Das 1985 gegründete Unternehmen Resimac hilft Menschen aus allen Gesellschaftsschichten, ihren Lebenstraum vom Eigenheim zu verwirklichen.

"Wir arbeiten mit Menschen, die einen Vollzeit- oder Teilzeitjob haben, mit Bauunternehmern und Selbstständigen", sagt Santo Ahmed, Group Financial Controller bei Resimac. "Jeder Kredit ist anders, deshalb haben wir ein Unterstützungsnetzwerk von mehr als 12.000 Maklern, die jeden Kredit auf die Bedürfnisse des Kunden zuschneiden."

Tausende von Maklerzahlungen, verbunden mit der Tätigkeit in zwei Ländern, machen es erforderlich, dass die Buchhaltung und die Finanzabteilung einen komplexen Monatsabschluss bewältigen. "Obwohl wir keine Bank sind, bestehen wir immer noch aus 88 Einheiten, und jede dieser Einheiten hat über 300 GL-Konten", sagt Ahmed. "Die hohe Arbeitsbelastung am Monatsende erforderte eine schlanke Lösung und eine Vereinfachung der Prozesse."

Vor der Implementierung von BlackLine war jedoch nur ein geringer Teil des Abstimmungsprozesses bei Resimac automatisiert. Tausende von Abstimmungen wurden manuell durchgeführt, ein Ansatz, der "ein erhebliches Risiko" darstellte - und zwar nicht nur für die Integrität der Bilanz. Die Bindung von Ressourcen in operativen Prozessen bedeutete, dass weniger Ressourcen für wertsteigernde Geschäftspartnerschaften zur Verfügung standen.

"Je schneller man einen Kreditantrag bearbeitet, desto wahrscheinlicher ist es, dass man den Kunden für sich gewinnen kann. Aus diesem Grund hat Resimac in Plattform-Upgrades investiert, um den Kreditantrags- und -genehmigungsprozess zu rationalisieren. Aber wir mussten auch unsere Back-Office-Prozesse und -Funktionen umgestalten", sagt Ahmed.

"Es hat keinen Sinn, den Front-End-Bereich zu reparieren und zu automatisieren, während der Back-End-Bereich immer noch mit Tabellenkalkulationen arbeitet. Beide müssen Hand in Hand gehen. Sonst ist es, als hätte man einen Ferrari mit einem kaputten Motor."

Die Unternehmensleitung wollte nicht nur einen Großteil der manuellen Abstimmungen - und die damit verbundenen Risiken - beseitigen, sondern auch Tausenden von Mitarbeitern das Arbeiten von remote ermöglichen - eine Priorität, die sich später angesichts der jüngsten weltweiten Pandemie als vorausschauend erwies.

"Wir wussten, dass wir eine cloud-basierte Lösung brauchten", sagt Ahmed. "Ich wollte, dass die Mitarbeiter von jedem Ort aus arbeiten können, an dem sie einen Laptop und eine Internetverbindung haben. BlackLine ist eine Lösung, die das möglich macht."

Die starke Präsenz von BlackLine im asiatisch-pazifischen Raum war ebenfalls ein entscheidender Faktor. "Wir wollten einen Partner mit globaler Reichweite", sagt Ahmed. "BlackLine hat eine Niederlassung in Singapur, was bedeutet, dass das Unternehmen einen Einblick in multinationale Organisationen und deren Herausforderungen hat. Dieser Einblick in Best Practices ist ein enormer Wettbewerbsvorteil für BlackLine und war der entscheidende Faktor bei der Auswahl unseres Lösungsanbieters."

Trotz Lockdown konnte ein pünktlicher Abschluss erzielt werden. Trotz des Lockdowns während der COVID-19-Pandemie verlief der letzte Audit von Resimac pünktlich.

"Sydney wurde vorübergehend abgeriegelt, und alle arbeiteten plötzlich von zu Hause aus. Aber das Schöne daran ist, dass unser Auditprozess nicht verzögert wurde", sagt Ahmed. "Wir haben den Auditoren einfach Zugang zu BlackLine gegeben, das cloud-basiert ist.

Die Möglichkeit, den Prüfern direkten Zugang zu BlackLine zu gewähren, reduziert auch das, was Ahmed den "Mittelsmann-Effekt" nennt, und spart damit Zeit und reduziert Störungen. "Die Auditoren müssen nicht erst bestimmte Teammitglieder nach Unterlagen fragen. Sie gehen einfach in BlackLine und finden, was sie brauchen. Für mich ist das der größte Vorteil von BlackLine."

Ermöglichte Abgleiche, die zu 100 % pünktlich waren. Zuvor verzögerte der manuelle Abstimmungsprozess von Resimac oft die rechtzeitige Fertigstellung.

"Mit BlackLine haben wir bei allen Monatsabstimmungen eine 100-prozentige Pünktlichkeit erreicht. Dank Task Management wissen Manager und Mitarbeiter was zu tun ist und in welchem Zeitrahmen es erledigt werden muss. Diese erhöhte Transparenz fördert die Verantwortlichkeit."

Geringeres Risiko bei besserer Sichtbarkeit von Abweichungen. Mit BlackLine hat Ahmed sofortigen Einblick in potenziell riskante Abweichungen zum Monatsende.

"Ich drücke einen Knopf und BlackLine liefert mir einen Bericht über die Abweichungen zum Monatsende. Ich muss nicht mehr Tausende von Konten durchgehen, was früher einen enormen Zeitaufwand bedeutete. Stattdessen filtere ich einfach nach den risikoreichsten Konten, und das grenzt die Konten ein, die mehr Aufmerksamkeit erfordern."

Bereinigung alter Konten und Verbesserung der Integrität der Bilanz. Ein unerwarteter Vorteil von BlackLine war die Bereinigung alter Konten.

"Resimac ist kein junges Unternehmen. Wir sind seit 1985 auf dem australischen Markt tätig", sagt Ahmed. "BlackLine hat es uns ermöglicht, aufgrund der verbesserten Sichtbarkeit und Transparenz historische Rückstellungen aufzuspüren, die jemand vor langer Zeit verbucht hat - und jemand anderes hat sie einfach verlängert. Sie waren nicht wesentlich. BlackLine hat uns jedoch geholfen, sie zu entdecken und anschließend unsere Konten zu bereinigen.

Dies führte auch zur Erstellung einer Standardarbeitsanweisung, die in BlackLine hochgeladen wurde. "Wir haben jetzt eine Richtlinie, die für jedes einzelne Konto vorgeschrieben ist. Wenn ich zu den Wirtschaftsprüfern gehe, habe ich volles Vertrauen in die Integrität meiner Bilanz. Ich weiß, dass es im nächsten Jahr keine Überraschungen geben wird."

70 % der Transaktionen werden automatisch abgeglichen. Die Automatisierung des Abgleichs war für die Buchhaltungs- und Finanzteams von Resimac ein Wendepunkt.

"Was mich am meisten begeistert hat? Wir haben Millionen, wenn nicht Milliarden von Transaktionswerten, die jeden Monat abgeglichen werden", sagt Ahmed. "Mit BlackLine gleichen wir 70 % unserer Transaktionen automatisch ab. BlackLine sagt mir, dass wir das in Zukunft auf 90-95 % steigern können!"

Beschleunigen der digitalen Transformation von Resimac. Der CEO und der CFO von Resimac unterstützen die kontinuierliche Innovation. "Wenn ich mit einer Lösung an die Geschäftsführung herantrete, die unsere Prozesse automatisiert und Risiken eliminiert, sind sie sofort dabei", sagt Ahmed. "Innovation ist ein sehr wichtiger Faktor in den Zukunftsplänen unseres Unternehmens, und BlackLine ist ein wichtiger Teil dieser Reise."