Pluralsight benötigte automatisierte Lösungen, die das Wachstum und die Rationalisierung der Abläufe für den Abschlussprozess ermöglichen. Außerdem wollte Pluralsight eine bessere Transparenz und Kontrolle über den Finanzabgleich zum Monatsende erreichen.

NetSuite lieferte eine skalierbare, Cloud-basierte Buchhaltungslösung, die leistungsstarke Funktionen für die Umsatzrealisierung bot. BlackLine lieferte eine Lösung der Unternehmensklasse für die Verwaltung von Abstimmungen und den Abschlussprozess.

BlackLine ermöglichte es Pluralsight, die Transparenz des Abstimmungsprozesses für die Beteiligten zu verbessern, Standards für die Durchführung und Überprüfung von Abstimmungen einzuführen und Kontrollen für die Einhaltung der Vorschriften einzurichten.

NetSuite und BlackLine helfen Pluralsight beim Wachstum und bei der Rationalisierung von Buchhaltungs- und Finanzabstimmungsprozessen. Nach bescheidenen Anfängen im Jahr 2004 mit Präsenzschulungen für Softwareentwickler fügte Pluralsight im Jahr 2008 Online-Schulungen hinzu und erlebte ein explosionsartiges Wachstum. Bis 2012 hatte das Unternehmen 27,5 Mio. USD in einer Serie-A-Finanzierung eingesammelt und bis 2014 weitere 135 Mio. USD in einer Serie-B-Finanzierung, um seine Plattform und Kursbibliothek weiter auszubauen.

Als das Unternehmen expandierte, benötigte es IT-Lösungen, die das Wachstum unterstützen und die Abläufe rationalisieren konnten. Das Unternehmen suchte nach einem skalierbaren, Cloud-basierten Buchhaltungssystem, das mit der steigenden Arbeitslast Schritt halten und mehrere Standorte problemlos unterstützen konnte. Im November 2014 entschied sich Pluralsight für die hoch skalierbare Cloud-Lösung von NetSuite zur Verwaltung seines Hauptbuchs. "Als Pionier im SaaS-Bereich war NetSuite weiter entwickelt als die Konkurrenz", erklärt Mark Hansen, Director of Finance and Accounting. "Unsere Mitbewerber nutzten es ebenfalls, um ähnliche Herausforderungen zu bewältigen."

NetSuite unterstützt das Unternehmen mit leistungsstarken Funktionen zur Umsatzrealisierung. Auf Basis einer Subscription-Vereinbarung nutzt Pluralsight NetSuite für die meisten Buchhaltungsfunktionen, einschließlich der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, für das Anlagevermögens, für die vorausbezahlten Vermögenswerte und das Hauptbuch.

Im August 2015 richtete Pluralsight seine Aufmerksamkeit auf die Verbesserung seines Finanzabstimmungsprozesses zum Monatsende. Das Unternehmen wollte die Transparenz der Abstimmungen verbessern, Standards für die Durchführung und Überprüfung von Abstimmungen einführen und Kontrollen für die Einhaltung der Vorschriften einrichten. Die Wahl fiel auf BlackLine. "BlackLine bietet eine Unternehmenslösung, die unseren langfristigen Anforderungen gerecht wird", erklärt Hansen.

Da sich BlackLine über eine API nahtlos in NetSuite integrieren lässt, fließen die Hauptbuchsalden automatisch aus NetSuite in BlackLine. Wenn sich ein Saldo ändert, nachdem der Abgleich in BlackLine vorbereitet wurde, wird der Ersteller benachrichtigt, dass der Abgleich erneut durchgeführt werden muss. Durch die Verwendung von BlackLine mit NetSuite konnte Pluralsight seinen monatlichen Finanzabschluss beschleunigen, die Transparenz des Abstimmungsprozesses verbessern und die Compliance verbessern.

Schnellere Abstimmungen. "Mit BlackLine haben wir die Zeit, die wir für einen Monatsabschluss benötigen, von 12-15 Arbeitstagen auf 10 Arbeitstage reduziert. Diese Einsparungen resultieren aus der Möglichkeit, Abstimmungen und Überprüfungen fast zeitgleich mit der Vorbereitung dieser Abstimmungen durchzuführen", sagt Hansen.

Früher konnte ein Buchhalter 10-30 Abstimmungen in einer einzigen Excel-Arbeitsmappe durchführen. Wenn die Arbeitsmappe vollständig war, schickte er sie an den Prüfer. Journaleinträge ändern sich bis zum Ende des Abschlusses ständig. Wenn eine Änderung eintrat, musste der Buchhalter das gesamte Buch überarbeiten. Die Überprüfung konnte erst erfolgen, nachdem das gesamte Buch fertiggestellt war. Dies bedeutete, dass Probleme erst weit im Verlauf des Abstimmungsprozesses entdeckt wurden. Da BlackLine die gleichzeitige Vorbereitung und Überprüfung von Abstimmungen ermöglicht, können die Abstimmungen einzeln überprüft und Korrekturen viel früher vorgenommen werden.

Bessere Transparenz. Alle am Unternehmen Beteiligten müssen die Finanzergebnisse zeitnah einsehen können. Die Dashboards von BlackLine machen es dem CFO und anderen Beteiligten leicht, jederzeit zu sehen, wo sich das Team während des Abstimmungsprozesses befindet, z. B. wie viele Abstimmungen vorbereitet, geprüft oder genehmigt wurden und wie viele noch nicht begonnen wurden.

Bessere Kontrollen. BlackLine bietet eine strengere Kontrolle über den Abstimmungsprozess. Früher gab es bei Pluralsight keine Richtlinien dafür, wie Abstimmungen durchzuführen sind oder worauf Prüfer achten sollten. Jetzt haben die Buchhalter ein Regelwerk für die Durchführung und Überprüfung von Abstimmungen. Ein zentrales Repository speichert die monatlichen Abstimmungen und sperrt sie, wenn der Buchhaltungszeitraum abgeschlossen ist. Im Ergebnis verfügt Pluralsight nun über die internen Kontrollen und den Nachweis ihrer Effektivität, die es benötigt, um Sarbanes Oxley, Abschnitt 404, zu erfüllen, falls es sich eines Tages für einen Börsengang entscheidet.