Das Debitorenteam von SIG ist für die finanzielle Gesundheit und Langlebigkeit des Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Eine kürzlich durchgeführte Anrufanalyse zeigte jedoch, dass es weniger Zeit für hochwertige, strategische Aufgaben zur Verfügung hatte, als bisher angenommen.

„Was uns die Analyse der Anrufe gezeigt hat, war überraschend“, so Simon Johnson, Director of UK Credit Management bei SIG.

„Bei rund 15 % der Anrufe ging es nur darum, dass der Kunde Rechnungs- oder Lieferscheinkopien benötigte. Die Unterlagen bereitzustellen, hielt unsere Leute von der Arbeit ab und entsprach nicht gerade ihren Fähigkeiten. Während sie sich um diese anspruchslosen Aufgaben kümmern mussten, blieben die wirklich wichtigen Dinge liegen.“

Die Unternehmensleitung wollte das Debitorenteam entlasten, damit es sich auf mehr wertschöpfende Aufgaben konzentrieren konnte, statt Anrufe zu beantworten.

„Erst kürzlich hatten wir ein zentrales Scanteam eingerichtet, das alle Rechnungen unserer 250 Niederlassungen einscannte. Wir wussten also, dass die Technologie vorhanden war. Wir haben sie nur nicht zeitnah eingesetzt, obwohl wir schon seit Langem Kunde sind“, erläutert Johnson.

„Als wir BlackLine eInvoicing & Payments kennenlernten, war uns sofort klar, dass das unsere Lösung war, da wir mit ihrer Hilfe ein Self-Service-Portal für unsere Kunden einrichten konnten. Das wiederum würde nicht nur die Zahl der eingehenden Anrufe reduzieren, sondern uns auch in die Lage versetzen, Rechnungen einige Tage früher zuzustellen.“

Johnson berichtet, dass die Implementierung „reibungslos“ verlief und dass Kunden und Mitarbeiter die Änderung sehr positiv aufgenommen haben.

„Die Kunden schätzen die Möglichkeit, ihre Rechnungen rund um die Uhr einsehen, herunterladen und verwalten zu können. Und das Buchhaltungsteam ist froh, nicht mehr ständig telefonisch um Rechnungskopien gebeten zu werden. Stattdessen kann das Team seine Zeit damit verbringen, Risiken zu minimieren und Streitigkeiten zu klären. Sobald wir die Möglichkeit bieten, auch über das Portal zu bezahlen, werden wir die Kundenerfahrung weiter verbessern und zusätzliche Zeiteinsparungen erzielen.“ Das ähnelt in der Umsetzung anderen Kunden, die die Zahlungsfunktion erst später hinzufügen. Dabei werden die Überweisungsdaten direkt an das Debitoren-Tool gesendet, wodurch die Möglichkeiten der Technologie noch umfassender genutzt werden.