Das Accounting-Team von Quest nutzt eine Kombination aus Microsoft Excel-Tabellen und Papierablage-Systemen, um die monatlichen Finanzabschlüsse zu erstellen. Die Mitarbeiter hatten Schwierigkeiten, den Status der Kontenabstimmungen nachzuvollziehen. Eine Herausforderung, die sich noch verschärfte, als das Unternehmen Akquisitionen tätigte und neue Hauptbuchkonten hinzufügte. Vor jedem Monatsabschluss führten die Mitarbeiter von Quest eine Probebilanz durch, um Bereiche zu identifizieren, die nicht abgestimmt waren und mehr Aufmerksamkeit erforderten. Dieser Prozess war sowohl zeit- als auch arbeitsintensiv und war als dauerhafte Vorgehensweise nicht sinnvoll.

Darüber hinaus benötigte Quest erweiterte Funktionen, um neue Firmenübernahmen zu integrieren und Daten für seine regelmäßigen Audits zusammenzustellen. Das Fehlen einer einheitlichen Lösung behinderte sowohl die Mitarbeiter von Quest als auch die externen Auditoren, was zu höheren Kosten und mehr Zeitaufwand führte. Das Unternehmen benötigte eine Accounting-Software, die seine Finanzprozesse standardisieren und neue Akquisitionen schnell in sein Finanzsystem integrieren konnte.

Quest Diagnostics begann Anfang 2014 mit der Suche nach einer speziellen Buchhaltungslösung und zog BlackLine, Trintech und Oracle Financials Accounting Hub in Betracht. Quest entschied sich vorallem aus zwei Gründen für BlackLine:

Funktionsumfang. Der Funktionsumfang von BlackLine konnte die Mitarbeiter überzeugen und ermöglichte es Quest, abgestufte Kontengruppen mit unterschiedlichen Berechtigungsstufen zu erstellen. Quest kann die Rollen seiner Buchhalter innerhalb von BlackLine klar definieren und Verantwortlichkeiten auf der Grundlage von geografischen Regionen und Geschäftseinheiten zuweisen.

Liefermodell. Quest hatte viele robuste Buchhaltungsanforderungen für seine Software, aber das Unternehmen wollte eine Lösung mit einem Software-as-a-Solution (SaaS)-Liefermodell. BlackLine war die einzige Buchhaltungslösung, die ein Cloud-basiertes SaaS-Modell anbot, das eine größere Flexibilität und schnellere Aktualisierungszyklen als seine On-Premises-Konkurrenten bietet.

Quest Diagnostics setzt BlackLine ein, um seine Buchhaltungsprozesse zu optimieren und zu modernisieren. Das Unternehmen erzielte Zeiteinsparungen und erhöhte die Produktivität aller Buchhaltungsteams, da sie von Methoden, die auf Papier und Microsoft Excel-Tabellen basierten, abrückten. Nucleus Research stellte fest, dass die vorgefertigten Workflows und Benutzerrollen von BlackLine Quest Diagnostics in die Lage versetzten, viel größere Mengen an Finanzdaten schneller und mit höherer Genauigkeit zu verarbeiten. Seit der Implementierung von BlackLine hat Quest Diagnostics mehrere Firmenübernahmen nahtlos abgewickelt, ohne sein Buchhaltungspersonal aufzustocken.

Die Umstellung von einer Kombination aus Papier und Microsoft Excel-Tabellen erforderte ein umfangreiches Änderungsmanagement, aber Quest Diagnostics konnte schnell erhebliche Vorteile mit BlackLine erzielen.

Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:

Gesteigerte Anwender- und Teamproduktivität. Die Funktionalitäten von BlackLine haben es den Accounting-Teams von Quest ermöglicht, Zeit beim Abgleichen und Abstimmen von Hunderten von Konten im Hauptbuch des Unternehmens zu sparen. Darüber hinaus haben die Buchhaltungsteams von Quest seit der Einführung von BlackLine viele Akquisitionen integriert, ohne zusätzliche Mitarbeiter einstellen zu müssen.

Verbesserte Transparenz in der Organisation. Durch die Konsolidierung aller Finanzdaten in einem einzigen Tool kann Quest die Leistung des gesamten Unternehmens anstelle jeder einzelnen Geschäftseinheit analysieren. Das Management-Team von Quest kann den Status jedes Finanzabschlusses verfolgen und die zugrundeliegenden Daten analysieren, um Trends und ungewöhnliche Daten zu bewerten.

Kulturwandel. Die vordefinierten Workflows von BlackLine haben es Quest ermöglicht, klare Rollen für jeden seiner Buchhalter zu definieren, so dass die Teams sich fokussieren und bei Bedarf gemeinsam an Aufgaben arbeiten können. Das Ergebnis ist ein produktiverer und weniger stressiger Abschlussprozess, da die Buchhalter von Quest kontinuierlich an Aufgaben arbeiten können, die die langfristigen Ziele des Unternehmens unterstützen.

Langfristige Unabhängigkeit sichergestellt. Trotz des Änderungsmanagements, das für die Ablösung der alten Buchhaltungsprozesse erforderlich war, konnte Quest Diagnostics die Kosten senken und den ROI von BlackLine maximieren, indem es ausschließlich interne Ressourcen für die Implementierung der Lösung einsetzte. Die Vorabinvestitionen von Quest in die Konfiguration und das Verständnis der BlackLine-Implementierung haben das Unternehmen für eine langfristige Unabhängigkeit gerüstet. Das Unternehmen kann die Lösung an sich ändernde Geschäftsumgebungen anpassen und neue Buchhalter bei der Einstellung effizient einarbeiten.

Verbesserte Effizienz beim Monatsabschluss und bei der Integration neuer Akquisitionen. Der Einsatz von BlackLine bei Quest unterstreicht auch den Wert der Konsolidierung von Finanzdaten und -prozessen in einem einzigen Tool. Das Unternehmen hat eine effizientere Umgebung mit klar definierten Rollen für seine Mitarbeiter geschaffen, was sowohl den monatlichen Abschluss als auch die Integration neuer Akquisitionen in den Unternehmensrahmen vereinfacht hat. Die Buchhalter von Quest erledigen jetzt jeden Monat ein viel größeres Arbeitsvolumen, weil sie ihre Aufgaben und Positionen innerhalb der Finanzabteilung genau kennen.