Die Zuordnung von Zahlungseingängen erfolgte bei der phs Group vor BlackLine manuell. So waren über 20 Personen mit dieser Aufgabe beschäftigt, die nicht selten Tage in Anspruch nahm. Der veraltete Prozess bot zudem kaum Transparenz. Das wiederum machte es schwierig, Kunden Kreditlinien einzuräumen und Forderungen zeitnah zu betreiben.

„Wir druckten damals alle Zahlungsbelege aus und verteilten sie nach Höhe des eingegangenen Betrags sortiert an unsere Leute. Anschließend glich jeder Mitarbeiter die ihm zugeteilten Ausdrucke von Hand mit den Rechnungsdaten im CRM-System ab“, erinnert sich Craig Rush, IT Business Partner bei der phs Group. „Das war nicht nur unhaltbar und kostspielig, sondern auch eine Verschwendung unserer Ressourcen.“

Zunächst entschied sich das Management für eine Lösung zum Einscannen von Schecks, gekoppelt mit einer entsprechenden Software. Das beschleunigte zwar die Verarbeitung, aber Rush wusste, dass diese Lösung allenfalls ein erster Schritt war.

„Es wurde immer deutlicher, was alles möglich ist, und wir wollten einfach die bestmögliche Lösung haben“, sagt Rush. „Also informierten wir uns weiter und entdeckten dabei BlackLine Cash Application. 

BlackLine war bereits ein marktführendes Produkt, das von Unternehmen in unserer Branche eingesetzt wurde.“

Zwar wurde BlackLine von anderen Dienstleistungsfirmen in den höchsten Tönen gelobt, aber die Geschäftsführung wollte zunächst einmal Beweise sehen. Also luden Rush und sein Team gemeinsam mit BlackLine reale Kontoauszüge in eine Testumgebung hoch und nutzten die Lösung dann mehrere Wochen lang für immer anspruchsvollere Szenarien. „Mit BlackLine Cash Application konnten wir die automatischen Zuordnungsraten unseres bestehenden Services in kürzester Zeit verdoppeln. Zudem erkannten wir, dass es überhaupt kein Risiko darstellen würde, BlackLine zu implementieren. Vielmehr wurde uns klar, dass es völlig verrückt wäre, es nicht zu tun.“

Rush merkt an, dass BlackLine die phs Group während der Analyse-, Design-, Entwicklungs-, Test- und Bereitstellungsphasen unterstützt hat, ohne das Tagesgeschäft zu stören.

„Das Projekt war eine der erfolgreichsten Implementierungen und Bereitstellungen, die ich je erlebt habe. Es wurden nicht nur alle unsere Erwartungen erfüllt, wir konnten auch die wichtigsten Meilensteine deutlich früher erreichen als erwartet.“

Ressourcen für die Zuordnung von Barmitteln um 80%. reduziert Früher war die gesamte Kreditorenbuchhaltung den größten Teil des Tages mit der Zuordnung von Zahlungseingängen beschäftigt. Mit BlackLine Cash Application werden Zahlungseingänge vor 9 Uhr morgens verbucht, wobei 70 % der Zuordnungen automatisch erfolgen.

„Wir konnten dank BlackLine bei der Zuordnung und Verarbeitung von Zahlungseingängen einen Riesensprung nach vorn machen. Der Vorgang bindet heute nicht nur deutlich weniger Mitarbeiter, sondern wir können auch das ständig wachsende Bargeldvolumen schneller und genauer verbuchen als zuvor“, erläutert Rush.

Nicola Johnson, Head of Credit bei der phs Group, fügt hinzu: „In den letzten Jahren ist unser Kundenstamm stark gewachsen, ebenso wie die Komplexität der Konten. Ich denke, ohne BlackLine hätten wir unser bestehendes Personal verdoppeln müssen, und das nur um Schritt zu halten.“

Weniger Zeitaufwand fürs Inkasso bei gleichzeitiger Verbesserung des Kundenerlebnisses. Die Automatisierung der Zahlungszuordnung hat sich auch nachhaltig auf einen anderen Schlüsselbereich ausgewirkt: das Inkasso.

„Da die meisten Eingänge bereits vor 9 Uhr morgens zugeordnet werden, verschwenden die Kreditprüfer keine Zeit mehr damit, die falschen Leute anzurufen“, sagt Rush. „Das allein sorgt schon für ein besseres Kundenerlebnis.“

Mitarbeiter können sich wieder auf komplexe, strategischere Aufgaben konzentrieren. Rush merkt an, dass die schnellere und präzisere Zuordnung das Team in die Lage versetzt, sich mit wichtigeren Aufgaben zu befassen.

„Da mittlerweile mehr als 70 % unserer Zahlungseingänge automatisiert zugeordnet werden, können wir uns auf die Zahlungen konzentrieren, die weitere Maßnahmen oder Prüfungen erfordern“, sagt Rush. „Statt einfach nur zu versuchen, mit dem steigenden Volumen Schritt zu halten, können wir uns dank BlackLine auf die Qualität konzentrieren.“

Die phs Group hat ihre Nutzung von BlackLine Cash Application seitdem ausgeweitet.

„Die Verarbeitung von Kontoauszügen war so erfolgreich, dass wir inzwischen auch Scheckzahlungen auf BlackLine umgestellt haben. Außerdem planen wir, Cash Application in Irland einzuführen. Zahlungseingänge auch dort mit denselben hohen Standards zu verarbeiten und zuzuordnen, ist ganz klar der richtige nächste Schritt.“

Nahtlos skalierbar, um Wachstumsschübe abzufedern. Die Skalierbarkeit von BlackLine stellt sicher, dass die Debitorenbuchhaltung mit dem wachsenden Volumen Schritt halten kann.

„Mithilfe von BlackLine haben wir nicht nur unsere Cash-Management-Prozesse gestrafft, sondern uns in unserem zunehmend dynamischen Geschäftsumfeld für nachhaltiges Wachstum und Erfolg positioniert“, ergänzt Rush.

„Ich möchte dem engagierten BlackLine-Team, das so hart an diesem Projekt gearbeitet hat, meine aufrichtige Anerkennung aussprechen. Gleiches gilt auch für unsere Mitarbeiter und Stakeholder, die uns so tatkräftig unterstützt haben. Die erfolgreiche Umsetzung dieses Projekts ist ein wichtiger Meilenstein auf unserem Weg zu operativer Exzellenz und finanzieller Stabilität.“