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Die Automatisierung von Abstimmungen mit BlackLine
Die Panini-Gruppe, die vor mehr als 50 Jahren in Modena, Italien, gegründet wurde und Tochtergesellschaften in ganz Europa, Lateinamerika und den Vereinigten Staaten unterhält, ist weltweit führend im Bereich von Sammelprodukten und der führende multinationale Verleger von Comics, Kinderzeitschriften und Manga in Europa und Lateinamerika. Das Unternehmen verfügt über Vertriebskanäle in mehr als 110 Ländern und beschäftigt fast 1.000 Mitarbeiter.

DIE HERAUSFORDERUNG

Der Hauptsitz von Panini befindet sich in Italien, wo auch die Finanz- und Buchhaltungsteams angesiedelt sind. Nach italienischem Recht gibt es strenge Bestimmungen für die verwaltungsrechtliche Haftung von Unternehmen bei Straftaten, die von einem Unternehmensvertreter begangen werden. Dies überrascht nicht, wenn man das Ausmaß des Problems bedenkt: Bestechung und Korruption kosten die italienische Wirtschaft schätzungsweise 60 Milliarden Euro pro Jahr. Dieser Rechtsbereich fällt unter das Gesetzesdekret 231/2001.

Vor 2012 waren Einzelpersonen nach italienischem Recht für Fehler oder illegale Handlungen in einer Organisation haftbar. Die Dinge änderten sich mit der Einführung eines neuen Anti-Korruptionsgesetzes, Gesetz Nr. 190. Infolgedessen konnte jede Handlung der Bestechung oder Korruption durch einen Mitarbeiter, der im Namen des Unternehmens handelte, nach diesem Gesetz zu einer Haftung des Unternehmens führen.

Dies bedeutete, dass die Unternehmen die richtigen Verfahren brauchten, um sicherzustellen, dass sie alles in ihrer Macht stehende getan hatten, um hier Probleme zu verhindern.

Panini verwaltete seine Finanzabstimmungen zuvor in Tabellenkalkulationen und verließ sich darauf, dass die Teams den CFO korrekt darüber informierten, wenn alle Maßnahmen abgeschlossen waren. Es gab keine einfache Möglichkeit für den CFO, sich zu vergewissern, dass alle Abstimmungen abgeschlossen und korrekt waren, ohne jede einzelne manuell zu überprüfen.

Durch die Verschärfung des Kontrollumfelds und die Automatisierung des Abstimmungsprozesses konnte Panini sicherstellen, dass es das Gesetz 231/2001 einhielt.

WARUM BLACKLINE

Es gibt 15 Mitarbeiter, die Abstimmungen innerhalb der Abteilung verwalten und über unterschiedliche technische Erfahrungen und Fähigkeiten verfügen. Daher musste jedes neue System einfach zu bedienen sein, unabhängig vom vorhandenen Know-How des Teams.

Panini recherchierte und evaluierte eine Reihe von Systemen, entschied sich aber letztendlich für BlackLine, da die Benutzeroberfläche klar und einfach zu bedienen ist.

BlackLine konnte außerdem nahtlos in das aktuelle und zukünftige ERP-System von Panini integriert werden. Da das Unternehmen gerade dabei war, seine Finanzdaten von einem ERP-System in ein anderes zu übertragen, war die Kompatibilität zwischen allen wichtigen ERP-Anbietern bei der Suche nach einer Software zur Automatisierung der Finanzverwaltung von entscheidender Bedeutung.

DIE ERGEBNISSE

"Die Implementierung der BlackLine-Lösung war so einfach. Ich hatte ein paar Telefonate mit dem Implementierungsteam, konnte aber den größten Teil selbst erledigen. Die IT-Abteilung wurde für das Laden der Salden aus unseren ERP-Systemen hinzugezogen, da hier mehr technisches Wissen erforderlich war. Ansonsten musste die IT-Abteilung nicht einbezogen werden, was bedeutete, dass sie sich auf andere Aktivitäten konzentrieren konnte. Der BlackLine-Support war ebenfalls äußerst hilfreich, ich musste nur ein paar Mal anrufen und jedes Mal wurde die Anfrage schnell bearbeitet", sagte Peter Harris, CFO von Panini.

Mit dem BlackLine-System ist es für Panini einfacher, nachzuweisen, dass die Abstimmungen korrekt durchgeführt wurden, und vor allem gibt es Nachweise, dass der CFO sie gesehen hat. Panini verfügt über einen beispiellosen Einblick in die Buchhaltungsprozesse und kann problemlos die ordnungsgemäße Aufgabentrennung nachweisen. Dadurch ist das Unternehmen in der Lage, die Anforderungen des italienischen Rechts ausreichend zu erfüllen und sicherzustellen, dass es frei von Haftung ist.

"BlackLine ist die erste Cloud-Anwendung, die wir implementiert haben, und sie funktioniert sehr gut, da sie so einfach zu bedienen ist. Die Tatsache, dass ich als Nicht-IT-Person in der Lage war, sie zu installieren, spricht für sich selbst. Unsere Tochtergesellschaften haben zwar nicht die gleichen rechtlichen Anforderungen wie die Zentrale in Italien, aber wir erwägen, BlackLine auch hier einzusetzen, um Transparenz und Effizienz sicherzustellen", schloss Harris.

INDUSTRY

Media & Advertising

ERP

Microsoft Dynamics

REGION

Global

COMPANY SIZE

Midsize

VORTEILE
  • Die Implementierung verlief reibungslos und einfach und erforderte nur wenig Aufwand seitens der IT-Abteilung

  • Nachweise, dass die Abstimmungen korrekt durchgeführt wurden

  • Schaffung einer beispiellosen Transparenz der Buchhaltungsprozesse und einfache Darstellung der korrekten Aufgabentrennung

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