Über mehrere Jahrzehnte war Norsk Hydro durch

Übernahmen extrem schnell gewachsen. Das hatte zur Folge, dass das Unternehmen mit einem Flickenteppich von ERP-Systemen und Prozessen arbeiten musste. Um die Bereiche Finanzen, Personal und IT zu straffen und zu vereinheitlichen, richtete das Unternehmen für alle drei eine Global Business Services Unit (GBS) ein, die über mehrere globale und regionale Zentren gesteuert wird.

„Die GBS erbringt die Dienstleistungen für die Bereiche Finanzen, Personal und IT“, sagt Piotr Kubacki, Global Process Owner für Record to Report (R2R), bei Norsk Hydro. „Meine Aufgabe ist es, die Prozesse über die verschiedenen Einheiten hinweg zu harmonisieren.“

Trotz der übergeordneten Serviceeinheit war die Erstellung der Abschlüsse des Unternehmens aber nach wie vor eine enorme Herausforderung. Das lag daran, dass die aus den einzelnen eschäftsbereichen eingehenden Daten alles andere als homogen waren und zudem keine standardisierten Prozesse existierten.

„Unsere Finanzabteilung ist ein gewaltiger Apparat.

Jeden Monat führen wir weltweit etwa 80.000 Aufgaben aus“, berichtet Kubacki. „Allerdings arbeiteten früher viele Geschäftsbereiche auf ihre ganz individuelle Art und Weise. Jede führte eigene Checklisten, die zumeist in Excel erstellt wurden. Und natürlich waren diese Listen weder aufeinander abgestimmt, noch auf die die korrekten Termine ausgerichtet.“

Um eine einheitliche Vorgehensweise durchzusetzen und gleichzeitig die Transparenz zu steigern, wollten Kubacki und sein Team die Abschlussprozesse in allen Geschäftsbereichen standardisieren und automatisieren. Außerdem suchten sie eine Lösung, mit der sie Aufgaben planen, Workflows erstellen und Ausnahmen innerhalb von SAP verwalten konnten, um so die Benutzerfreundlichkeit zu erhöhen und Zeit zu sparen.

„Wir waren ganz einfach auf der Suche nach einer effizienten Lösung, um unsere Geschäftsabschlüsse bestmöglich durchzuführen“, sagt Kubacki. „Und dann stießen wir auf BlackLine.“

Norsk Hydro implementierte in der Folge BlackLine Smart Close, BlackLine Account Reconciliations und BlackLine Account Analysis. Eingebettet in SAP automatisiert und vereinfacht Smart Close nicht nur die SAP-Abschlussaktivitäten von Norsk Hydro. Die Lösung verwendet auch automatisch SAP-Benutzerrollen und -berechtigungen und spiegelt so die SAPBenutzererfahrung wider.

Smart Close ist jetzt das Standardtool von Norsk Hydro, sagt Kubacki. „Sobald ein neuer Standort auf SAP umstellt, implementieren wir dort Smart Close. Wir setzen das Tool überall als Standardlösung für die Abschlussvorbereitung ein. Derzeit arbeiten mehr als 500 Mitarbeiter mit Smart Close.“

Zeitersparnis Dank Smart Close konnte Norsk Hydro 90 % seiner globalen Prozesse automatisieren und so die Abschlussvorbereitung beschleunigen.

„In unserer Smart Close-Checkliste finden sich 80.000 Aufgaben und 90 % davon konnten wir ohne Qualitätsverluste automatisieren“, sagt Kubacki. „All diese Aufgaben wieder manuell ausführen zu müssen, ist für mich schier unvorstellbar. Smart Close hat unseren Workflow ganz erheblich optimiert.“

Geringeres Risiko Dank verbesserter Transparenz und durchgehender Automatisierung konnte Norsk Hydro auch gezielt Risiken eindämmen.

„Smart Close hat sich während der Abschlussphase als echter Gamechanger erwiesen, vor allem, weil wir dann so viel Zeitdruck haben. Die Lösung identifiziert Fehler und Probleme bei bestimmten Aufträgen automatisch“, sagt Kubacki. „Im Moment läuft Smart Close um 5 Uhr morgens. Wenn das Tool ein Problem findet, löst es eine E-Mail aus und wir sehen sofort, ob etwas nicht korrekt gebucht wurde oder ob es ein Problem mit der Stammdatenqualität gibt.“

Kubacki merkt an, dass Smart Close Norsk Hydro auch geholfen hat, die Kontrollen zu verstärken. „Vor Smart Close war es praktisch unmöglich, in so kurzer Zeit so viele Transaktionen auszuführen und dabei auch noch Fehler zu finden.“

Mehr Transparenz Vor der Einführung von Smart Close arbeiteten die einzelnen Geschäftsbereiche mit unterschiedlichen Prozessen, was ein echter Transparenz-Killer war. Dank BlackLine sind die Prozesse nun sowohl standardisiert als auch vollständig transparent.

„Smart Close zeigt uns sofort, wie viele Aufgaben wir haben und zu welchem Geschäftsbereich sie gehören“, erklärt Kubacki. „Das können wir alles über das Smart Close Dashboard nachvollziehen.“

Smart Close ermöglicht auch bei älteren Posten mehr Transparenz. So können wir leicht erkennen, welche Aufgaben schon vor langer Zeit hätten erledigt werden müssen. Das motiviert die Leute, aktiv zu werden. Wir können dann auf globaler Ebene nachfassen und verbleibende Probleme identifizieren.“

Mehr Sofortzahlungen Smart Close hat Norsk Hydro geholfen, den Standard für den sofortigen Ausgleich von Rechnungen einzuhalten.

„Die Treasury-Richtlinien besagen, dass wir jeden Tag Zahlungen vornehmen sollten“, so Kubacki. „Nach der Implementierung von Smart Close konnten wir den Anteil der termingerecht bezahlten Rechnungen aus dem Stand von 73 % auf 93 % steigern.“