Saddle Creek verzeichnete über mehrere Jahre hinweg ein enormes Wachstum. Während sich dieser Erfolg in steigenden Gewinnen und Marktanteilen niederschlug, bedeutete dies für die Buchhaltungsabteilung auch mehr GL Accounts und einen zeitaufwendigeren Monatsabschluss. Dennoch arbeitete die Abteilung immer noch mit einem papierbasierten Abstimmungsprozess, der mit dem Wachstum des Unternehmens immer komplexer wurde.

Paige Williamson, Assistentin des Controllers bei Saddle Creek, erklärt: "Wir bewahrten alle unsere Abstimmungen in Papierordnern für jedes Geschäftsjahr auf. Es gab eine Mappe für jedes GL-Konto, so dass es sehr schwierig war, die vielen Ordner für Genehmigungen durch das Unternehmen zu bewegen", sagt Williamson. "Es war auch schwierig, den Überblick darüber zu behalten, wer über die Abstimmungen verfügte, welche genehmigt worden waren oder wer einen Ordner besaß. Außerdem waren die Anhänge, die die Abstimmungen belegten, aus Platzgründen nicht immer beigefügt.

Das papiergestützte System bedeutete auch, dass die Vorbereitung für Audits mehr Zeit in Anspruch nahm, als nötig war: "Wir brauchten zwei bis drei Stunden, um alle Abstimmungen in den Konferenzraum zu bringen, sie zu ordnen und sicherzustellen, dass sie vollständig waren."

Saddle Creek verzeichnete über mehrere Jahre hinweg ein enormes Wachstum. Während sich dieser Erfolg in steigenden Gewinnen und Marktanteilen niederschlug, bedeutete dies für die Buchhaltungsabteilung auch mehr GL Accounts und einen zeitaufwendigeren Monatsabschluss. Dennoch arbeitete die Abteilung immer noch mit einem papierbasierten Abstimmungsprozess, der mit dem Wachstum des Unternehmens immer komplexer wurde.

Paige Williamson, Assistentin des Controllers bei Saddle Creek, erklärt: "Wir bewahrten alle unsere Abstimmungen in Papierordnern für jedes Geschäftsjahr auf. Es gab eine Mappe für jedes GL-Konto, so dass es sehr schwierig war, die vielen Ordner für Genehmigungen durch das Unternehmen zu bewegen", sagt Williamson. "Es war auch schwierig, den Überblick darüber zu behalten, wer über die Abstimmungen verfügte, welche genehmigt worden waren oder wer einen Ordner besaß. Außerdem waren die Anhänge, die die Abstimmungen belegten, aus Platzgründen nicht immer beigefügt.

Das papiergestützte System bedeutete auch, dass die Vorbereitung für Audits mehr Zeit in Anspruch nahm, als nötig war: "Wir brauchten zwei bis drei Stunden, um alle Abstimmungen in den Konferenzraum zu bringen, sie zu ordnen und sicherzustellen, dass sie vollständig waren."

Entlastung der Buchhalter für wertschöpfende Aufgaben, einschließlich kritischer Recherchen. Saddle Creek verwendete früher Papier und Ordner, um Abstimmungen vorzubereiten, nachzuverfolgen und zu überprüfen, was viel Zeit von den wirklich wertvollen Aufgaben, nämlich der Analyse und Recherche, abzog. Laut Williamson verschwenden die Buchhalter nicht mehr Stunden - oder sogar Tage - mit dem Suchen und Zusammenstellen von Papierunterlagen "Mit BlackLine wird ein Großteil der Zeit, die für die Kontenabstimmung aufgewendet wird, nicht mehr für die Erstellung von Tabellenkalkulationen und die Formatierung verwendet, sondern für die eigentliche Recherche und Korrektur von Posten.

Saddle Creek hat auch die Geschäftskontinuität verbessert, da sich die Dienstpläne der Mitarbeiter geändert haben. Der Zugriff ist nicht mehr an einen bestimmten Standort gebunden, und die Mitarbeiter müssen keine physischen Dateien mehr suchen oder von einem Büro zum anderen bringen. "In unserer Abteilung gibt es drei Genehmiger, und wenn einer abwesend ist, können die beiden anderen problemlos für die Genehmigung einspringen", sagt Williamson.

Erhöhte Genauigkeit. Da BlackLine einen Großteil der manuellen Abstimmungs- und Abschlussprozesse automatisiert, kann Saddle Creek menschliche Fehler in den Prozessen reduzieren. "Die Genauigkeit unserer Salden ist gewährleistet. Sie sind festgeschrieben und können nicht versehentlich falsch eingegeben werden", sagt Williamson. "Unsere Auditoren lieben das!"

Neue Mitarbeiter sind schneller produktiv. Es war für neue Mitarbeiter schwer, sich in den papierbasierten Abstimmungsprozess einzuarbeiten. Heute sind neue Mitarbeiter viel schneller einsatzbereit - und produktiv, da alle Abstimmungen innerhalb von BlackLine durchgeführt werden. "Früher hatten neue Mitarbeiter keinen Zugang zu konsistenten Referenzen, um schnell lernen zu können", sagt Williamson. "Eines meiner Lieblingsfeature sind die in BlackLine angebotenen Schulungen. Anstatt mich mit jedem neuen Mitarbeiter zusammenzusetzen und ihm zu erklären, wie alles funktioniert, kann ich ihn darauf verweisen, sich online über den Prozess zu informieren. So konnten wir den Schulungsprozess auf einen Tag komprimieren."

Verbesserte Sichtbarkeit und Zugriffsmöglichkeiten. Vor der Einführung von BlackLine war Saddle Creek auf Tabellenkalkulationen angewiesen, was bedeutete, dass die Buchhalter keinen effizienten Zugriff auf das Gesamtbild des gesamten Abschlusses hatten. "Mit BlackLine befindet sich alles an einem Ort und kann von der gesamten Abteilung eingesehen werden", sagt Williamson. "Und wir müssen nicht mit dem Internet des Unternehmens verbunden sein. Wir können über ein reguläres Internetportal auch außerhalb des Unternehmens an den Abschlüssen arbeiten, sie prüfen und genehmigen."

Die erhöhte Transparenz hat sich auch positiv auf die Qualität der Analyse ausgewirkt, da die Ersteller mehr Zeit für die Ermittlung von Unstimmigkeiten haben. "Die Möglichkeit, verschiedene Monate gleichzeitig einzusehen, erleichtert die Analyse und Problemlösung.

Die Vorbereitungszeit für Audits wurde von 3 Stunden auf wenige Minuten reduziert. Anstatt stundenlang Papierakten für Audits zu suchen und zusammenzustellen, kann das Team den Prüfern jederzeit und überall Zugriff auf BlackLine gewähren. "Früher haben wir drei Stunden gebraucht, um die Abstimmungen für die Auditoren vorzubereiten", sagt Williamson. "Jetzt müssen wir nur noch das Login für den Prüfer einrichten, was nur wenige Minuten dauert."