Premier Trailer Leasing ist seit 2005 im Geschäft und hat seitdem ein enormes Wachstum erlebt. „Wir haben damals mit etwa 2.500 Fahrzeugeinheiten angefangen“, sagt Tori Geer, VP und Controller bei Premier. „Heute haben wir rund 52.000 Stück und 37 Niederlassungen in den gesamten Vereinigten Staaten.“

Mit dem rasanten Wachstum des Unternehmens hat das Buchhaltungsteam von Premier allerdings nicht wirklich Schritt gehalten.

Mit dem rasanten Wachstum des Unternehmens hat das Buchhaltungsteam von Premier allerdings nicht wirklich Schritt gehalten.

„Um alles termingerecht zu erledigen, müssen wir uns sehr anstrengen. Wir haben schließlich nur 2 Buchhalter. Und die würden ja auch gerne mal Urlaub nehmen.“

Der veraltete, papierbasierte Abschlussprozess des Unternehmens bescherte dem ohnehin schon überlasteten Team immer mehr manuelle Arbeit. Journaleinträge waren eine besondere erausforderung.

„Es gab Papier, Papier und noch mal Papier. Die Journaleinträge wurden ausgedruckt und zum Abzeichnen gebracht. Anschließend wurden die Einträge gebucht und das gesamte Papier wieder in die Bücher eingescannt. Und zu guter Letzt wurde dann das ganze Papier geschreddert“, sagt Geer. „Das alles erfolgte komplett von Hand und war entsprechend zeitaufwändig.“

2016 wurde Premier von Redwood Capital Investments übernommen. Das Private Equity-Unternehmen half dem Management nicht nur, „das wahre Potenzial von Premier zu erkennen“, so Geer, sondern regte auch an, in eine Technologie für Finanzabschlüsse zu investieren, um effizienter und transparenter zu werden und die Mitarbeiter von manuellen Abschlussaufgaben zu befreien.

Auf der Suche nach einer neuen Abschlusslösung prüfte das Team um Geer drei Anbieter, darunter auch BlackLine. Dabei stach BlackLine aus mehreren Gründen hervor. Neben der Funktionalität und der Benutzerfreundlichkeit von BlackLine war die Journal Entry-Lösung „einer der Hauptgründe, warum wir uns für BlackLine entschieden haben“, sagt Vesta Lot, Director of Accounting.

„Journal Entry hob BlackLine klar von der onkurrenz ab. Dass die Lösung den Journalbuchungsprozess rationalisieren würde, war uns schnell klar. Außerdem waren wir davon überzeugt, dass wir mithilfe von BlackLine beim Abschluss Zeit einsparen würden.“

Premier hatte gerade mit der Implementierung von BlackLine Account Reconciliations, Task Management, Transaction Matching und Journal Entry begonnen, als 2020 die Pandemie losbrach.

„Unser gesamtes Buchhaltungsteam fand sich schließlich im Homeoffice wieder. Wir haben alle Kinder. Uns auf diese neue Normalität einzustellen und gleichzeitig BlackLine und eine weitere Plattform zu implementieren, war eine echte Herausforderung“, erinnert sich Lot. „BlackLine hat sich damals als toller Partner erwiesen. Alle Fristen wurden anstandslos verlängert und das Team hat uns tatkräftig bei der Bewältigung aller Zeitprobleme unterstützt.“

Laut Lot ist es vor allem zwei BlackLine-Implementierungsberatern zu verdanken, dass der Übergang von ihrem papierbasierten Prozess zu BlackLine in dieser chaotischen, ungewissen Zeit ‚so einfach und reibungslos‘ verlief. „Sie haben uns durch den gesamten Prozess begleitet, uns bei der Hand genommen und die Implementierung von A bis Z durchgezogen. Dafür sind wir heute noch dankbar.“

Zeitersparnis. Seit der Einführung von BlackLine konnte Premier Trailer seine Abschlüsse um 15 % beschleunigen.

„Wir haben den Zeitaufwand für unseren Monatsabschluss um zwei bis drei Tage reduziert“, erläutert Lot. „So haben wir mehr Zeit, in Ruhe zu analysieren, was wir besser machen könnten. Endlich haben wir ein effizientes System für den Monatsabschluss.“

Geer fügt hinzu: „Die Zeitersparnis ist für uns ein Riesending. Vor BlackLine haben wir in einem guten Monat etwa 17 Tage gebraucht. Jetzt sind es nur noch 12-15 Tage.“

„Viele Unternehmen machen am letzten Tag des Monats einen Cut bei der Rechnungsstellung, aber bei uns ist das nicht so einfach, da wir die Nutzungsdauer in Rechnung stellen. Wir müssen sicherstellen, dass wir bis zum letzten Tag mit der Rechnungsstellung warten, damit wir alle Daten erfassen können“, so Geer.

„Bei uns wird die Fakturierung erst am vierten oder fünften Tag abgeschlossen, wodurch sich der Abschluss etwas länger hinzieht. Für uns ist die Verkürzung des Abschlusses um zwei Tage eine große Hilfe. Und auch Redwood ist sehr froh darüber, diese zusätzliche Zeit zu haben.“

Mehr Transparenz. Die gesamten Abschlussdaten von Premier sind jetzt sofort in BlackLine verfügbar und durchsuchbar.

„Wir gehen ins System und sehen den Eintrag und alle Backups. Das ist sehr hilfreich für uns“, sagt Geer. „Alle Einträge, Aufgaben und Journale befinden sich an einem

Lot weiter: „Vor BlackLine hatte jeder seinen eigenen Ordner für die Journaleinträge. Und wenn man ein Backup von jemandem brauchte, musste man eine E-Mail schicken. Jetzt liegt alles in BlackLine vor. Man kann jederzeit alle Journaleinträge einsehen. Ein Riesen-Pluspunkt.“

Die verbesserte Transparenz wird auch künftige Prüfungen vereinfachen, da Geer und Lot planen, Auditoren eine Leseberechtigung einzuräumen. „Die Prüfer melden sich einfach bei BlackLine an und können ohne fremde Hilfe auf alle freigegebenen Daten zugreifen“, sagt Geer. „Das ist eine enorme Hilfe für uns.“

Gestärkte Mitarbeiter. Der Wegfall der eitraubenden manuellen Arbeit bei Journalbuchungen hat nicht nur die Effizienz, sondern auch die Arbeitsmoral verbessert.

„Der Wegfall des Druckens, Scannens und Schredderns hat die Mitarbeiterzufriedenheit deutlich erhöht. Heute haben alle das Gefühl, wichtige Arbeit zu leisten, weil sie sich auf die Analyse von Daten konzentrieren können, statt diese einfach nur zu scannen“, sagt Geer. „Und für uns als Manager ist es so ebenfalls besser, weil wir keine stumpfsinnigen Aufgaben mehr delegieren müssen. Schließlich haben wir alle etwas Besseres zu tun.“

Da sie sich nicht mehr mit Unmengen von Papier herumschlagen müssen, können die Teams heute detailliertere Analysen durchführen und proaktiver handeln.

„Wir liefern nicht nur unsere Konzernfinanzen, sondern stellen auch noch die Finanzdaten unserer 37 Niederlassungen bereit“, sagt Geer. „Dank BlackLine haben wir jetzt Zeit, die Finanzberichte der Filialen wirklich zu analysieren, um sicherzustellen, dass sie korrekt und vollständig sind, statt sie zu verschicken und zu hoffen, dass die iederlassungen keine Fehler finden. Wir arbeiten jetzt proaktiv statt reaktiv.“

Optimierte Aufgabenverwaltung. Früher wurden die Abschlussaufgaben in einer kaum beachteten Excel-Datei gespeichert. Heute werden die Aufgaben zentral über BlackLine verwaltet. Das Management hat sofort Einsicht in ausstehende und überfällige Aufgaben und die Benutzer werden laufend an zu erledigende Aufgaben erinnert.

„Früher habe ich Aufgaben auf meinem Whiteboard notiert, damit ich nichts vergesse“, sagt Geer. „Heute logge ich mich ganz einfach in BlackLine ein und sehe sofort alle Aufgaben, die ich noch erledigen muss.“

Der Abschlusskalender wird ebenfalls in BlackLine geführt. „Der zeigt mir jederzeit, wo wir stehen, was noch zu tun ist und wer den Prozess verzögert.“