Automatisierung von 97% der Journaleinträge und Reduzierung der Druckkosten um 80-90%

Die Performance Food Group (PFG) ist ein Unternehmen für den Nahrungsmittel- und Getränkevertrieb mit 11.000 Beschäftigten. Das Unternehmen betreibt derzeit 67 Vertriebszentren und 11 Merchant'Mart-Standorte in den Vereinigten Staaten.

Die Herausforderung

Während sich PFG auf moderne Automatisierungspraktiken und -technologien verließ, um den effizienten Vertrieb der Produkte zu gewährleisten, hatte das Unternehmen noch immer mit manuellen, papierbasierten Account Reconciliations zu kämpfen.

"Wir hatten buchstäblich fast 2.000 separate Ordner, um unsere Kontenabstimmungen unter Verwendung von Papierstapeln durchzuführen", sagte Philip Manoff, Senior Manager of Accounting bei PFG. "Da alles auf Papier basierte, hatten wir keine Transparenz in der gesamten Organisation", so Philip Manoff von PFG.

"Wir hatten keine Möglichkeit, Informationen auszutauschen, keine Transparenz über die Account Reconciliations außerhalb unserer Gruppe. Wir hatten keine Möglichkeit, die Vollständigkeit unserer Kontenabstimmungen auf Unternehmensebene zu überprüfen."

Ein vollständig manuelles Journalverfahren war ebenfalls sehr arbeitsintensiv: Nachdem die Einträge erstellt worden waren, wurden sie per E-Mail verschickt und dann gedruckt.

"Ich hatte jeden Monat einen mehrere Meter hohen Papierstapel", sagte Manoff. "Ich überprüfte die Einträge von Hand, Seite für Seite, und schickte sie an den Koordinator zurück, um sie in das System einzugeben."

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Warum BlackLine

Die PFG wusste, dass der bestehende Finanzabschlussprozess nicht optimal war, selbst mit Tools wie Microsoft Excel. "In der Buchhaltung verwendeten wir Excel-Tabelle, aber das war nicht wirklich zielführend. Tatsächlich werden in Excel mehr Fehler gemacht: Eine falsche Formel kann sich dann schnell in einen sechsstelligen Fehler verwandeln", sagte Manoff. "Wir mussten unsere Prozesse auf die nächste Ebene bringen, wir benötigten ein Modern Finance System, wo Prozesse nicht nur aus Gründen der Effizienz, sondern auch der Genauigkeit automatisiert werden.

Manoff entdeckte BlackLine durch eine Empfehlung von Resources Global Professionals. "Wir haben keine anderen Lösungen in Betracht gezogen. BlackLine schien unseren Bedürfnissen zu entsprechen, und das Kostenmodell funktionierte gut. Es erforderte auch nur eine geringe Unterstützung durch unser IT-Team. Die Interoperabilität von BlackLine mit mehreren ERPs war ebenfalls ein großer Vorteil. Laut Raghav Nagaraj, SAP/Infinium Business Systems Analyst, "haben wir drei ERP-Systeme. Jedes ERP-System ist anders. Aber BlackLine ließ sich leicht mit SAP abgleichen, und wir arbeiteten daran, dass das auch mit den anderen möglich war".

Manoff und sein Team schätzten ursprünglich, dass die vollständige Einführung mindestens ein ganzes Jahr dauern würde. In Wirklichkeit waren alle SAP Account Reconsiliations in nur vier Monaten funktionsfähig. "Ich habe das System selbst ausgerollt. Ich war in der Lage, das mit minimaler IT-Unterstützung durchzuführen", sagte Manoff.

Die Ergebnisse

Um 80-90 % reduzierte Druckkosten. Heute sind die Kontenabstimmungen bei PFG und die SAP-Journalbuchungsprozesse fast vollständig papierlos. "BlackLine hat unseren gesamten Papierkram digitalisiert. Es gibt keine Ordner und keine hohen Papierstapel mehr. Wir haben durch die Reduzierung unserer Druckkosten um 80-90% finanzielle Einsparungen erzielt", so Manoff. Nagaraj fügte hinzu: "Gleiches gilt für die Lagerkosten."

Optimierte Journal-Prozesse. Zuvor verbrachte die Buchhaltungskoordinatorin von Manoff ihre gesamte Zeit mit der Bearbeitung von Journalen. Heute benötigt sie nur noch einen Bruchteil der Zeit und ist nun frei, um an Aufgaben zu arbeiten, die mehr Wert schaffen. "BlackLine hat so viel unserer Zeit frei gemacht, die wir sonst für die Abschlussprozesse benötigten. Ich persönlich verbringe höchstens zwei Stunden mit der Arbeit an den Journalen in der Woche des Rechnungsabschlusses", so Manoff. "Wir erledigen in BlackLine 1.900 SAP Journal-Einträge pro Monat. Nur noch 50 werden manuell vorgenommen."

Die verschiedenen Teams können nun auch ihre eigenen Journale erstellen, was eine enorme Verbesserung des Arbeitsablaufs insgesamt bedeutet. Außerdem werden die Einträge schneller gebucht. "Das ist der Punkt, an dem wir die Produktivitätssteigerung im Journalprozess gesehen haben. Früher dauerte es Stunden, bis ein Eintrag gebucht wurde. Jetzt werden die Einträge jede halbe Stunde gebucht. Aus der Sicht der verschiedenen Teams bedeutet das eine Bearbeitung in Echtzeit", sagte Nagaraj.

Verkürzte Abstimmungszeit. 56 % Prozent der Abstimmungen sind bis zum fünften Tag abgeschlossen. "Früher hatten wir bis zum fünften Tag noch nicht einmal mit den Reconciliations begonnen", sagte Manoff. "Die Zeiten, in denen die Buchhaltungsteams über mehrere Stockwerke verteilt waren, sind längst vorbei. Sie sollten überlegen, welche Instrumente Sie einsetzen können, um Ihr derzeitiges Personal besser einzusetzen und gleichzeitig mehr Volumen anzunehmen. BlackLine hat uns geholfen, die Frage zu beantworten, wie man mit bestehenden Ressourcen mehr erreichen kann."

Verbesserte Transparenz bei geringerem Risiko. Die sichere Cloud von BlackLine hat die Transparenz im gesamten Unternehmen erhöht. "Die Mitarbeiter haben jetzt jederzeit Zugriff auf die Daten, die sie benötigen, was eine enorme Zeitersparnis bedeutet", so Manoff. "Außerdem können unsere internen Prüfer Audits und SOX-Tests unabhängig durchführen. Wir müssen den Prozess nicht koordinieren." Während Zeitzonen früher ein Nachteil waren, so Nagaraj: "Jetzt spielt das keine Rolle mehr, weil alles über BlackLine in der Cloud zugänglich ist. Die Zeit- und Ressourcenproduktivität ist gestiegen. Es ist eine Zeitersparnis für jedermann", so Nagaraj.

Die Speicherung der Daten in BlackLine gewährleistet auch die Integrität und Sicherheit der Daten. "Mit BlackLine braucht man keine Server, man braucht keine Backups", so Manoff. "Alle unsere Informationen befinden sich an einem Ort und werden nicht auf unseren Laufwerken gespeichert, die früher regelmässig von unseren IT-Leuten gesichert werden mussten. Daten können jetzt nicht mehr verloren gehen, beschädigt oder versehentlich gelöscht werden".

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