Zeitersparnis bei Audits und erhöhte Transparenz während des Abschlusses

StackPath mit Hauptsitz in Dallas, Texas, ist eine Edge-Cloud-Plattform, die Cloud-Services anbietet, die physisch näher an den Endanwendern sind als die Services der zentralen Cloud-Anbieter.

Die Herausforderung

StackPath ist einer der ersten Anbieter von Edge Computing und der einzige Anbieter, der eine vollständige Palette von Computing-Produkten an Edge-Standorten anbietet. Das Unternehmen wurde kürzlich von Baird als "einer der weltweit führenden, innovativen Softwareanbieter in Privatbesitz" eingestuft.

Trotz seiner Vorreiterrolle in der Branche führte StackPath immer noch einen überwiegend manuellen Abschlussprozess durch.

"Unsere Prozesse waren, wie die vieler Startups, sehr manuell", sagt Liana Clarke, VP Controller bei StackPath. "Wir haben viel mit Excel-Tabellen gearbeitet."

Diese Abhängigkeit von Tabellenkalkulationen behinderte die Effizienz und Transparenz, als das Unternehmen expandierte. "Wir wuchsen sowohl durch Übernahmen als auch durch natürliches Wachstum auf Kundenbasis. Wir haben eine große Anzahl von separaten juristischen Einheiten, die wir monatlich konsolidieren", sagt Clarke.

"Wir brauchten ein einziges Tool, um unsere Abstimmungen zu konsolidieren und um uns beim monatlichen Abschluss und der Zentralisierung all unserer Buchhaltungsaufgaben zu unterstützen. Unser Ziel war es, eine einzige Datenquelle zu schaffen und die manuelle Arbeit durch eine stärkere Automatisierung zu ersetzen."

Warum BlackLine

Clarke und ihr Team bewerteten mehrere verschiedene Lösungsanbieter, und die Wahl fiel aus mehreren wichtigen Gründen auf BlackLine.

"Nur wenige von uns im Buchhaltungsteam haben BlackLine in ihren früheren Unternehmen genutzt und wir wollten trotzdem sichergehen, dass es das richtige Tool für StackPath ist. Als wir BlackLine mit anderen Tools verglichen, war es offensichtlich, dass BlackLine nicht nur einfacher zu bedienen ist, sondern auch ein etabliertes Unternehmen mit einem starken Support-System ist."

Auch die Flexibilität von BlackLine war ein Faktor: StackPath kann Lösungen wie Variance Analysis oder Journal Entry je nach Bedarf hinzufügen. "BlackLine hat die Fähigkeiten, um uns bei unserem Wachstum zu unterstützen. Andere Lösungen waren entweder eingeschränkter oder boten keine zusätzlichen Funktionen, die wir später hinzufügen konnten."

StackPath nutzte das Modern Accounting Playbook von BlackLine für die Kontenabstimmung und anschließend Transaction Matching für hochvolumige Bankabstimmungen. Die Implementierung verlief "sehr schnell und reibungslos", sagt Clarke. "Wir waren in der Lage, Account Reconciliations innerhalb eines Monats zu implementieren".

"Unsere Beraterin von BlackLine hat uns die ganze Zeit über unterstützt. Sie führte uns durch die Implementierungsvorlage, die wir ausfüllen mussten. Sie stand für Fragen, Antworten und Besprechungen auf Anfrage zur Verfügung. Wir konnten sie auch zum Zeitpunkt des eigentlichen Daten-Uploads vor Ort mitnehmen, noch vor der Einführung von COVID."

Die Ergebnisse

Einsparen von mehreren Tagen bei Audits. Durch die Automatisierung und Zentralisierung wichtiger Abschlussprozesse mit BlackLine hat das Buchhaltungsteam von StackPath Zeit gespart, unter anderem mehrere Tage bei Audits.

"Wir können unseren Auditoren Zugriff auf bestimmte Einheiten gewähren. Das hat uns bei Audits Zeit gespart, weil die Prüfer in BlackLine auf die Abstimmung klicken und sofort alle Belege sehen können, anstatt Anfragen an uns zu schicken", sagt Clarke.

Rationalisierte Vorbereitung für Abstimmungen. Der BlackLine NetSuite Connector hilft dem Team auch, Zeit zu sparen, indem er die Salden automatisch aktualisiert.

"Wir haben den Connector so eingestellt, dass er viermal am Tag aktualisierte Salden in BlackLine generiert", sagt Clarke. "Wir haben wichtige Abstimmungen, die während des Abschlusses durchgeführt werden müssen, und andere Abstimmungen, die wir nach dem Abschluss erledigen. Für diese wichtigen Abstimmungen ist es wichtig, dass die Salden im Laufe des Tages häufig aktualisiert werden, wenn wir Journalbuchungen vornehmen."

Ermöglicht während der Pandemie das Arbeiten von remote. BlackLine ermöglichte es StackPath, während der globalen Pandemie, problemlos auf einen virtuellen Abschluss umzustellen. "Wir hatten das Glück, BlackLine Ende 2019 zu implementieren. Es hat uns definitiv dabei unterstützt, als Team dezentral zu arbeiten", sagt Clarke.

"Da wir jetzt eine einzige Datenquelle und eine einzige Informationsquelle haben, auf die wir zurückgreifen können, müssen wir nicht mehr so häufig auf Zoom gehen, um Dinge zu besprechen. Stattdessen können wir in BlackLine nachsehen, was gemacht wurde, was nicht gemacht wurde und wo jeder im Abschluss steht."

Geringeres Risiko. Durch die Reduzierung der manuellen Tätigkeiten hat sich das Potenzial für menschliche Fehler verringert. "Das Arbeiten mit Excel ist umständlich. Es ist fehleranfällig", sagt Clarke. "Indem wir einige dieser Dinge aus Excel herausnehmen und in BlackLine einfügen, können wir diese Risiken ausschalten.

Verbesserte Transparenz. "Wir haben monatlich etwa 570 Aufgaben, und wir konnten sie alle an einem Ort zusammenfassen. Wir nutzen BlackLine jeden Tag, um herauszufinden, was wir tun müssen, welche Aufgaben für den Tag anstehen und was erledigt werden muss", sagt Clarke.

"BlackLine wird die täglichen Accounting-Prozesse vereinfachen. Es strukturiert Ihren Abschluss. Und am Ende des Tages wird es das Werkzeug sein, auf das Sie sich verlassen und das Sie täglich nutzen werden."

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StackPath führte BlackLine ein, um die Effizienz und die Skalierbarkeit zu verbessern
Branche

Computer Software & Services

ERP-Systeme

NetSuite

Region

Global

Unternehmensgröẞe

Midsize

Vorteile

Mehrere Tage Zeitersparnis bei Audits

Rationalisierte Vorbereitung der Abstimmungen

Ermöglicht das Arbeiten von remote während der Pandemie

Erhöhte Transparenz

Verringertes Risiko


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