Simplot ist ein privates Unternehmen, das an einer Vielzahl von landwirtschaftlichen Produkten und Forschungsinitiativen beteiligt ist, aber immer noch mit einem äußerst mühsamen, Excel-basierten Verfahren für den Finanzabschluss zu kämpfen hat. Die verschiedenen Abteilungen des weltweit tätigen Unternehmens arbeiteten mit unterschiedlichen Buchführungspraktiken, was den Überblick über das Gesamtbild erheblich erschwerte. Auch die Verwendung unterschiedlicher Buchhaltungstools erschwerte die Angelegenheit. Glenda Viste, Senior Director of Finance Optimization Initiatives bei Simplot, erklärt: "Unsere unternehmerischen Werte führten zu einer Vielzahl von nicht standardisierten und dezentralisierten Buchhaltungspraktiken. Im Laufe der Jahre sind wir zwar zu einem stärker konsolidierten Modell übergegangen, aber viele Buchhaltungspraktiken variierten immer noch je nach Geschäftseinheit."

Die hohe Mitarbeiterbindung bei Simplot war zwar ein Segen für das Unternehmen insgesamt, gefährdete aber auch die Geschäftskontinuität. Bei so vielen unterschiedlichen Buchhaltungsprozessen und -tools bedeutete der Verlust eines einzigen Mitarbeiters auch den Verlust von erheblichem institutionalisiertem Wissen. "Unsere Mitarbeiter bleiben oft sehr lange im Unternehmen, und wenn es zu einem Wechsel kommt, gehen einfach zu viele Informationen verloren", sagt Viste. "Wir wussten, dass wir eine Lösung finden mussten, mit der wir Buchhaltungszwecke, Verfahren, Dokumentation und historische Aufzeichnungen effizient nachverfolgen konnten."

Laut Viste zwang ein "Fehler" das Team, eine neue Abschlusslösung zu implementieren. "Ein entfernter Standort hatte es versäumt, Abstimmungen durchzuführen. Ein großer Teil der Nacharbeit, der Prüfungen und der Zeit des Managements wurde für die Wiederherstellung von Informationen und die Analyse der Ergebnisse aufgewendet. Der vergeudete Aufwand hätte durch eine bessere Transparenz vermieden werden können", sagt Viste. "Die erste Reaktion aller unserer Manager war: 'Wie kann ich sicherstellen, dass so etwas unter meiner Aufsicht nicht passiert?' Daraufhin wurde BlackLine als technische Lösung präsentiert."

Simplot arbeitete mit dem Implementierungsteam von BlackLine und KPMG zusammen, um eine pünktliche Einführung zu gewährleisten. Die Anwender wurden über mehrere Wochen mit BlackLine U geschult. "Unser IT-Team hatte keine Probleme, die erforderlichen Schnittstellen zu erstellen", sagt Viste. "Im Durchschnitt haben wir für jeden Benutzer etwa acht Stunden Schulung benötigt. Und dank der einfachen Handhabung von BlackLine U war die Beherrschung der Software mühelos möglich."

Transparenz in Echtzeit. Der detaillierte globale Überblick von BlackLine über alle Konten von Simplot ermöglichte vom ersten Tag an echte Transparenz. "Die verbesserte Übersicht kann nicht hoch genug eingeschätzt werden", sagt Viste. "Die Controllerin des Unternehmens kann jetzt Konten überprüfen, die vorher nicht leicht zugänglich waren. Bei ihrer ersten Überprüfung entdeckte sie ein Konto, das das Ergebnis veralteter Buchhaltungspraktiken war, was sofort korrigiert wurde. Sowohl das Audit-Kommittee als auch die externen Auditoren haben jetzt Zugang zu Informationen, die zuvor nur mit großem Aufwand zu beschaffen waren."

Redundanzen wurden beseitigt. Die verbesserte Transparenz ermöglichte es dem Simplot-Team auch, den Sinn bestimmter Konten zu überdenken und dadurch Redundanzen zu beseitigen und die Effizienz zu steigern. "Wir haben sehr viel über unsere eigenen Prozesse gelernt", sagt Viste. "BlackLine ist unserer früheren Excel-Lösung weit überlegen. Die Transparenz des Tools hat die Erwartungen des Managements übertroffen. Kosteneinsparungen und Effizienzmöglichkeiten werden weiterhin aufgedeckt."

Sicherstellung der Prozesskonsistenz bei Mitarbeiterwechseln. BlackLine hat Simplot auch dabei geholfen, einen reibungslosen Wechsel innerhalb des Unternehmens sicherzustellen, was von entscheidender Bedeutung ist, da die Babyboomer in den Ruhestand gehen und die Millennials in Führungspositionen wechseln. Mit einem kohärenten, zentralisierten Buchhaltungssystem kann sich ein neuer Mitarbeiter viel schneller in das Simplot-Team einarbeiten. "BlackLine hat uns definitiv die Werkzeuge an die Hand gegeben, die wir für übergangsfreundliche Prozesse benötigen", sagt Viste.

Deutlich verbesserte Abschluss- und Qualitätsbewertungen. Durch den Einsatz von BlackLine stieg die Abschlussquote von Simplot von Oktober 2014 bis Oktober 2015 von 30% auf 80%. Im gleichen Zeitraum stieg die Qualitätsbewertung des Teams von 22% auf 83%.

"Wir führen routinemäßig sowohl stichprobenartige als auch gezielte Bewertungen durch, um die Qualität zu messen", sagt Viste. "Die Beseitigung von Verschwendung und Nacharbeit bei gleichzeitiger Verbesserung der Qualität sind zu den wichtigsten Argumenten für BlackLine geworden."