In Vorbereitung auf die steigende Nachfrage nach erneuerbarer Energie hat sPower der Systemoptimierung hohe Priorität eingeräumt. "Wir gehen davon aus, dass wir erheblich wachsen werden", sagt Ray Willardson, Controller bei sPower. "Wir haben uns darauf konzentriert, Systeme und Prozesse einzurichten, die es uns ermöglichen, zu skalieren."

Ein wichtiger Teil dieser Optimierung bestand in der Bewältigung von Prozessherausforderungen in den Bereichen Buchhaltung und Finanzen.

"Da ich aus dem öffentlichen Bereich komme, weiß ich, wie wichtig es ist, die Genauigkeit und Effizienz zu verbessern", sagt Willardson. "Dennoch erledigten wir immer noch so viele Dinge manuell, einschließlich des Abgleichs von Hunderten von Bankkonten. Unser Abschluss dauerte 15 Tage und erforderte immer noch erhebliche Überstunden der Mitarbeiter."

sPower begann mit der Suche nach einer Cloud-basierten Plattform, die einen automatischen Abgleich ermöglicht, ein entscheidender Schritt zur Verkürzung des 15-tägigen Abschlusses des Unternehmens.

Willardson wollte auch eine Plattform, die automatisch Daten aus mehreren Systemen, einschließlich NetSuite, importieren und abgleichen konnte. "Wir haben einige Unternehmen gefunden, die diese Möglichkeit anboten, aber BlackLine war der einzige Anbieter, der mehr lieferte. Während der Demo sagte BlackLine: "Ja, wir können Daten importieren und abgleichen, aber wir können auch dies und das und das."

sPower implementierte BlackLine Account Reconciliations, Task Management, Transaction Matching und Journal Entry. "Wir hielten es für eine großartige Möglichkeit, nicht nur Abstimmungen, sondern auch andere Routineaufgaben zu erledigen", sagt Willardson. "BlackLine ermöglichte es uns, unsere Daten zu organisieren, von Excel wegzukommen und einen Großteil der manuellen Arbeit zu eliminieren."

Weniger Fehler und mehr Effizienz. Mit BlackLine müssen Finanz- und Rechnungswesen beim Abschluss nicht länger Effizienz für Genauigkeit opfern - oder umgekehrt. "Wir haben vor allem von der Möglichkeit profitiert, Fehler zu vermeiden und gleichzeitig unsere Prozesse zu beschleunigen", sagt Willardson. "Indem wir die manuellen Aufgaben reduziert haben, haben wir auch menschliche Fehler verringert."

Die Abschlusszeit wurde um 66% verkürzt und die Notwendigkeit von abschlussbezogenen Überstunden entfiel. Seit der Einführung von BlackLine hat sPower die Abschlusszeit von 15 auf 5 Tage reduziert. "Wir haben nicht nur die Gesamtzahl der Tage für den Abschluss reduziert, sondern auch die Anzahl der täglich benötigten Stunden", sagt Willardson. "Mit BlackLine arbeiten die Mitarbeiter während des Abschlusses acht statt zehn Stunden."

Ermöglichen von Geschäftskontinuität. Durch die Zentralisierung und Standardisierung von Buchhaltungsdaten und -prozessen hat sPower die Geschäftskontinuität erhöht. "Unser gesamter Monatsabschluss befindet sich an einem Ort. Wenn jemand abwesend ist, gehen wir einfach in BlackLine und sehen, welche Aufgaben noch zu erledigen sind", sagt Willardson. "Da es in BlackLine klare, zweckgerichtete Anweisungen gibt, ist es für jeden Benutzer offensichtlich, was bei einer bestimmten Aufgabe noch zu tun ist."

Besserer Zugang zu Echtzeitdaten. Da das Team früher auf Tabellenkalkulationen angewiesen war, hatte es kaum Zugang zu Echtzeit-Abschlussdaten. "Mit BlackLine werden unsere Daten ständig aktualisiert", sagt Willardson. "Während des Abschlusses verwenden wir den NetSuite Connector, so dass unsere Salden alle zwei Stunden in BlackLine geladen werden."

Der NetSuite Connector stellt auch sicher, dass Abstimmungen im Falle von Änderungen automatisch dezertifiziert werden. "Wenn wir irgendetwas in NetSuite ändern, fließt es automatisch in BlackLine über und hebt die Zertifizierung der Abstimmung auf. Das würde mit einer Tabellenkalkulation nie passieren, es sei denn, jemand würde daran denken, zurückzugehen und manuell Änderungen vorzunehmen."

Bessere Sichtbarkeit für die Rolle des Controllers. BlackLine hat Willardson auch mehr Transparenz und Leichtigkeit in seiner Rolle als Controller verschafft. "Zu jedem beliebigen Zeitpunkt kann ich in BlackLine genau sehen, wo wir uns im Abschluss befinden - was vorbereitet, was genehmigt und was geprüft wurde. Das ist sehr, sehr hilfreich, wenn wir versuchen, den Abschluss zu verwalten und im Griff zu behalten. BlackLine hat mir die Arbeit als Controller sehr erleichtert."

Der Bedarf an manueller Nachbearbeitung von Abschlussaufgaben wurde reduziert. Zuvor verwaltete das Team mehr als 150 monatliche Abschlussaufgaben über Tabellenkalkulationen. Heute verwenden die Mitarbeiter BlackLine, um die Erledigung der Aufgaben automatisch zu verfolgen und Erinnerungen zu versenden. "Anstatt die Leute manuell zu kontrollieren, verlassen wir uns auf BlackLine", sagt Willardson. "Die automatischen Erinnerungen von BlackLine stellen sicher, dass die Aufgaben und Abstimmungen rechtzeitig erledigt werden. Das hat unseren gesamten Prozess verbessert."