Ruralco rationalisiert mit BlackLine die Buchhaltungsprozesse in 40 Unternehmen

Die börsennotierte Agribusiness-Gruppe Ruralco verfügt über rund 40 verschiedene Spezialbetriebe, die von Waren, Düngemitteln und Viehzucht bis hin zu Immobilien und Finanzdienstleistungen alles abdecken. Das Unternehmen hat etwa 1.900 Mitarbeiter und mehr als 500 Einzelhandelsgeschäfte im ganzen Land. Zu den wichtigsten Marken gehören CRT, Rodwell's, Roberts und Total Eden.

Ruralco expandierte durch Übernahmen und den Abschluss von Joint-Venture-Vereinbarungen mit spezialisierten Unternehmen. Seit seiner Gründung im Jahr 1989 ist das Unternehmen auf einen Jahresumsatz von mehr als 1,8 Milliarden Dollar gewachsen.

Die Herausforderung

Mit Niederlassungen in ganz Australien stand Ruralco vor großen Herausforderungen, wenn es um die Verwaltung seiner dezentralisierten Finanzprozesse ging. Jedes Unternehmen operierte als separate Einheit, muss aber der zentralen Finanzabteilung in der Zentrale von Ruralco in Sydney Bericht erstatten. Mit der Zunahme der Geschäftstätigkeit wurde dieser Prozess immer umfassender und war besonders problematisch, wenn es um die Abstimmung von Transaktionen ging.

"Es fehlte uns an Transparenz darüber, was an jedem unserer Standorte vor sich ging", sagt Patrick Eustace, Ruralco Finance Transformation Manager. "Es war schwierig, sich ein klares Bild von unserem allgemeinen Reconciliation-Status zu machen", sagt Patrick Eustace, Ruralco Finance Transformation Manager.

Die Abstimmungen wurden entweder manuell auf Papier oder mit Hilfe von Excel-Tabellen durchgeführt. Detaillierte Abstimmungen wurden manuell in SAP erfasst und dann per E-Mail an die Finanzzentrale geschickt, wo sie überprüft und manuell genehmigt wurden. "Es gab keine Struktur, und der Prozess war übermäßig zeitaufwendig", so Eustace. "Der Umgang mit Informationen bedeutete auch, dass es ein Potenzial für Fehler und Lücken gab", so Eustace.

Industry

ERP

Region

APAC

COMPANY SIZE

Enterprise

Vorteile

Verbesserte Governance und mehr Transparenz für den CFO und das obere Managements, erhebliche Zeitersparnis beim Abstimmungsprozess, Verbesserung des gesamten Arbeitsablaufs und des Genehmigungsprozesses, Zugriff für externe Auditoren

Warum BlackLine

Vor etwa 18 Monaten erkannte das Finanzteam von Ruralco, dass Änderungen an den bestehenden Reconciliationprozessen vorgenommen werden mussten. Das Team überprüfte und implementierte zunächst eine einfache Automatisierung innerhalb von SAP und suchte dann nach einem Tool, um die Art und Weise zu standardisieren, in der Abstimmungen durchgeführt und Informationen von jeder Geschäftseinheit gesammelt werden. Eustace sagt, dass er BlackLine aus einer früheren Position kannte und der Meinung war, dass es gut zu Ruralco passen würde. Nach einer gründlichen Evaluierung wurde die Entscheidung getroffen, die BlackLine-Module Reconciliation Management und Task Management mit einer direkten Verbindung zur SAP-Plattform zu implementieren.

Die BlackLine-Lösungen Reconciliation Management und Task Management sind Schlüsselkomponenten der BlackLine Finance Controls & Automation Platform. Die BlackLine-Plattform ist eine Cloud-basierte Lösung zur Zentralisierung und Rationalisierung von Finanzabschlussvorgängen und anderen wichtigen Finanz- und Buchhaltungsprozessen für mittelständische und große Unternehmen. Die Lösung wurde entwickelt, um die Betriebseffizienz, die Echtzeit-Transparenz, die Kontrolle und die Einhaltung von Vorschriften zu erhöhen, um ein End-to-End-Finanzabschlussmanagement zu gewährleisten. "BlackLine unterstützte uns bei der Einführung und wir gingen im September 2015 konzernweit in den Live-Betrieb", sagt er. "Es dauerte nicht lange, bis wir einige entscheidende Vorteile sahen."

Die Mitarbeiter der Finanzabteilung fanden, dass die BlackLine Reconciliation und Task Management Produkte intuitiv zu bedienen waren, und nach einigen Online-Schulungen und einem Webinar waren sie einsatzbereit. Das Team kann nun leicht nachvollziehen, welche Abstimmungen im gesamten Unternehmen vorbereitet und genehmigt wurden, und die Vorbereitungszeiten wurden verkürzt. "Wir können jetzt mitverfolgen, was im Großkundenbereich passiert und wissen, was in die Gewinn- und Verlustrechnung einfließt", sagt Eustace.

"Früher machten die Verzögerungen bei der Fertigstellung der Abstimmungen diesen Prozess langsam und schwierig. Eine Echtzeit-Ansicht war unmöglich." BlackLine hat auch bei Arbeitsabläufen und Genehmigungen geholfen. Darüber hinaus können Aufgaben einzelnen Personen zugewiesen und ihr Fortschritt überwacht werden. Das bedeutet, dass Aufgaben leicht neu zugewiesen werden können, wenn ein Mitarbeiter abwesend ist oder das Unternehmen verlässt.

Die Ergebnisse

Verbesserte Governance und Transparenz. Die gesamte manuelle Vorbereitung von Abstimmungen wurde nun eliminiert und die Arbeitsabläufe in der gesamten Gruppe gestrafft. Die Daten werden in einem Standardformat gesammelt und in einer einzigen zentralisierten Datenbank gespeichert. Infolgedessen hat sich die Transparenz für den Chief Financial Officer und andere leitende Manager erheblich verbessert.

"Der bedeutendste Vorteil der BlackLine-Einführung lag für uns in den Bereichen Governance und Transparenz", sagt Adrian Gratwicke (CFO von Ruralco), der weiter ausführt, dass "dies wichtiger war als die Zeit- und Workflow-Einsparungen, die wir erreicht haben. Die Gewissheit, dass die Abstimmungen abgeschlossen sind, ist für mich sehr beruhigend", so Gratwicke weiter.

BlackLine ist skalierbar, und mit den jetzt funktionsfähigen Tools können alle von Ruralco übernommenen neuen Unternehmen schnell online gebracht werden, so dass die allgemeine finanzielle Transparenz gewahrt bleibt. "Die Erfahrung und das Verständnis von BlackLine für unser Geschäft waren von unschätzbarem Wert", sagt Eustace. "Sie haben uns geholfen, eine bedeutende Herausforderung zu meistern und sicherzustellen, dass die wichtigsten Finanzkontrollen mit einem modernen Online-Echtzeitsystem vorhanden sind".

Erheblich Zeitersparnis im Reconciliations-Prozess. Das Team kann nun leicht nachvollziehen, welche Abstimmungen im gesamten Unternehmen vorbereitet und genehmigt wurden, und die Vorbereitungszeiten wurden verkürzt. "Wir haben jetzt einen Überblick über unsere Großkunden und wissen genau, was in die Gewinn- und Verlustrechnung einfließt", sagt Eustace. "Früher machten die Verzögerungen bei der Fertigstellung der Abstimmungen diesen Prozess langsam und schwierig."

Ein verbesserter Workflow und Genehmigungsprozess. BlackLine unterstützt auch bei Arbeitsabläufen und Genehmigungen. Darüber hinaus können Aufgaben einzelnen Personen zugewiesen und deren Fortschritt überwacht werden. Das bedeutet, dass bei Abwesenheit oder Ausscheiden eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen Aufgaben leicht neu zugewiesen werden können.

Zugänge für externe Auditoren. Interne und externe Revisoren können nun auch einfach und von jedem Ort aus auf die von ihnen benötigten Informationen zugreifen.

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