800 GL-Konten und fünf ERPs des Unternehmens zu integrieren. Das von Parris gesponserte Projekt war äußerst erfolgreich, da es ein Best-Practices-Änderungs- und -Projektmanagement mit der besten Technologie der Branche verband.

Das Projekt MERIT war nicht nur darauf ausgerichtet, die Implementierung zu rationalisieren, sondern auch darauf, die Benutzer frühzeitig für das System zu gewinnen. Viele Unternehmen konzentrieren sich bei der Implementierung neuer Systeme auf die Technologie. Bei Tarmacs BlackLine-Implementierung lag der Schwerpunkt eindeutig auf allen drei Aspekten - Prozess, Technologie und Mitarbeiter.

"Wir wollten sicherstellen, dass sich dieses Projekt auf alle drei Aspekte konzentriert", sagt Parris. "Wir bewerteten die Auswirkungen auf Systeme und Mitarbeiter, um minimale Unterbrechungen sicherzustellen. Wir erstellten ein Kommunikationsprogramm und folgten einer standardisierten Change-Methodik, um eine Vision zu schaffen und die Akzeptanz zu erhalten."

Standardisierte Prozesse in allen Einheiten. Früher verwendeten die verschiedenen Geschäftsbereiche unterschiedliche Methoden zur Bearbeitung von Monatsabschlüssen. Heute, mit BlackLine, sind die Abstimmungen über alle Geschäftsbereiche hinweg standardisiert. "Wir haben einen Standard und eine Definition, was als nächstes im Prozess zu tun ist. Es wird jetzt alles auf die gleiche Art und Weise gemacht, unter Einhaltung der Bilanzabstimmungsrichtlinien. Wir haben das Gefühl, dass wir mehr Kontrolle über unsere Bilanz haben", sagt Parris. "Wir haben auch eine Richtlinie für Journale eingeführt, und die Kontrollen für Journale sind in BlackLine integriert. Nicht-routinemäßige Journale werden vor der Buchung vorab genehmigt, und wir fügen eine Aufgabentrennung bei Journalen hinzu.

Erlangung von Echtzeit-Kontrolle und Transparenz über Aufgaben. Mit Task Management haben Parris und sein Team die Verwendung von Tabellenkalkulationen zur Verfolgung der Aufgabenerledigung abgeschafft. "Wir haben einen besseren Überblick über den gesamten Prozess und können den Status kritischer Aufgaben am Monatsende in Echtzeit überwachen. Mit BlackLine haben wir die Informationen immer griffbereit."

Geringeres Fehlerrisiko. Da BlackLine sich wiederholende, manuelle Aufgaben automatisiert, hat Tarmac das Risiko menschlicher Fehler verringert. "Neue Technologie wie BlackLine beseitigt das Risiko und erhöht gleichzeitig die Qualität", so Parris.

Einsparungen zwischen 150 und 450 Stunden pro Monat bei gleichzeitiger Reduzierung der Überstunden am Monatsende. Mit BlackLine werden jetzt 60 % der Konten automatisch zertifiziert, was Zeit spart und gleichzeitig sicherstellt, dass alle wichtigen Kontenabstimmungen bis zum vierten Arbeitstag abgeschlossen sind. Die Automatisierung der Genehmigungskette hat den Arbeitsablauf ebenfalls gestrafft. "Durch die Automatisierung dieser sich wiederholenden Prozesse sparen wir zwischen 150 und 450 Stunden pro Monat und reduzieren die Überstunden am Ende des Monats", so Parris.

Freie Kapazitäten für Aufgaben mit Mehrwert. Durch die Straffung der Arbeitsabläufe und die Verringerung der Verwendung von Tabellenkalkulationen zur Verwaltung von Abstimmungen und Monatsendaufgaben können sich die Mitarbeiter von Tarmac stärker auf Analysen konzentrieren. "Die gesteigerte Effizienz wird es uns ermöglichen, unsere Ressourcen für wertschöpfende Aufgaben wie Analysen und Risikobehandlung einzusetzen. Wir werden keine Experten für Tabellenkalkulationen mehr brauchen", sagt Parris. "Wir werden schneller vorankommen, weil wir mit BlackLine mehr Kontrolle und Transparenz haben werden.

Die Weichen stellen für Continuous Accounting. Mit BlackLine kann sich Tarmac nun darauf konzentrieren, sich vom traditionellen Finanzabschluss weg und hin zu Continuous Accounting zu bewegen. "Es geht nicht nur darum, einen Hard Close oder einen Fast Close zu erstellen", sagt Parris. "BlackLine ermöglicht uns den Übergang zu einem Soft Close und zu Continuous Accounting. Wir haben einen sofortigen Einblick, der uns sofortige Entscheidungen ermöglicht. Wir haben das Management und die Kontrolle über unsere Abläufe verbessert. BlackLine bietet uns bessere Kontrolle, Benchmarking, Analysen und Automatisierung."