Simplot ist ein privates Unternehmen, das an einer Vielzahl von landwirtschaftlichen Produkten und Forschungsinitiativen beteiligt ist, aber immer noch mit einem äußerst mühsamen, Excel-basierten Verfahren für den Finanzabschluss zu kämpfen hat. Die verschiedenen Abteilungen des weltweit tätigen Unternehmens arbeiteten mit unterschiedlichen Buchführungspraktiken, was den Überblick über das Gesamtbild erheblich erschwerte. Auch die Verwendung unterschiedlicher Buchhaltungstools erschwerte die Angelegenheit. Glenda Viste, Senior Director of Finance Optimization Initiatives bei Simplot, erklärt: "Unsere unternehmerischen Werte führten zu einer Vielzahl von nicht standardisierten und dezentralisierten Buchhaltungspraktiken. Im Laufe der Jahre sind wir zwar zu einem stärker konsolidierten Modell übergegangen, aber viele Buchhaltungspraktiken variierten immer noch je nach Geschäftseinheit."

Die hohe Mitarbeiterbindung bei Simplot war zwar ein Segen für das Unternehmen insgesamt, gefährdete aber auch die Geschäftskontinuität. Bei so vielen unterschiedlichen Buchhaltungsprozessen und -tools bedeutete der Verlust eines einzigen Mitarbeiters auch den Verlust von erheblichem institutionalisiertem Wissen. "Unsere Mitarbeiter bleiben oft sehr lange im Unternehmen, und wenn es zu einem Wechsel kommt, gehen einfach zu viele Informationen verloren", sagt Viste. "Wir wussten, dass wir eine Lösung finden mussten, mit der wir Buchhaltungszwecke, Verfahren, Dokumentation und historische Aufzeichnungen effizient nachverfolgen konnten."

Laut Viste zwang ein "Fehler" das Team, eine neue Abschlusslösung zu implementieren. "Ein entfernter Standort hatte es versäumt, Abstimmungen durchzuführen. Ein großer Teil der Nacharbeit, der Prüfungen und der Zeit des Managements wurde für die Wiederherstellung von Informationen und die Analyse der Ergebnisse aufgewendet. Der vergeudete Aufwand hätte durch eine bessere Transparenz vermieden werden können", sagt Viste. "Die erste Reaktion aller unserer Manager war: 'Wie kann ich sicherstellen, dass so etwas unter meiner Aufsicht nicht passiert?' Daraufhin wurde BlackLine als technische Lösung präsentiert."

Simplot arbeitete mit dem Implementierungsteam von BlackLine und KPMG zusammen, um eine pünktliche Einführung zu gewährleisten. Die Anwender wurden über mehrere Wochen mit BlackLine U geschult. "Unser IT-Team hatte keine Probleme, die erforderlichen Schnittstellen zu erstellen", sagt Viste. "Im Durchschnitt haben wir für jeden Benutzer etwa acht Stunden Schulung benötigt. Und dank der einfachen Handhabung von BlackLine U war die Beherrschung der Software mühelos möglich."