Mit Niederlassungen in ganz Australien sah sich Ruralco mit Herausforderungen konfrontiert, wenn es um die Verwaltung seiner dezentralisierten Finanzprozesse ging. Jedes Unternehmen arbeitet als eigenständige Einheit, muss aber an die zentrale Finanzabteilung in der Zentrale von Ruralco in Sydney berichten. Mit zunehmender Geschäftstätigkeit wurde dieser Prozess immer schwerfälliger und war besonders problematisch, wenn es um die Abstimmung von Transaktionen ging.

"Uns fehlte der Überblick über die Vorgänge an den einzelnen Standorten", sagt Patrick Eustace, Manager für Finanztransformation bei Ruralco. "Es war schwierig, sich ein klares Bild über die gesamten Abstimmungen zu machen. Die Abgleiche wurden entweder manuell auf Papier oder mit Hilfe von Excel-Tabellen durchgeführt. Detaillierte Abstimmungen wurden manuell in SAP erfasst und dann per E-Mail an das zentrale Finanzbüro geschickt, wo sie überprüft und manuell genehmigt wurden. "Es gab keine Struktur, und der Prozess war sehr zeitaufwendig", sagt Eustace. "Die doppelte Bearbeitung von Informationen bedeutete auch, dass es ein Potenzial für Fehler und Lücken gab.

Vor etwa 18 Monaten erkannte das Finanzteam von Ruralco, dass die bestehenden Abstimmungsprozesse geändert werden mussten. Das Team überprüfte und implementierte zunächst einige einfache Automatisierungen innerhalb von SAP und suchte dann nach einem Tool zur Standardisierung der Art und Weise, wie Abstimmungen durchgeführt und Informationen von jeder Geschäftseinheit gesammelt wurden. Eustace sagt, dass er BlackLine bereits aus einer früheren Position kannte und das Gefühl hatte, dass es gut zu Ruralco passen würde. Nach einer gründlichen Evaluierung entschied man sich für die Implementierung der BlackLine-Module Account Reconciliations und Task Management mit direkter Anbindung an die SAP-Plattform.

Die BlackLine-Lösungen Account Reconciliations und Task Management sind Schlüsselkomponenten der BlackLine Finance Controls & Automation Platform. Die BlackLine-Plattform ist eine Cloud-basierte Lösung, die Finanzabschlüsse und andere wichtige Finanz- und Buchhaltungsprozesse für mittelgroße und große Unternehmen zentralisiert und rationalisiert. Die Lösung wurde entwickelt, um die betriebliche Effizienz, die Echtzeittransparenz, die Kontrolle und die Compliance zu verbessern und so ein durchgängiges Finanzabschlussmanagement zu gewährleisten. "BlackLine unterstützte uns bei der Implementierung und wir gingen im September 2015 konzernweit live", sagt er. "Es dauerte nicht lange, bis wir deutliche Vorteile feststellen konnten."

Die Mitarbeiter der Finanzabteilung fanden die BlackLine-Produkte für Abstimmungen und das Task Management intuitiv bedienbar, und nach einer Online-Schulung und einem gehosteten Webinar konnten sie sofort loslegen. Das Team kann nun leicht nachverfolgen, welche Abstimmungen unternehmensweit vorbereitet und genehmigt wurden, und die Vorbereitungszeiten wurden verkürzt. "Wir können jetzt unsere wichtigsten Konten einsehen und haben Gewissheit darüber, was in die Gewinn- und Verlustrechnung einfließt", sagt Eustace. "Zuvor war dieser Prozess aufgrund der Verzögerungen beim Abschluss der Abstimmungen langsam und schwierig. Ein Blick in Echtzeit war unmöglich."

BlackLine hat auch bei Workflows und Genehmigungen geholfen. Darüber hinaus können Aufgaben einzelnen Personen zugewiesen und ihr Fortschritt überwacht werden. Das bedeutet, dass bei Abwesenheit oder Ausscheiden eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen Aufgaben leicht neu zugewiesen werden können.

Verbesserte Governance und Transparenz. Die gesamte manuelle Vorbereitung von Abstimmungen wurde nun eliminiert und Workflows in der gesamten Gruppe gestrafft. Die Daten werden in einem Standardformat gesammelt und in einer einzigen zentralisierten Datenbank gespeichert. Infolgedessen hat sich die Transparenz für den Chief Financial Officer und andere leitende Manager erheblich verbessert.

"Der bedeutendste Vorteil der BlackLine-Implementierung lag für uns in den Bereichen Governance und Transparenz", sagt Adrian Gratwicke (CFO von Ruralco), der weiter ausführt, dass "dies wichtiger war als die Zeit- und Workflow-Einsparungen, die wir erreicht haben. Die Gewissheit, dass die Abstimmungen abgeschlossen sind, ist für mich sehr beruhigend", so Gratwicke weiter.

BlackLine ist skalierbar, und mit den jetzt funktionsfähigen Tools können alle von Ruralco übernommenen neuen Unternehmen schnell online gebracht werden, so dass die allgemeine Transparenz im Finanzbereich gewahrt bleibt. "Die Erfahrung und das Verständnis von BlackLine für unser Geschäft waren von unschätzbarem Wert", sagt Eustace. "Sie haben uns geholfen, eine bedeutende Herausforderung zu meistern und sicherzustellen, dass die wichtigsten Finanzkontrollen mit einem modernen Online-Echtzeitsystem vorhanden sind".

Erheblich Zeitersparnis im Abstimmungsprozess. Das Team kann nun leicht nachvollziehen, welche Abstimmungen im gesamten Unternehmen vorbereitet und genehmigt wurden, und die Vorbereitungszeiten wurden verkürzt. "Wir haben jetzt einen Überblick über unsere Großkunden und wissen genau, was in die Gewinn- und Verlustrechnung einfließt", sagt Eustace. "Früher machten die Verzögerungen bei der Fertigstellung der Abstimmungen diesen Prozess langsam und schwierig."

Ein verbesserter Workflow und Genehmigungsprozess. BlackLine unterstützt auch bei Arbeitsabläufen und Genehmigungen. Darüber hinaus können Aufgaben einzelnen Personen zugewiesen und deren Fortschritt überwacht werden. Das bedeutet, dass bei Abwesenheit oder Ausscheiden eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen Aufgaben leicht neu zugewiesen werden können.

Zugänge für externe Auditoren. Interne und externe Auditoren können nun auch einfach und von jedem Ort aus auf die von ihnen benötigten Informationen zugreifen.