Die Abhängigkeit von manuellen Buchhaltungsprozessen hatte bei PenFed im Laufe der Jahre eine durchgehende Standardisierung verhindert, wodurch die Genossenschaftsbank einem erhöhten Risiko ausgesetzt war.

„Wir hatten keinen einheitlichen Abstimmungsprozess“, erklärt Legh Penrod, Director of Business Unit Accounting bei PenFed.

„Es gab unterschiedliche Modelle und Vorlagen. So konnte eine Person mit drei verschiedenen Vorlagen arbeiten. In einigen Abstimmungen wurden Verbindlichkeiten als positiv ausgewiesen, in anderen als negativ. Wir mussten zahlreiche Fehler korrigieren.“

Im Zuge eines Führungswechsels bot sich die ideale Gelegenheit, die digitale Transformation voranzutreiben.  

„Wir haben viele verschiedene Optionen geprüft“, erklärt Penrod. „BlackLine war nicht nur die beste Lösung, sondern wir konnten sie auch selbst implementieren, ohne die IT-Abteilung in Anspruch nehmen zu müssen.“

Penrod war sich bewusst, dass eine effiziente Change-Management-Strategie von entscheidender Bedeutung war, insbesondere mit Blick auf altgediente Teammitglieder, die mit dem Status quo eigentlich zufrieden waren.

„Anfangs verwendeten die Mitarbeiter noch die Spreadsheet-Vorlagen und fügten diese den Abstimmungen in BlackLine bei. Als wir ihnen jedoch einen Anwendungsfall vorstellten, mit dem sie monatlich 30 Stunden einsparen konnten, waren sie schnell überzeugt.“